西日本三菱自動車販売株式会社の導入事例

組織の成長にともない7府県75店舗の情報連携に活用。営業力強化と快適なカーライフのサポートに効果を上げています。

西日本三菱自動車販売株式会社
事業内容
乗用車、商用車の販売、点検・整備、保険代理業務など
設立
1959年5月
利用形態
クラウド版
導入までの期間
2年6ヵ月
ユーザー数
1000ユーザー
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西日本三菱自動車販売株式会社様は、三菱自動車工業株式会社の直営カーディーラー。新車販売を中心に、保険からメンテナンスなどのアフターサービスに至るまで、豊かなカーライフをサポートする多彩なサービスを提供しています。注目を集めるPHEV(プラグインハイブリッド)車『エクリプス クロス PHEV』の販売台数も堅調で、希望の新車、自動車税や保険、メンテナンスやドライブレコーダー、あんしん運転サポートなどがコミで、月々定額で利用できる注目のファイナンスサービス『ウルトラマイカープラン』では、全国トップクラスの成約件数を達成しています。

愛知・岐阜・大阪・岡山・島根・鳥取・愛媛まで、全国7府県の広域販売網を展開する同社では、全地区の営業本部と75店舗の情報連携にグループウェアdesknet's NEOを採用。営業力の強化や顧客満足を追求するための情報基盤として活用しています。

木村 公一 様
管理本部 CIO(IT推進担当)
塩見 哲司 様
管理本部 総務部 IT推進課 課長
導入前の課題

統合と合併を経て、西日本広域の販売会社として組織が拡大。
新組織にふさわしい情報共有と全社連携、営業力の強化をめざす。

西日本三菱自動車販売株式会社様は、2007年7月に大阪、中国、山陰、四国、九州の三菱自動車販売会社8社との統合を経て現社名となり、2020年4月には中部三菱自動車販売株式会社と合併。現在、中部、大阪、中四国の各営業本部に75店舗を有する、三菱自動車工業株式会社100%出資による広域販売会社です。

「当初はシステム専門の部署がなかったため、各地区それぞれにシステム管理担当者が分かれ、業務上の課題が出るたびに、部門ごとに個別のツールが導入されていました。結果として、全社共有に使える情報ツールはメールに限られ、管理者の視点から見ると、各部門の誰が、どんなツールを利用しているか把握しにくく、複数製品の導入によるマスタ管理の難しさなどの課題も浮上していました。

ユーザーにとっても、利用ツールごとにIDとパスワードを個別管理するような状況で、利便性に欠けていました。そこで情報共有のツールを刷新し、広域エリア各地区の営業本部と全75店舗を結ぶ情報環境の整備をめざしました」

追い風、契機となったのは、2020年4月の中部三菱自動車販売株式会社との合併でした。

「合併を契機に全社の基幹システムを統合することとなり、合併前年にはシステム専門の担当部門として現在のIT推進課が開設されます。基幹システムの統合と並行して社内の情報共有システムの見直しにも着手し、広域をカバーする新組織にふさわしい、情報共有の環境をめざしました」

選定理由

情報共有の課題解決に有効な手法を多角的に検討。
管理運用面、ユーザーの利便性を重視しdesknet's NEOを採用。

基幹システム統合にあわせて、当初はさまざまな情報共有の手法、ツールの活用などが検討されました。

「はじめからグループウェアを検討していたわけではなく、利用度が高いメールを活かして共有化できないか? 基幹システムのサーバがあるのだから、そこを活用して自社開発で有効な手法はないか? など、様々な手法や製品を検討しました」

そのような中、前職でグループウェアの活用経験があるメンバーから、一つのツールに多様な機能が全部入り、社内の課題やニーズに応じ機能を活用できるグループウェアが良いのでは? という提案があり、複数製品の資料やコンテンツ、イベントなどを通じて、製品や機能の徹底比較が行われました。そして、一度はdesknet's NEOの競合品の試験導入も行われます。

「試用を通して、競合製品の実用化には、ある程度プログラミング知識のある人材や相応の工数がかかる事が分かりました。そこで、再度desknet's NEOを検証してみると、たとえ専門知識がなくても、利用環境を構築・実用化しやすいことが分かり、あらためてdesknet's NEOにフォーカスしたのです」

製品検討に際しては特に「ユーザーが視覚的に使いやすいか」「マスタ管理がしやすいか」「管理・運用が属人化しない」などに留意。機能面では[ワークフロー]の実用性が特に重視されました。

