意外と知らない便利機能:表部品の取り込み ~プロジェクト・タスク管理~
1on1個別相談会を担当しております[カスタマーサクセス部]の橋本です。
ご相談のテーマとして多い、プロジェクト管理やタスク管理をサンプルに意外と知らない[表部品の取り込み]をご紹介します。
Appsuiteの表部品は、1回の報告で複数の情報を登録できるため、非常に便利で人気の高い機能です。
便利な機能であっても、毎回同じような情報を入力する場合には、手間となってしまう場合がございます。
この手間を省くために、表部品をマスタ化して、マスタから取り込むコツをご案内いたします。
ポイントは3点です!
1:便利な表部品をマスタから取り込む
2:タスク期限の自動計算
3:条件付きスタイルを使ったガントチャートの表現
まずは、どんなことができるか?のイメージをご案内させていただきます。
1:便利な表部品をマスタから取り込む
表部品を1つ1つ登録することも便利ですが、利用するパターンをマスタ化していただくことで、呼び出すことができます。
【ざっくり作成手順】
[事前準備]
・マスタアプリと、入力/管理アプリの2つを作成します。
・表部品の内容については、同じ部品タイプ、同じ部品名で作成をしてください。
・それぞれに、タスクマスタNOという文字(一行)部品を配置してください。
[マスタから呼び出す手順]
①部品の追加に[他のアプリケーションの部品]がございます。
最初は何も表示されていない状態ですので、[関係の追加ボタン]から関連付けを行います。
②左側(このアプリケーション)に、入力/管理アプリの部品が表示されます。
右側(他のアプリケーション)に、[タスクマスタ]を表示させます。
キーとなる部品として、左側は[タスクNo]を、右側は[タスクマスタNo]を選択します。
※ここでは同じ部品タイプでないと選択できません。
※部品名を一致させる必要はございませんが、類似した部品名の方が管理しやすくなります。
[OK]をクリックすると完了です。
[次へ]をクリックすると選択ダイアログの設定を行います。
③選択ダイアログとは、🔍アイコンをクリックした際に、表示される項目の選択です。
④設定が完了すると、[他のアプリケーションの部品]の中に、マスタ側の部品が配置されます。
※[選択ダイアログの設定]をクリックして、修正することも可能です。
最後に、[タスク詳細]という表部品を、画面デザインに配置して完了です。
2:タスク期限の自動計算
プロジェクト納期を入れると必要日数をもとに、タスク期限が自動表示されます。
タスク期限の計算式は下記となります。
[タスク期限の計算式]
DATE(YEAR({{プロジェクト納期}}),
MONTH({{プロジェクト納期}}),
DAY({{プロジェクト納期}})-{{タスク詳細}}.{{必要日数}})
表部品に表示されている情報をカウントすることも可能です。
完了件数/タスク件数/進捗率は下記の通りです。
[完了件数の計算式]
COUNTIF({{タスク詳細}}.{{タスクステータス}},{{タスク詳細}}.{{タスクステータス}}=”完了”)
[タスク件数の計算式]
COUNT({{タスク詳細}}.{{タスクステータス}})
[進捗率の計算式]
IF({{完了件数}}=0 AND {{タスク件数}}=0,””,({{完了件数}}/{{タスク件数}}*100))
3:条件付きスタイルを使ったガントチャートの表現
こちらは、条件付きスタイルを使い、進捗率をガントチャートのように表現します。
①まずは、10個の自動計算を用意します。
計算式は下記の通りです。
[10%の計算式]
IF({{進捗率}}>10,”1″,””)
[20%の計算式]
IF({{進捗率}}>20,”1″,””)
(・・・同じ要領で)
[100%の計算式]
IF({{進捗率}}=100,”1″,””)
②部品が完成しましたら、条件付きスタイルで設定します。
スタイルで色を調整しながら、10部品同じ設定をします。
以上でご案内は終了です。
プロジェクト・タスク管理の運用については、各社様によって多少異なると思いますので、
サンプルをダウンロードいただき、加筆修正のアレンジをしてください。
本テンプレートの自動計算部品では、[計算結果の表示形式]を文字としております。
数値などに変更すると、正しく反映されない場合がございますので、ご注意ください。
「あれ、実際にどうやってやるの?」というお客様は、説明動画(約7分)をご覧ください。
<本動画の内容について>
[ 2分30秒] 表部品の取り込みについて
[ 4分55秒] 条件付きスタイルを使った進捗の表現
[ 5分58秒] 絞り込み条件
▼動画でご紹介したアプリをサンプルとして提供いたします。
ダウンロード
ダウンロード後、テンプレートファイルは解凍せずに、
ZIPファイルのまま取り込んでください。
AppSuiteへのテンプレート登録方法については、下記をご覧ください。
よくあるご質問:
https://faq.desknets.com/–61276c4d16d50b0023d7d336
テンプレート登録方法に関する説明動画はこちら
https://www.desknets.com/neo/users/media/appsuite/7525
AppSuiteテンプレート作成時に使用するアイコンのサンプルはこちら
https://www.desknets.com/users/appicon/
本件に関するお問い合わせは、下記までお気軽にお申し付けください。
[お問い合わせ先]
株式会社 ネオジャパン カスタマーサクセス部
E-mail:csuccess@desknets.com
WRITER
みなとデスクネッツ編集部
もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい! desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。