AppSuite 運用のコツ

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【AppSuite運用のコツ】アクセス権設定の基本的な考え方

アクセス権設定AppSuite 運用のコツAppSuite

1on1個別相談会を担当しておりますカスタマーサクセス部の橋本です。

 

AppSuiteのアクセス権設定では、様々な運用に合わせて設定が可能です。

 

今回は、自部署メンバーや自分のみ閲覧といった運用例をもとに、アクセス権設定の基本的な考え方と設定方法をご紹介します。

 

【デフォルトの設定】

 

アプリケーションを作成した際は、その作成したご本人のみとなっております。

※木村さんが作成したため、木村さんのみフルコントールの状態です。

 

AppSuite（アップスイート）のアクセス権設定画面における、アプリケーション作成時のデフォルト権限について説明した画像。上段には「アプリケーション」タブで作成者（例：木村雄太）のみにフルコントロール権限が付与されている状態の画面と、作成者本人のみ利用できる旨の解説テキスト。下段には「データ」タブで「Everyoneは[参照]、登録者は[参照・変更・削除]」に設定されている画面と、自分が登録したデータのみ変更・削除が可能で他メンバーのデータは参照のみとなる旨の解説テキストが並んでいるスクリーンショット。

 

【アクセス権の基本的な考え方】

 

AppSuiteでは、アプリケーション、データ、部品と3か所ございます。

下記イメージのように、該当範囲を絞り込むイメージです。

 

AppSuite（アップスイート）における「アプリケーション」「データ」「部品」の階層構造を示した概念図。大きな青い枠の「アプリケーション」の中に、白い枠の「データ1」「データ2」「データ3」が並び、それぞれのデータ枠内に、入力項目や要素を表す緑色の「部品A」「部品B」「部品C」が複数格納されている関係性を表したイラスト。

 

日報アプリを例とすると、

アプリケーション：日報アプリを利用できるメンバーの全体設定

 

データ：自分が所属する組織メンバーのデータは参照可能

範囲の設定

 

部品：本人記入欄、管理者記入欄といった部品の設定

 

AppSuite（アップスイート）の「日報アプリ」を例にした、組織ごとのデータや入力項目の構造を示した概念図。大きな青い枠の「日報アプリ」の中に、白い枠の「組織A」「組織B」「組織C」が並び、それぞれの組織の枠内に、画面構成や入力エリアを表す緑色の「本人記入欄」と「管理者記入欄」が格納されている関係性を表したイラスト。

 

それでは、設定方法をご案内します！

 

【設定例１：自部署メンバーのみ全員参照でき、他部署メンバーは閲覧不可】

 

アプリケーションにEveryoneを入れていただき、データで所属組織（組織選択部品）をキーとして設定いたします。

 

以下のような設定にしてください。

 

[アクセス権：アプリケーション]

　Everyone（参照・追加・変更・削除）

※ユーザーやロールは任意で登録してください。

 

[アクセス権：データ]

条件：所属組織が選択されている場合

設定：所属組織（参照）

登録者（参照・変更・削除）

氏名（参照・変更・削除）

 

AppSuite（アップスイート）のアクセス権設定画面における、「アプリケーション」と「データ」に対する詳細な権限設定例を示した画像。上段には「アプリケーション」タブで「Everyone（全ユーザー）」を追加し、全ユーザーがアプリを利用できるように設定した画面と、その説明を記した緑色のテキスト。下段には「データ」タブで、左側の「対象データの範囲」に条件（例：所属部署の選択値あり）を設定し、右側でその条件に一致した時のアクセス権（例：所属部署、登録者、氏名への権限付与）をセットで設定する画面。さらに右側には、所属組織が選択されている場合にその組織がデータを参照できる仕組み（例：営業1部が選択されたデータは営業1部が参照可能、営業2部が選択されたデータは営業2部が参照可能）を具体的に解説したオレンジ色と緑色のテキストが配置されているスクリーンショット。

 

ちなみに、対象データの範囲に関する操作は、以下のステップとなります。

 

「データのアクセス権設定を追加」をクリックすると、新しい枠が追加されます。所属部署を選択し、右側の詳細ボタンから［選択値あり］という条件をセットしてください。条件に一致した時のアクセス権を右側で設定します。未設定をクリックしてください。部品選択ボタンをクリックすることで、組織選択部品やユーザ選択部品が利用できます。所属組織にチェックを入れてください。下位の組織を除く／含むも設定可能です。

 

ポイント：[登録者]と[氏名]について

[登録者]はシステム部品で、デフォルトで配置されております。

例えば、過去データをインポートした際には、インポートした方が登録者となりますので、実際に日報提出者とは異なってしまう可能性がございます。

 

アクセス権の設定で、[登録者]と[氏名]の部品がありますが、[ユーザ選択部品]の[氏名]をご利用いただくことを推奨します。

 

AppSuiteのアプリケーション設定画面です。「画面デザイン」のタブが選択されており、「勤務記録表」のレイアウトを作成・編集しています。画面の右側には「部品の追加」というポップアップメニューが表示されており、「データID」「登録日時」「登録者」「更新日時」「更新者」「所属部署」「氏名」「日付」「始業時間」「終業時間」「勤務時間数」「勤務項目」「社員番号＆年月」「社員番号」「休憩時間」「事由・必要記載事項」といった配置可能な部品が一覧で並んでいます。「登録者」と「氏名」の項目の下には緑色のアンダーラインが引かれており、一覧の「所属部署」と「氏名」のチェックボックスにはチェックが入っています。