「それまで、ワークフローが地区ごとに別ツールで運用されていました。それらの統合もめざし、製品選定時には特に使いやすさに留意しました。

そのほか、「ユーザーの見やすさや使いやすさ」「アクセス権設定がしやすく、ユーザー毎に閲覧情報をコントロールできる」「セキュアブラウザで幹部が出先からいつでも情報を確認でき、迅速な経営判断や承認決裁に活かされる」などが導入の決め手となりました」

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討(2年)

合併による基幹システムの統合にあわせ、販売エリアや組織規模に見合った全社連携可能な情報共有ツールの整備を検討。当初はグループウェアに限定せず、メールのさらなる活用、基幹システムを活用した自社開発など、複数の手法を検討。

PROCESS
2

製品試用(6カ月)

一製品で複数の機能を備えたグループウェアに着目。グループウェアの概念、可能性などを調査し、複数製品を徹底検討。別製品を試験的に導入するも、専門知識がないと実用化が難しいことが判明。その後desknet's NEOを検証し、採用を決定する。

PROCESS
3

正式導入(2020年3月)

本格稼働を開始。導入初期の2カ月は業務上利用度が高い[インフォメーション]と[ワークフロー]の活用を推奨し、desknet's NEOの利用定着を促進。
導入から1年が経過した2021年3月には、活用状況を見た営業スタッフの要望を受け、利用ユーザーを1,000ユーザーに拡大。

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

導入後の成果・効果

3地区の営業本部と75店舗の情報共有環境が整い、新車情報や仕様変更の一斉共有、迅速な経営判断や承認決裁の基盤に。

1)利用度の高い[インフォメーション]と[ワークフロー]の積極利用を通して、社員がdesknet's NEOの利便性を体感。利用促進、定着につなげた。

「本格稼働を前に、システム部門が主体となり、まずはdesknet's NEOの試用版で主要機能とマスタ設定を検証しました。本社各部門の代表者には座学で主要機能の説明、各店長へは概要の説明を行い、マニュアルも作成しました。

初期の2カ月は、旧システムからdesknet's NEOへの移行に早く慣れてもらうため、業務上最も利用度が高い[インフォメーション][ワークフロー]の活用を奨励しました」

製品関連、仕様変更など最新の業務情報を重要度別に毎日更新。製品・サービスのメディア掲載事例などの最新情報も3地区75店舗で共有。

[インフォメーション]は、西日本三菱自動車販売株式会社および、三菱自動車工業株式会社の動きや新車の製品情報、仕様変更など、業務上重要な最新情報を毎日閲覧できる機能として定着。詳細情報がある案件にはファイルも添付して、正確な情報を全社共有するのに役立てられています。従来は難しかった中部、大阪、中四国3地区の営業本部と75店舗による最新情報の一斉共有が実現します。現在は1日平均10〜13件の情報がアップされている状況です。また、注目の新車『エクリプス クロス PHEV』や話題のファイナンスサービス『ウルトラマイカープラン』などのメディアへの掲載事例もいち早く共有され、営業活動の支援に役立てられています。

「社員の多くは、ショップやお客さま訪問など、つねに現場を抱えているため、一般のオフィスワーカーのように常時パソコンの前にいるわけではありません。そのような中、[インフォメーション][ワークフロー]から始めた活用展開が利用促進の入り口となりました」


エクリプス クロス PHEV
プラグインで充電してEV走行ができる。さらに、バッテリーが減ってもエンジンで発電してEV走行が可能。スムーズかつ静かに、遠くまで。行動 範囲がどこまでも広がります。

[ワークフロー]の書式数も30〜40種類にのぼり、中でも「伺い書(稟議書)」は最も利用度が高く、申請数が多い購入1万円未満の承認申請から社長決裁が必要な案件まで、それぞれに適切な承認経路が設定され短期間で運用を可能にしました。

「同一の書式に対して、3地区の営業本部ごとに承認者のフローが異なる場合もあるので、実質的には定型化された書式数をさらに上まわる、[ワークフロー]が運用されていることになります。以前のシステムとは異なり、複写作成もできるため、該当エリアの承認フローだけを書き換えれば、すぐに実用化できるので、工数削減にもつながりました」

役職者の要望に応え、セキュアブラウザオプションも導入。幹部、店長・営業スタッフがiPadを販売用ツールとして活用し、移動時にも外部からの[スケジュール][ワークフロー]などの確認が定着しています。

「セキュアブラウザは利用端末に情報が残らず、外出時にもdesknet's NEOを閲覧できるため、特に幹部の利用度が高く好評です」

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

2)営業スタッフのリクエストに応えて、利用者数も1,000ユーザーへと拡大。
導入1年を経て、着実に活用範囲も拡がった。

[インフォメーション]とは異なり、同一部内などの限定的な範囲の業務情報の共有に活用されているのが、[回覧レポート]です。部門によっては、本社と中部・中四国各地区などで分散勤務を行っているケースもあり、同一部門で離れた社員同士の業務に、社内メールに近い役割で活用が定着しています。

