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【第1回AppSuite AWARD 2025】一次選考通過アプリ(出張・稟議書・要望書・有休など申請書)
平素よりdesknet’s NEOをご利用いただきまして、ありがとうございます。
マーケティング統括部の髙畑です。
先日、第1回AppSuite AWARD 2025の受賞企業を発表しましたが、ご覧いただけましたでしょうか？
https://www.desknets.com/neo/users/media/appsuite/14213/
今回は一次選考を通過したアプリの中から、「出張・稟議書・要望書・有休など申請書」を、AppSuiteを使って改善された事例をご紹介します。
◆AppSuite AWARDとは？
AppSuiteを通じて「業務改善を図れました！」や「アナログな仕事が大幅に減りました！」という喜びの声を各方面より多く頂戴しております。こうした効果を皆さまにも届けたいと考え、AppSuiteをご利用中のすべてのユーザーを対象に、第1回AppSuite AWARDを開催いたしました。皆様が作成したアプリを紹介いただき、本賞を通じて、担当者の皆さまへ日頃の感謝をお伝えするとともに、優れたアプリを表彰する取り組みです。
第1回では、管理部門・総務部門で利用できるアプリをテーマに開催しました。
＜募集テーマ＞
管理部門・総務部門で利用できるアプリ
◆紙での要望書をExcelに取りまとめる作業をなくし、一覧で決裁状況を見える化・検索性も向上。
― 松栄電工株式会社 様 「要望書」
＜課題＞
以前は紙ベースの要望書を回していました。desknet’s NEOを導入後、ワークフローのみで使用していましたが、履歴の検索がしにくかったり、各人が何を購入したか見える化できていなかったので、同じものを2人が購入したりといったことがありました。
また、ワークフロー申請したものを後でExcelに纏める作業をしていて手間がかかっていました。
＜効果＞
一覧表示で決裁状況なども見えるようにしたため、承認してくれたかどうかがわかるようになりました。AppSuite申請書アプリケーションとしてアプリを作成することで、これまでExcelにまとめていた作業をAppSuiteの自動集計に置き換えることに加え、ポータルにグラフ表示（日別集計）することで、見える化を実現しました。月末の集計作業に半日費やしていた時間が不要になり、さらにアプリでの検索がしやすくなったため、時短につながりました。
＜作成期間＞
作成2カ月、検証1カ月、試用期間3ヵ月
＜利用者数＞
60名ほど
＜キャプチャ＞
添付ファイル（PDF）をワークフロー申請の画面に表させてダウンロードして表示の手間をなくした。
購入先ではFAXでないと受け付けない業者もあり、印刷用の画面も作成し、印刷できるようにした。
これまでExcelにまとめていた作業をAppSuiteの自動集計に置き換えることに加え、ポータルにグラフ表示（日別集計）することで、見える化を実現。
◆出張申請から経費の精算まで一つの申請書で完結。
Excel帳票の見栄えを再現し、支払い確認サインもタブレットでペーパーレス化を実現。
― 松栄電工株式会社 様 「出張申請 兼 報告清算書」
＜課題＞
Excelで出張報告書（帳票）を作成し、印刷して各上長に回付したうえで、経費精算を行っていました。経費精算時は、印刷した報告書を総務へ提出して精算する運用です。ほぼ事後報告であり、経費精算のための出張報告書といった役割になっていました。
＜効果＞
報告書を紙で回していたときはなかなか総務まで回ってこず、精算がすぐできないときがありましたが、出張の事前申請から報告、精算までワークフローでできるようになりました。精算時の領収書は提出が必要ですが、申請書は印刷する手間がなくなり、ワークフローでどこまで回ったか確認もできるため、楽になりました。
いくつも別の申請書を作成する手間を無くすため、出張時の仮払いも出張申請フローで対応できるようにしてあります。Excel帳票の見た目を同じようにしつつ見栄えよく作成でき、手書きの枠を作ったことで、精算時、支払い確認をタブレットにて自筆サインができるようにしています。
＜作成期間＞
作成検証2カ月 仮運用3ヵ月
＜利用者数＞
主に営業8名、その他アカウントのある60名ほど
＜キャプチャ＞
Excel帳票の見た目を同じようにしつつ見栄えよく作成でき、手書きの枠を作ったことで、精算時、支払い確認をタブレットにて自筆サインができる。
◆紙で運用していた稟議書をシステム化し、規程通りの承認・決裁ができるように。
会合への参加に必要な稟議起案も容易に行えるようになった。
― 株式会社東光クリエート 様 「決裁権限一覧アプリ／電子稟議アプリ／会合案内アプリ」
＜課題＞
現在は、紙（エクセル）を打ち出し稟議書を作成しています。稟議書には、件名、趣旨を記載し、承諾を得ています。稟議書の承認ルートが多いことから、決裁まで時間がかかることが多く、稟議書の所在に関する問い合わせをうけることもしばしばあります。また、申請内容の確認を電話ですることも多く起案者、決裁者ともに業務効率が悪いと考えていました。
＜効果＞
紙の稟議書を電子稟議へ変更したことにより承認経路や決裁権限者が規程通りになりました。また、処理中の稟議が容易に把握でき、稟議の進捗状況に関する問い合わせがなくなりました。今までは決裁後の稟議書は紙をPDF化した後に関係者へメール送信していましたが、配布先へ指定したユーザーへ決裁メール通知をする処理を作成することで業務効率があがりました。
