回覧・レポートのすすめ:社内通達を確実に従業員に届けよう!

突然ですが、社内のコミュニケーションにおいてこんな方いませんか?😀

 

 

メールもチャットも便利ですが、会社の決定事項や通達事項も、メールやチャットが果たして良いのでしょうか?

 

まずはそれぞれの課題を整理しましょう!

 

 

これらの課題解決には、回覧レポートが最適です!

 

しかし、「グループウェアを使ってくださいね!」「回覧レポートが便利ですよ!」

と、メリット伝えても、受け入れてくれない(=定着しない)可能性もございます。

 

そんなときには、リスクと回避策をセットにお伝えください。

 

今回は、社内への注意喚起を例にご案内させていただきますので、是非、運用定着にむけてお役立てください。

 

【目次】
1.リスクと課題に対して、回覧レポートの解決策
2.すみわけのポイントと運用ルール
2-1.各ツール比較
2-2.運用ルール決めの参考
3.まとめ

 


1.リスクと課題に対して、回覧レポートの解決策


 

 


【課題①】回覧・レポートでは、社内通達のようなスパムメールと区別がつきますでしょうか?
【答え①】答えは、YESです!埋もれません。


まず、入り口が違います!

回覧レポートはメールを利用しませんので、すでに区別された状態です。

desknet’s NEOのIDでログインすることで、会社からの重要な情報をチェックできます。

そのため、確実に届けることが可能です。

 


【課題②】回覧・レポートでは、各自のフォルダ管理で、確認漏れはないのでしょうか?
【答え②】答えは、YESです!確認漏れの言い訳ができない仕様です!


回覧レポートでは、必ず[新着/未確認]に届きます。これは全従業員固定のフォーマットとなりますので、メールのフィルタ設定のように、個人で振り分けができません。そのため、確実に届けることが可能です。

 

 


【課題③】回覧・レポートは、確認や返信メッセージで埋もれないのでしょうか?
【答え③】答えは、YESです!各メンバーからの返信コメントがあっても膨大になりません。


メールやチャットでは、良かれと思ってALL返信することで、メッセージが洪水となるケースもあります。メールは、返信した数だけ受信件数が増え、チャットはメッセージの数だけ件数が増えますが、回覧レポートは、1通にまとまっております。

 

 

各メンバーからの確認状況や質問内容については、コメント履歴にまとまっております。なお、未確認者のメンバーのみ、催促通知をすることも可能です。

 

 


2.すみわけと運用ルール


デスクネッツ担当者の悩み・・・

 

 


2-1.各ツールの比較


メールは手紙、チャットは会話グループウェアは、重要な社内伝達(注意喚起)用にすみわけてご利用ください。

 


2-2.運用ルール決めの参考(desknet’s NEO単体利用のお客様用)


 

 


3.まとめ


desknet’s NEOで確実な情報伝達を!
スピードも大事ですが、時として「間」も大事です!

 

社風にも合わせながら、最適な社内運用ルールを取り決めていただければと存じます。

 

ちなみに・・・本当にウィルス感染した場合はどうされますか?まずはインターネットのケーブルを抜いて、事後対策をしますが、ウィルス感染報告書を再びメールやチャットで提出するのは危険です。事後の報告作業も、回覧レポートでの報告を推奨します。


補足:ビジネスチャット「ChatLuck」


ビジネスチャットをご希望のお客様は、desknet’s NEOと連携する『ChatLuck(チャットラック)』を推奨しております。
▼ChatLuckでは、速すぎて付いていけないという方へ「あとで読む」機能がございますので、ぜひ参考にしてみてください。
https://www.chatluck.com/releases/

みなとデスクネッツ編集部

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みなとデスクネッツ編集部

もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい! desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。