【AppSuite運用のコツ】アクセス権設定の基本的な考え方
1on1個別相談会を担当しておりますカスタマーサクセス部の橋本です。
AppSuiteのアクセス権設定では、様々な運用に合わせて設定が可能です。
今回は、自部署メンバーや自分のみ閲覧といった運用例をもとに、アクセス権設定の基本的な考え方と設定方法をご紹介します。
【デフォルトの設定】
アプリケーションを作成した際は、その作成したご本人のみとなっております。
※木村さんが作成したため、木村さんのみフルコントールの状態です。
【アクセス権の基本的な考え方】
AppSuiteでは、アプリケーション、データ、部品と3か所ございます。
下記イメージのように、該当範囲を絞り込むイメージです。
日報アプリを例とすると、
アプリケーション：日報アプリを利用できるメンバーの全体設定
データ：自分が所属する組織メンバーのデータは参照可能
他部署のデータは閲覧不可といった範囲の設定
部品：本人記入欄、管理者記入欄といった部品の設定
それでは、設定方法をご案内します！
【設定例１：自部署メンバーのみ全員参照でき、他部署メンバーは閲覧不可】
アプリケーションにEveryoneを入れていただき、データで所属組織（組織選択部品）をキーとして設定いたします。
以下のような設定にしてください。
[アクセス権：アプリケーション]
Everyone（参照・追加・変更・削除）
※ユーザーやロールは任意で登録してください。
[アクセス権：データ]
条件：所属組織が選択されている場合
設定：所属組織（参照）
登録者（参照・変更・削除）
氏名（参照・変更・削除）
ちなみに、対象データの範囲に関する操作は、以下のステップとなります。
ポイント：[登録者]と[氏名]について
[登録者]はシステム部品で、デフォルトで配置されております。
例えば、過去データをインポートした際には、インポートした方が登録者となりますので、実際に日報提出者とは異なってしまう可能性がございます。
アクセス権の設定で、[登録者]と[氏名]の部品がありますが、[ユーザ選択部品]の[氏名]をご利用いただくことを推奨します。
【設定例２：当日のデータ分は本人が編集できるが、過去のデータは本人も編集不可】
前述では、組織選択部品を使って、組織単位でデータの範囲を設定しましたが、ユーザ選択部品を使うことで、本人のみという設定が可能です。
また、日付も条件に加えることで、前日や当日といった設定ができます。
【設定例３：管理者記入欄は管理者のみ編集可能】
管理者記入欄については、アクセス権の部品で設定します。
※設定方法については、設定例１や２と同じイメージです。
[アクセス権：部品]
対象部品：管理者記入欄
Everyone（参照）
総務担当者ロール（参照・編集）
※ユーザーやロールは任意で登録してください。
※管理者記入欄を非公開とする場合には、Everyoneを外してください。
補足事項①
アクセス権設定は、[アプリケーション]で付与したアクセス権設定をもとに、[データ]や[部品]に展開されます。
例えば、以下のような設定ですとデータを登録することができません。
[アクセス権：アプリケーション]
Everyone（参照）
[アクセス権：データ]
Everyone（参照）
登録者（参照・変更・削除）
[登録できない理由]
アクセス権：アプリケーションで追加権限がないため。
補足事項②
・AppSuiteのアクセス権設定で表示されているEveryoneは、AppSuiteのライセンス適用されている方が対象となります。
※AppSuiteのライセンスが適用されていない方は、閲覧できません。
・AppSuiteの初期設定については、こちらをご覧ください。
本件に関するお問い合わせは、下記までお気軽にお申し付けください。
[お問い合わせ先]
株式会社 ネオジャパン カスタマーサクセス部
E-mail:csuccess@desknets.com
WRITER
みなとデスクネッツ編集部
もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい！ desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。