 

【設定例２：当日のデータ分は本人が編集できるが、過去のデータは本人も編集不可】

 

前述では、組織選択部品を使って、組織単位でデータの範囲を設定しましたが、ユーザ選択部品を使うことで、本人のみという設定が可能です。

また、日付も条件に加えることで、前日や当日といった設定ができます。

 

「日報アプリ」におけるデータの編集権限の仕組みを説明したイメージ図です。青い背景の中に「前日データ」と「当日データ」の2つの枠が並んでいます。左側の「前日データ」には、薄い青色の「本人記入欄」と「管理者記入欄」があり、そこから下向きのオレンジ色の矢印が伸びて「本人も編集不可」と書かれたオレンジ色の枠につながっています。右側の「当日データ」には、緑色の「本人記入欄」と「管理者記入欄」があり、そこから下向きのオレンジ色の矢印が伸びて「本人のみ編集可」と書かれたオレンジ色の枠につながっています。

AppSuiteの管理画面でデータのアクセス権を設定する具体例を、画面の各箇所に対応する説明文（オレンジ色と緑色のボックス）で解説している図です。「例として、総務担当者というロールをセットしています。ロールに該当する方は、編集できる状態を保てます。」「ここでは、氏名（ユーザ選択部品）を条件とします。［選択値あり］という条件をセットすることで、提出者本人という状態となります。」「日付が今日より前と一致する場合には、本人は参照のみ（編集不可）となります。」「日付が今日と一致する場合には、本人は編集可能となります。」という4つの解説が記載されています。

 

【設定例３：管理者記入欄は管理者のみ編集可能】

 

管理者記入欄については、アクセス権の部品で設定します。

※設定方法については、設定例１や２と同じイメージです。

 

[アクセス権：部品]

　対象部品：管理者記入欄

　Everyone（参照）

総務担当者ロール（参照・編集）

※ユーザーやロールは任意で登録してください。

 

AppSuiteの管理画面で、各部品（入力項目）に対するアクセス権を設定する画面です。「アクセス権」の「部品」タブが選択されており、画面には「登録日時」「登録者」「更新日時」「更新者」「所属部署」「氏名」「日付」「始業時間」「終業時間」「勤務時間数」「勤務項目」「社員番号＆年月」「社員番号」「休憩時間」「事由・必要記載事項」「管理者記入欄」という部品が一覧で表示されています。それぞれの部品の右側には、アクセス権が割り当てられているユーザー・組織・ロールとして「Everyone（全ユーザー）」が設定されており、一番下の「管理者記入欄」の項目のみ、さらに「総務担当者」というロールが追加されています。また、「部品」タブの文字、左下の一覧にある「管理者記入欄」、そしてそれに対応する右側の「Everyone（全ユーザー）、総務担当者」の部分に緑色の網掛け（アンダーライン）が引かれています。

 

※管理者記入欄を非公開とする場合には、Everyoneを外してください。

 

補足事項①

 

アクセス権設定は、[アプリケーション]で付与したアクセス権設定をもとに、[データ]や[部品]に展開されます。

例えば、以下のような設定ですとデータを登録することができません。

 

[アクセス権：アプリケーション]

Everyone（参照）

 

[アクセス権：データ]

Everyone（参照）

登録者（参照・変更・削除）

 

[登録できない理由]

アクセス権：アプリケーションで追加権限がないため。

 

補足事項②

 

・AppSuiteのアクセス権設定で表示されているEveryoneは、AppSuiteのライセンス適用されている方が対象となります。

※AppSuiteのライセンスが適用されていない方は、閲覧できません。

 

・アクセス権の優先度は1.ユーザー　2.組織とロール　3.Everyoneロールの順になります。
組織/ロール/Everyoneで設定していても、
登録者や更新者を含めた場合は、登録者や更新者が優先になります。

 

・AppSuiteの初期設定については、こちらをご覧ください。

 

【関連資料紹介】
こちらの資料では、ノーコードで脱エクセル・業務効率化を実現したお客様の事例をご紹介しています。

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本件に関するお問い合わせは、下記までお気軽にお申し付けください。

[お問い合わせ先]
株式会社 ネオジャパン カスタマーサクセス部
E-mail:csuccess@desknets.com

WRITER
カスタマーサクセス部 橋本
WRITER
カスタマーサクセス部 橋本
2004年入社のプロパ社員。元営業の視点を生かし、 カスタマーサクセス部としてお客様の成功に情熱を注いでいます。 プライベートは野球一筋。学童野球のコーチとして子どもたちの成長に伴走。長男・次男も野球に打ち込み、週末は家族でグラウンドにいることが多い日々。仕事も野球も、チームの力を信じて全力で取り組むのが私のスタイルです。
2004年入社のプロパ社員。元営業の視点を生かし、 カスタマーサクセス部としてお客様の成功に情熱を注いでいます。 プライベートは野球一筋。学童野球のコーチとして子どもたちの成長に伴走。長男・次男も野球に打ち込み、週末は家族でグラウンドにいることが多い日々。仕事も野球も、チームの力を信じて全力で取り組むのが私のスタイルです。
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