PDCAを回して、desknet’s NEOを活用していこう!

desknet’s NEOを導入後に頭を悩ませること、それは、
みんなが使ってくれているか?
システムに不満に思ってないか?
導入して課題が改善できたか?

一人一人の意見を集まって招集することが難しいですよね。

 

また、現場の声が届かない場合、あるいは、メンバーが機能を使ってくれないと、導入した意味がないのでは・・・と不安になりますよね。

 

今回はdesknet’s NEO導入後、社内へ運用を浸透させるために必要なアクションをPDCAサイクルでご紹介いたします!

 

P(プラン)からA(アクション)まで、desknet’s NEOの機能で実践いただくことで、自然とメンバーがdesknet’s NEOを使う環境を構築できます。業務効率化の第1歩として、desknet’s NEOの活用のスタートアップとして、参考にしてみてください!

 


desknet’s NEOでPDCAを回す


P:[インフォメーション]機能で導入目的を共有
D:導入後の疑問や相談を[電子会議室]機能で受け付け、QA共有
C:[アンケート]機能で導入システムの評価アンケート
A:追加機能等の検討

 


各フェーズでの具体的なアクション


<P:[インフォメーション]機能で導入目的を共有>
インフォメーションは全社員または特定のメンバーに掲示板のようにお知らせを通達することができる機能です!desknet’s NEOを導入した経緯や目的を伝えるとgood!合わせて、マニュアル周知なども実践いただいてもgoodです!

※インフォメーションの作成方法はこちらの動画を参考にしてください

 

<D:導入後の疑問や相談を[電子会議室]機能で受け付け、QA共有>

導入後の疑問や相談について、現場からどのように収集されていますか?
例えば、内線電話やメールで、1人1人丁寧に対応することも大事ですが、この場合はナレッジが蓄積しづらいですね。

 

また、疑問や相談を全体で共有できないと、同じ質問が多発する可能性もあり、導入担当者のリソースが削られてしまう可能性もございます。

 

そこで、困ったら電子会議室に投稿してもらう環境を作りましょう。

回答を共有し、ナレッジとしても蓄積することで、二度手間を防ぐことも可能です!

 

 

<C:アンケートで導入システムの評価アンケート>

運用開始からある程度の期間が経過したら、アンケート機能を使用して、メンバーにシステムの評価をしてもらいましょう!

 

電子会議室へ投稿したいけど、敷居が高いと思うユーザーや、積極的に書き込みできないユーザーもいると思います。アンケートでは、1人1人に配信でき、必要に応じて匿名などで配信も可能です。

 

導入後の第2フェーズで、改善を図る上では、現場が求める声が重要となりますので、回答しやすい環境を作ってみてはいかがでしょうか。そして、課題を洗い出し、改善をしていきましょう!

 

※アンケートの書式作成を1から作成するお手間もありますので、サンプル書式をインポートしてご活用ください。

 

■desknet’s NEOアンケート機能のサンプル書式:システム全体の評価や感想を収集する内容としております。

 

 

ダウンロード

 

■AppSuiteのサンプルテンプレート:詳細を収集して、対応フェーズの管理まで実施するテンプレートとなります。(※AppSuiteはオプションとなりますが、トライアルは可能です)

 

ダウンロード

 

<A:追加機能等の検討>

おそらく、第1フェーズでスモールスタートをされているケースが多いと思います。

新しい課題に対して改善できる機能があれば、現在、非公開(OFF)にしている機能を公開(ON)にしていきましょう!

 

いきなり公開(ON)に不安がある場合には、特定組織だけに限定公開することも可能です。新しい機能の公開後はインフォメーションで発信し、PDCAサイクルを繰り返していただければ幸いです。

※課題解決でお悩みの際には、以下を参考にしていただければ幸いです。

 

<ネオジャパンのサポート体制(参考)>
・該当機能の操作や使い方でお困りのお客様は、[コールセンター]をご活用ください。

・脱Excelや脱ハンコなど具体的な課題がございましたら、ウェビナーへご参加あるいは[みなとデスクネッツの活用術]をご覧ください。

 

・自分たちがやりたいことはあるけど、desknet’s NEO/AppSuiteで、どう実現できるか、できないかを相談をしたい。といったお客様については、[1on1個別相談会]もご検討ください。


ポイント:desknet’s NEOの作戦会議について


 

desknet’s NEOの活用プロジェクトメンバーのディスカッションについても電子会議室で個別の部屋を立ち上げて議論することも可能です。

 

ループでのディスカッションや作戦会議を実施する際に、緊急性を求めるシーンやタイムリーな返信でスピード感が重要となるシーンがございます。
そんな場面では、ビジネスチャット『ChatLuck(チャットラック)』がおすすめです。

 

【ビジネスチャット『ChatLuck(チャットラック)』って?】
desknet’s NEOと連携する「ChatLuck(チャットラック)」は、単なるディスカッションだけでなく、コミュニケーションを効率化するための機能が豊富です。
※他のチャットツールとの違いなど、別途掲載させていただきます。

 

 

◆ビジネスチャット「ChatLuck」について詳しく

 

<補足>
本記事では、desknet’s NEO運用委員会を想定したご案内となりますが、
ICT活用プロジェクト、各種委員会などでもご活用ください。

みなとデスクネッツ編集部

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みなとデスクネッツ編集部

もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい! desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。