「情報共有の種目や使い方によっては、[電子会議室]が適している案件もあるため、社内の意見や利用状況、ニーズを見定めながら、[電子会議室]の利用も今後検討する予定です」

現在は、各部署の抱える課題をdesknet's NEOの機能に当てはめ、使い方のアイデアにつなげていく手法を実践中。

当初はマネジメントに関わる部門や店長クラスの活用から始め、利用状況を見届けていたものの、コロナ下の2021年3月からは、営業スタッフからのリクエストに応え、1,000ユーザーへと拡大。まさに展開が始まったばかりでもあり、ユーザーの声を反映しながら機能活用を拡張している状況です。

特に役立った機能

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

3)運用ノウハウの属人化を防ぎ、管理手法は適切に関連部署が管理・共有。
ユーザー視点、要望に応える活用手法で業務効果につなげる。

営業スタッフからの要望が高く、ユーザーの拡大につながったのが[スケジュール]の共有です。

「お互いの動きを知る事で、営業効果を高めることにつながるため、幹部も社員たちにスケジュールへの入力と共有化を奨励しています。“予定の可視化”の効果は高く、たとえば、新車登録に必要な書類申請のため警察署に出向いたり、車の引き取りでお客さまを訪問する際にも、その方面に近い営業スタッフが担当するなど、相互に効率の良い連携がとれます。営業力の強化にも、より細やかなお客様への対応やフォローにも有効な環境が整えられました」

[スケジュール]と[設備予約]の活用で、以前は互いに知る事が難しかった各地区の設備数や空き状況も共有化。地区合同による会議の予定調整や会議室確保も効率化されました。

共通ポータルや部課、個人設定画面をタブ切り替えで活用。リンクにより既存のイントラサイトなどにもアクセス可能に。

導入当初は、役員、マネジメントに携わる上職者や内勤が多い社員を中心に利用を開始したdesknet's NEOでしたが、営業スタッフへの利用拡大を実現したことで、誰もが「情報を見てすぐに共有できる」環境がいっそう強化されました。

各店の店長が[インフォメーション]で本部からの情報を確認し、所属のスタッフに情報をフィードバックする必要もなくなり、店長たちの負荷やマネジメントの工数も大幅に削減されました。

「desknet's NEOを通して全社員が業務に必要な情報をリアルタイムに共有できる環境が整いました。

運用に関しても、マスタ管理が並列で展開できるようになり、運用管理のノウハウが管理者の属人性に頼らず、機能ごとに適切な部門や担当者へと委譲でき、組織として適切に運用手法を共有・継承できるようになりました。

今後は、段階的に利用機能を増やしながら、活用面での領域をさらに拡げ、チームワークや営業力の強化につながる情報共有の効果を高めていきたいと思います」

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

木村 公一 様
管理本部 CIO(IT推進担当)

もともと営業スタッフであり、店長も経験しています。それらの経験をふまえ、店舗や営業の現場での作業をさらに効率化してくれる、desknet's NEOの活用手法をユーザー側に立った現場目線で展開していきたいと思っています。

さらにわかりやすく、もっと使いやすい活用手法を広めていく一方で、ネオジャパンによる、さらなるdesknet's NEOの進化やバージョンアップにも期待しています。

塩見 哲司 様
管理本部 総務部 IT推進課 課長

はじめて導入したグループウェアということで、当初は「滞りなく定着してくれるか」多少の不安はありました。結果的には、多くの社員に活用されるようになり、営業スタッフからも直接「自分たちも活用したいという」要望が上がってきたのは、うれしいことでした。

ユーザー数を拡大したばかりで、まだまだやるべきことはいろいろあります。ゆくゆくはユーザーサイドの工夫やアイデアで、さらに活用度が高まり、コミュニケーションが活性化されるような流れを考えていきたいと思っています。

事業概要

会社名・組織名
西日本三菱自動車販売株式会社
所在地
大阪市淀川区

三菱自動車工業(株)製造の乗用車、商用車の販売/自動車の点検・整備、中古車の販売/部品の販売、保険代理業務、並びに付帯する業務。三菱自動車工業100%出資によるカーディーラーとして、普通車、軽自動車、商用車など16車種を販売。愛知、岐阜、大阪、岡山、山陰、愛媛など、中部以西の一府六県の西日本エリアに75店舗を展開している。

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すべての機能は今すぐ無料で体験できます。
クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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