また、会合への参加依頼が多いため、経営層と営業部門で参加可否を決定する過程をエクセル台帳で管理していましたが、アプリ化することによりリアルタイムで情報共有でき、受付時に情報入力する手間のみとなり業務効率があがりました。会合案内アプリの情報をアプリ連携で電子稟議へ反映できるようにした結果、会合参加に必要な稟議の起案が簡易化されました。
AppSuite一覧画面で自部門の稟議一覧が確認できるようになり、閲覧の自由度が広がりました。承認者にとって一番のメリットは、ワークフローを利用した差戻し機能を使用することで不明点の確認要請をリアルタイムにできることから電話での確認がなくなり業務効率化に貢献しています。
＜作成期間＞
知識習得しながら作成期間が2ヶ月、仮運用が１ヶ月の計3ヶ月です。
＜利用者数＞
全社員180名
＜キャプチャ＞
電子稟議アプリ
電子稟議アプリ一覧
電子稟議（接待交際費）アプリ
電子稟議決裁権限の一覧画面
会合案内アプリの一覧画面
◆稟議書を電子化し、紙申請ならではの業務課題を改善。承認スピード・検索性が向上し、稟議書の管理表作成・ファイリングの手間をなくした。
― 株式会社サナス 様 「稟議書」
＜課題＞
・紙による運用をしていたため、担当者が複数の承認者の決裁を得るためには、スケジュール調整・説明・印鑑をもらう必要があり、手間と時間がかかっていました。差戻しの場合も自部署に戻って修正・印刷し、一から承認を取り直さなければなりませんでした。
・承認後の稟議書は全て紙で管理しており、管理番号を採番し、別途管理表を作成。関係者に稟議書を共有するために、スキャナでPDF化しメール共有するため、一連の業務に手間と時間がかかっていました。
＜効果＞
関連部署にヒアリングし、業務や要望を仕様に反映させて、業務が円滑に進むよう「稟議書」アプリを構築しました。
承認者へ稟議書を持参・説明する時間と手間を削減することができ、承認者は出張先でも承認ができるため、承認スピードが早くなりました。また、総務課で対応すべき業務がメールで自動送信され、確認作業の手間がなくなり、迅速対応できるようになりました。
AppSuite上でデータが管理されるため、検索・閲覧がしやすくなり、稟議番号を記入する手間や稟議管理表を作成する必要がなくなりました。ワークフローをアプリ内で自由に設定できるため、申請の不便さも特にありません。
特に、遠方の工場・支店・営業所の担当者から、とても便利になったとのお声をいただいています。
＜作成期間＞
構築期間１か月、テスト期間３週間の合計約２ヶ月
＜利用者数＞
100名程度
＜キャプチャ＞
◆⾃⾝の有給休暇の取得状況をリアルタイムで確認しながら休暇届を申請。年休管理アプリで、基本的な社員情報に加え、当年度の有給休暇申請状況を即座に確認できるように。
― 中野建設コンサルタント株式会社 様 「休暇届アプリ及び年休管理アプリ」
＜課題＞
以前は効率的な承認プロセスが確⽴されておらず、都度承認者を選択した回覧ツールで休暇届を添付、提出していました。また、組織が複雑なため、承認ルートは⼀覧表で確認した複数の承認者を回覧対象者として選択するといった⼿間が発⽣します。
休暇に関する情報は総務部内資料として作成したExcel表に休暇届内容を転記することで管理しており、申請者本⼈であっても付与⽇数や残⽇数の確認は総務担当者に直接問い合わせる必要がありました。
＜効果＞
有給休暇の取得状況を申請者⾃⾝が簡単に確認できるようになったことで、総務部への問合せや各⾃での管理が不要となりました。
また、ワークフロー申請への理解が深まり、その後に⾏った他の申請書の運⽤切り替えをスムーズに進めることができました。
総務部では有給休暇の取得義務の達成状況など⽬的別に⼀覧管理できるようになり、従業員が余裕をもって休暇を取得できるよう促進する仕組みが整いました。あわせて、有給休暇以外の申請事由の管理にも「休暇届アプリ」を活⽤しています。
さらに、ポータルデザインや共有コンテンツに対する認識が⾼まり、休⽇出勤やその振替休暇の管理にも活⽤する動きが進んでいます。
＜作成期間＞
要望に対応する機能の確認が１ヶ⽉、検証と仮運⽤が１ヶ⽉、管理画⾯追加が1ヶ⽉ 計３カ⽉程度
＜利用者数＞
勤務地 本社・⽀店をふくめて約20か所、全体で約100名
＜キャプチャ＞
休暇届ワークフロー
申請者が⾃⾝の有給休暇の取得状況をリアルタイムで把握できるようにしました。これにより、申請時の確認作業がスムーズになり、誤った申請を防ぐことができます。また、当年度中に申請した内容を⼀覧で表⽰する機能を設けることで、申請履歴を⼀⽬で確認できるようにしました。
さらに、総務担当者が特定の申請を集計から除外、調整⼊⼒を⾏う機能も追加し、柔軟な運⽤が可能になっています。
年休管理アプリ
基本的な社員情報に加え、当年度の有給休暇申請状況を参照できるようにしました。これにより、申請者だけでなく管理者も、従業員の休暇取得状況を即座に確認できるようになっています。
集計設定では、確認したい内容ごとにグラフを作成し、総務部のポータルにコンテンツ化することで、必要情報の概要を即座に参照できるようにしています。
以上、今回は「出張・稟議書・要望書・有休など申請書」関連アプリをご紹介しました。
グランプリ・業務改善賞・頑張った賞のアプリは以下からダウンロードいただけます。
アプリ作成・展開で得た効果や活用方法・ノウハウをご紹介していますので、是非自社の業務改善にお役立てください。
本件に関するお問い合わせは、下記までお気軽にお申し付けください。
[お問い合わせ先]
株式会社 ネオジャパン カスタマーサクセス部
E-mail:csuccess@desknets.com
