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【 desknet’s NEO運用のコツ 】人事異動時に注意すべき点

平素よりdesknet’s NEOをご利用いただきまして、ありがとうございます。

[ カスタマーサクセス部 ]の小川です。

 

今回のテーマは、「 人事異動時に押さえておきたいこと 」についてです。

まずは、解説するためのシナリオについて共有します。

 

■シナリオ
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管理部課長の市村さんは、人事異動で総務部部長となることが決定しました。
総務部部長であった遠藤さんは定年を迎え、嘱託社員になりました。
これを受け、システム担当者はdesknet’s NEOの各種設定を行なうことにしました。

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desknet’s NEOで組織変更を行なう場合、
組織、ロール、アクセス権、ユーザーの並び順を考慮し、設定変更を行なう必要がございます。

 


組織情報の変更方法


 

一例ではありますが、最初に「 組織情報の変更方法 」について解説していきます。

 

各種設定を進める場合、desknet’s NEO管理者権限を有するユーザーにて操作
する必要がございます。下図にあるとおり、[ 管理者設定 ]アイコンをクリックします。

 

遷移後の画面で、全ユーザー数の隣に表示される数字をクリックすることで、
ユーザー管理画面へ移動します。

 

管理部所属の市村さんの情報を変更したいので、「 管理部 市村さん 」をクリックします。

 

確認すべきポイントは、所属組織です。

[ 組織選択 ]ボタンをクリックし、異動後の組織である総務部を加え、

管理部左にある[ × ]アイコンを押し、除外します。

最後に[ OK ]ボタンを押下後、[ 変更 ]ボタンを選択することで組織情報を変更できます。

 

ワンポイントアドバイスとして、マウス操作でも組織情報を変更できます。

操作はシンプルです。

 

市村さんを選択し、ドラッグ&ドロップ操作で総務部へ運ぶだけです。

 

組織変更対象ユーザーが多い場合は、CSV形式でのインポートがオススメです。

大まかな手順として、下図にあるとおり、ユーザー情報のエクスポートを行ない、CSVファイルを更新のうえ、インポートする流れとなります。

 

エクスポート時は、所属組織の変更作業を視覚的に行ないやすいよう、
「所属組織」項目の値として[ 組織名(例:システム室) ]を選択するとメンテナンス
がしやすいです。

 

ユーザー情報インポート方法の詳細はこちらを参照ください。

 


ロールの変更方法


 

続いて、「 ロールの変更方法 」について解説していきます。

 

役職などをロールとして設定している場合、組織情報と合わせてロールのメンテナンス
が必要です。ワークフロー機能の承認経路や文書管理機能のアクセス権などでロールを
利用している際も見直しが必要です。

 

本シナリオですと、市村さんは課長から部長へ昇進しますので、ロールを変更する
必要があります。管理者設定画面右斜め上の[ 工具 ]アイコンをクリックし、
[ ロール管理 ]を選択します。

 

 

まずは、課長ロールから市村さんを除外します。
ここでの最重要ポイントとしては、
誤って画面上部の[ 削除 ]ボタンは押さないよう気をつけることです。
市村さんを選択し、[ 選択を解除 ]ボタンをクリック後、[ 変更 ]ボタンを選択します。

 

同様に、部長ロールから遠藤さんを除外します。
遠藤さんを選択し、[ 選択を解除 ]をクリックします。
続いて、[ ユーザー/組織選択 ]ボタンをクリックし、市村さんを加え、
[ 変更 ]ボタンを選択します。

 


【重要!】アクセス権の変更方法


 

続いては、「 アクセス権の変更方法 」です。

 

特にユーザー指定しアクセス権限を付与している場合は、見直しが必要です。

例えば、文書管理に総務部フォルダが存在し、アクセス権として以下が設定されている場合、
新たに新部長になる市村さんに、遠藤さん同様のアクセス権を設定する必要があります。

 

遠藤さんをフルアクセス権対象から除外するため、遠藤さんを選択し、[ 選択を解除 ]
ボタンをクリック後、[ ユーザー/組織選択/ロール選択 ]ボタンをクリックし、市村さんを加え、[ OK ]ボタンを選択します。

 

市村さんが一覧に追加されたら、下図の手順で市村さんを選択し、

[ 権限変更及び通知メール設定 ]ボタンからアクセス権を変更します。

 


【意外と重要!】ユーザーの並び順の変更方法


続いては、「 ユーザーの並び順の変更方法 」です。

 

組織を変更すると、想定したユーザー並び順になっていないことに気付きます。

特に、大きな組織編制がある際は、組織毎にユーザーの並び順が適切かを、
[ 管理者設定 ] ‐ [ 運用設定 ] ‐ [ ユーザー管理 ]にてご確認ください。
操作はシンプルです。市村さんを選択し、ドラッグ&ドロップ操作で移動したい場所へ
運ぶだけです。

 

また、ユーザー登録時、役職コードを登録している場合は、

[ その他の機能 ‐ 役職コード順に並び替え ]より並び替えが行なえます。

 

その他、ご相談が多いこととして、組織変更後も旧組織所属時に届いた情報も
一定期間確認したいとのお問合せをいただきます。

 

その場合は、必要に応じ、一定期間、新旧それぞれの部署にユーザーを所属させ、
引継ぎ期間を経て、旧組織を所属から外すといった流れになります。

 

本シナリオだと、市村さんは一定期間、総務部と管理部に所属するイメージです。

 

如何でしたでしょうか。人事異動時は是非本記事をご参考ください!

 

お客さまの利用機能・設定内容によって、設定箇所が変わりますので、以下QAも合わせてご参考ください。

 

QA:人事異動の際にdesknet’s NEO上で変更等を行う箇所を教えてください。
https://faq.desknets.com/–61276c4e16d50b0023d7d3b1

みなとデスクネッツ編集部

WRITER

みなとデスクネッツ編集部

もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい! desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。