回覧・レポートのすすめ：社内通達を確実に従業員に届けよう！

回覧・レポート

突然ですが、社内のコミュニケーションにおいてこんな方いませんか？😀

メールもチャットも便利ですが、会社の決定事項や通達事項も、メールやチャットが果たして良いのでしょうか？

まずはそれぞれの課題を整理しましょう！

これらの課題解決には、回覧レポートが最適です！

しかし、「グループウェアを使ってくださいね！」「回覧レポートが便利ですよ！」

と、メリット伝えても、受け入れてくれない（＝定着しない）可能性もございます。

そんなときには、リスクと回避策をセットにお伝えください。

今回は、社内への注意喚起を例にご案内させていただきますので、是非、運用定着にむけてお役立てください。

【目次】
1.リスクと課題に対して、回覧レポートの解決策
2.すみわけのポイントと運用ルール
2-1.各ツール比較
2-2.運用ルール決めの参考
3.まとめ

1.リスクと課題に対して、回覧レポートの解決策

【課題①】回覧・レポートでは、社内通達のようなスパムメールと区別がつきますでしょうか？
【答え①】答えは、YESです！埋もれません。

まず、入り口が違います！

回覧レポートはメールを利用しませんので、すでに区別された状態です。

desknet’s NEOのIDでログインすることで、会社からの重要な情報をチェックできます。

そのため、確実に届けることが可能です。

【課題②】回覧・レポートでは、各自のフォルダ管理で、確認漏れはないのでしょうか？
【答え②】答えは、YESです！確認漏れの言い訳ができない仕様です！

回覧レポートでは、必ず[新着/未確認]に届きます。これは全従業員固定のフォーマットとなりますので、メールのフィルタ設定のように、個人で振り分けができません。そのため、確実に届けることが可能です。

【課題③】回覧・レポートは、確認や返信メッセージで埋もれないのでしょうか？
【答え③】答えは、YESです！各メンバーからの返信コメントがあっても膨大になりません。

メールやチャットでは、良かれと思ってALL返信することで、メッセージが洪水となるケースもあります。メールは、返信した数だけ受信件数が増え、チャットはメッセージの数だけ件数が増えますが、回覧レポートは、1通にまとまっております。

各メンバーからの確認状況や質問内容については、コメント履歴にまとまっております。なお、未確認者のメンバーのみ、催促通知をすることも可能です。

2.すみわけと運用ルール

デスクネッツ担当者の悩み・・・

2-1.各ツールの比較

メールは手紙、チャットは会話グループウェアは、重要な社内伝達（注意喚起）用にすみわけてご利用ください。

2-2.運用ルール決めの参考(desknet’s NEO単体利用のお客様用)

3.まとめ

desknet’s NEOで確実な情報伝達を！
スピードも大事ですが、時として「間」も大事です！

社風にも合わせながら、最適な社内運用ルールを取り決めていただければと存じます。

ちなみに・・・本当にウィルス感染した場合はどうされますか？まずはインターネットのケーブルを抜いて、事後対策をしますが、ウィルス感染報告書を再びメールやチャットで提出するのは危険です。事後の報告作業も、回覧レポートでの報告を推奨します。

補足：ビジネスチャット「ChatLuck」

ビジネスチャットをご希望のお客様は、desknet’s NEOと連携する『ChatLuck(チャットラック)』を推奨しております。
▼ChatLuckでは、速すぎて付いていけないという方へ「あとで読む」機能がございますので、ぜひ参考にしてみてください。
https://www.chatluck.com/releases/