新バージョン【V6.0】新ワークフロー活用術 vol.2 [申請書式を作成しよう!]

グループウェアdesknet’s NEO V6.0に新たに搭載された、ワークフローのAppSuite連携機能。誰でも簡単に紙の申請書と同じデザインの申請書式をつくれるとともに、AppSuiteの豊富な機能と組み合わせて高度なデータ処理も行えるようになります。

 

そんな新しいワークフローを皆さんにもっとご活用いただくための連載が、「新ワークフロー活用術」。第2回となる今回は、AppSuiteの画面デザインツールを使って実際にワークフローの申請書式を作る手順をご紹介します。

 

はじめてこの連載をご覧になる方は、「1.利用のための準備をしよう!」からお読みください。

 

【新ワークフロー活用術 INDEX】

1.利用のための準備をしよう!

2.申請書式を作成しよう! ←現在の記事

3.申請経路を設定しよう!

4.ワークフローで申請してみよう!

 


AppSuiteで申請書アプリケーションを作成する


ポータルから ①「AppSuite」を開きます。

 

 

AppSuiteを初めて利用する場合、アプリケーションの作成メニュー画面が自動的に表示されます。メニューが自動的に表示されない場合は、①「アプリケーションの作成」を押してメニュー画面を表示します。

 

 

「はじめから作成」ボタンの右横にある ①「▼」を押して、②「申請書アプリケーション」を選択します。

 

 

今回はシンプルな申請書の例として、今後の作業内容を上司に報告し、上司から承認を得るための「作業申請」申請書式を作成してみましょう。①「アプリケーション名」に「作業申請」と入力し、下の「アイコン」から② スパナのアイコンを選んで ③「作成」を押します。

 

 

申請書のひな形が表示されました!

 

 

実際の作業に入る前に、申請書の作成を行うデザイン画面の使い方についてご紹介します。

 


デザイン画面の構成


 

① 部品の追加パネルです。部品をドラッグ&ドロップで画面デザインエリアに貼り付けられます。

② アプリの詳細な設定を行うためのメニューです。

③ 画面デザインエリアです。ここで作成した見た目が、そのまま申請書の見た目になります。
・申請組織/申請者/申請日時:申請者の情報が自動的に入ります。
・決裁状況:決裁待/取消し/差戻し/完了/強制完了/否認/下書きのいずれかが自動的に入ります。
・押印欄 :申請書を承認・決裁・確認したユーザーの印影が表示されます。
・太字の「サンプルテキスト」:申請書のタイトルが自動的に入ります。

④ 部品の設定パネルです。画面デザインエリアで選択した部品の入力条件などを設定できます。

⑤ 入力時の見た目と、参照時(承認時) の見た目を切り替えて表示できます。

⑥ 背景色や背景画像など、画面の見た目を設定できます。

⑦ 申請書の用紙サイズや上下左右の余白などを設定できます。

⑧ 編集画面を画面いっぱいに拡大します。もう一度開くと、元のサイズに戻ります。

⑨ グリッド(格子)のサイズを設定できます。より細かく設定することで、より細かく配置できます。

⑩ 部品の設定パネル(④)の表示・非表示を切り替えます。

⑪ 部品の追加パネル(①)の表示・非表示を切り替えます。

 


「作業申請書」の書式を作成する


まず最初に、作成する申請書のサイズを決めましょう。ツールバーにある「プリンター」が描かれたボタンを押します。

 

 

初期値は「用紙 A4 縦」です。この設定で申請書を作成すると、ワークフロー画面の幅にもぴったり収まるのでおすすめです。今回は変更を行わず、もう一度ツールバーの「プリンター」ボタンを押して設定画面を閉じます。

 

続いて部品の追加パネルから「文字 (一行)」を見つけ、ドラッグアンドドロップで「サンプルテキスト」の下に配置します。

 

 

貼り付けられた ①「文字 (一行)」部品を選択して、部品の設定パネルから以下の設定を行います。

② 基本>部品名 :件名

③ 基本>入力制限: 入力を必須にする

④ タイトル>位置:左

また入力欄の横幅が狭いので、マウスで部品の右端 ⑤ を掴んで、画面の右端まで広げましょう。

 

 

同様の操作で、下の画面を参考に「作業日時」「作業内容」「手順書など」を入力する欄を作成しましょう。

 

 

① 作業日時
部品  :日時
件名  :作業日時
入力制限:入力を必須にする
タイトル>位置:左

 

② 作業内容
部品  :文字 (複数行)
件名  :作業内容
入力制限:入力を必須にする
タイトル>位置:左

 

③ 手順書など
部品  :添付ファイル
件名  :手順書など
入力制限:複数選択
タイトル>位置:左

 

TIPS:あまり紙っぽい見た目にならない・・・?

今回の手順では細かくご紹介できませんでしたが、デザイン画面から部品を選択して、部品の設定パネルから「スタイル」を開くと、文字色や文字サイズなど見た目をさらに調整できます。

 

例えば申請書のタイトルをもっと大きな文字に変更したり、申請組織・申請者・申請日時・決裁状況をそれぞれ別の場所に移動・削除したり、押印欄のサイズを変えて表示数を変えたりと、自由に編集が行えますので、皆さんもわかりやすい申請書作りにチャレンジしてみてください!

 


「作業申請書」の書式を保存する


部品の貼り付けと設定が終わったら、①「作成」を押します。

 

 

申請書の変更画面を表示する旨の確認メッセージが表示されるので、①「はい」を押します。

 

 

保存が完了すると、自動的にワークフローの申請書設定画面が表示されます。

 

 

次の記事では、この画面で申請書の申請ルールや申請経路などを設定し、実際にワークフローとして利用できるようにしていきます。

 

▼次の記事:申請経路を設定しよう!

 

※もしここで一度作業を止め、別の画面を開いた後にまたこの画面に戻りたい場合、また画面作成後の確認メッセージで「いいえ」を押してしまった場合は、以下の手順で申請書設定画面に戻ることができます。

 

ワークフロー機能を開く→ 右上の設定メニューから申請書管理>申請書 (表題・書式・経路) 設定を開く → 作成したアプリ名(作業申請)を選択

 

みなとデスクネッツ編集部

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みなとデスクネッツ編集部

もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい! desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。