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【自動処理のコツ】基本的な考え方と、複数の申請を1か所でチェックする方法

1on1個別相談会を担当しております[カスタマーサクセス部]の橋本です。

 

[自動処理]という名称でイメージが付きづらいかもしれませんが、この機能を駆使することで、ワンランク上のAppSuiteマスターになれます!

 

今回ご紹介するサンプルを例として、様々な業務でご活用いただきたいと思います。

 

まず、皆様の業務において、1つ申請手続きをした後、関連する申請がもう1つ必要!という業務フローはございますでしょうか。

 

・複数の申請書を1か所でチェックしたい!

・それぞれの申請情報を並べて比較したい!

といったご要望がございましたら、申請有無チェック一覧アプリケーションを作成しましょう。

 

ちなみに、ワークフローの単体では表現できませんが、AppSuiteの申請書アプリケーションで実現することが可能です。

 

以下は、申請有無チェック一覧のアプリケーションイメージです。

作業依頼のデータと、完了報告のデータがそれぞれ別々に存在していても、1か所にまとめることが可能となります。

 

 

申請有無チェック一覧アプリケーションに対して、作業依頼アプリケーションと、完了報告アプリケーションからデータの登録(新規追加)や、書き込み(更新)を実行するために、今回ご紹介する[自動処理]が必要となります。

 

 

 

 

データの登録(新規追加)については、登録した直後や申請完了後など、タイミングも設定することが可能です。

 

また、書き込み(更新)を実行する際には、どのデータに対して実行するかを判断するために、ユニークな番号が必要となりますので、上記の例では、申請NOを発行しております。

 

ここから具体的な手順をご紹介します。

[自動処理]は4種類ございますが、以下の2種類を利用します。

 

[データの新規追加]
1.アプリケーション
A登録すると、アプリケーションCデータを新規追加する。

 

[データの更新]

 2.アプリケーションA変更すると、アプリケーションC該当データを更新する。

 3.アプリケーションB登録すると、アプリケーションC該当データを更新する。

 


1.データの新規追加 (作業依頼から申請有無チェック一覧へ追加)


①作業依頼アプリケーションへアクセスします。

 

②データの追加・変更時の処理>処理の作成をクリックして、以下の設定をします。

 

 タイトル:チェックアプリへデータを新規追加 ←任意に変更してください。

 処理を行うタイミング:データの追加時に行う

 処理対象の絞り込み:(今回は設定しません)

 処理タイプ:データを新規追加
[保存先アプリケーション]申請有無チェック一覧

 

 ※処理タイプを選択することで、[保存先アプリケーション][保存する値]が表示されます。

 

[保存する値]では、申請有無チェック一覧の部品が表示されます。

 必要な部品を選択してください。

 

④右側のプルダウン部品は、[作業依頼アプリケーション]の部品が表示されます。

 

 

【ポイント:組み合わせがあります!】

  〇 日付部品→日付部品

  × 日付部品→日時部品

 

異なる部品は表示されません。

詳しくはマニュアルの複写の組み合わせをご覧ください。

 

⑤保存する値の組み合わせを下記を参考に設定してください。

 

 

【ポイント:部品の名称】

受け皿となる[申請有無チェック一覧]側の部品名を合わせることで、値が選択しやすくなります。

 


2.データの更新
(作業依頼から申請有無チェック一覧へ更新)


 

①作業依頼アプリケーションへアクセスします。

 

②データの追加・変更時の処理>処理の作成をクリックして、以下の設定をします。

 

 タイトル:チェックアプリへデータを更新 (←任意に変更してください。

 処理を行うタイミング:データの変更時に行う

 処理対象の絞り込み:担当者/タイトル/依頼内容/修理前の写真/完成希望日←任意に変更してください。

 処理タイプ:データを更新
[保存先アプリケーション]申請有無チェック一覧

 

[変更対象のデータを特定する条件]の設定が必要です。

 変更対象のデータを特定する条件として、修理申請NOを選択します。

 

[保存する値]はデータの新規追加と同様です。(修理申請NOを除く

 

 

【ポイント:特定する条件(保存先の部品)】

保存先アプリケーションの部品では、値の重複を禁止している部品が表示されます!

※値の重複がOFFとなっている場合には表示されません。

 


3.データの更新

 (完了報告から申請有無チェック一覧へ更新)


①完了報告アプリケーションへアクセスします。

 

②データの追加・変更時の処理>処理の作成をクリックして、以下の設定をします。

 

 タイトル:チェックアプリへデータを更新 (←任意に変更してください。

 処理を行うタイミング:データの変更時に行う

 処理対象の絞り込み:修理完了後の写真/作業完了日/完了報告←任意に変更してください。

 処理タイプ:データを更新
[保存先アプリケーション]申請有無チェック一覧

 

[変更対象のデータを特定する条件]の設定が必要です。

 変更対象のデータを特定する条件として、修理申請NOを選択します。

 

[保存する値]は完了報告に関する部品を選択してください。

 

 

※基本的な考え方と設定は1・2と同じです。

※既に登録されているデータを更新しますので、完了報告から申請有無チェック一覧に対して、新規追加は不要です。

 


【補足①:設定全般について】


・作業依頼アプリと完了報告アプリについては、自動採番でNOを発番しています。
※データの更新については、どのデータを更新するか判断するために、申請NOのようなユニークな番号が必要となります。

 

・申請有無チェック一覧のアプリケーションでは、データを受け取る情報と同じ部品タイプを配置してください。

 

・データの追加・変更時の処理の作成におけるタイトルは、他のアプリ管理者がわかる名称をご記入ください。

 

・通常アプリケーションでご案内しておりますが、申請アプリケーションでも設定は同様です。

 


補足②:処理を行うタイミングについて


 

   [データの追加時に行う]・・・初回のデータ登録した際に動作します。
[データの変更時に行う]・・・データを変更した際に動作します。

 

 [データの変更時に行う]については、
[必ず行う][選択した部品のいずれかが変更されたときに行う]2パターンございます。

 

 [必ず行う]・・・どの部品が変更されても、動作します。

 [選択した部品のいずれかが変更されたときに行う]・・・特定部品が変更された場合のみ、動作します。

 

※「値の置換」でデータを変更したとき、データの追加・変更時の処理の処理は行われません。

※「CSVファイルからインポート」でデータを追加・変更したとき、データの追加・変更時の処理は行われません。

 


補足③:処理対象の絞り込みについて


 

アプリケーションA登録/変更することで、アプリケーションC登録/更新できることはご理解いただけたと思いますが、

全データを対象とせずに、特定の条件を満たした場合に実行させる場合には、絞り込みを行ってください。

 

例えば、こんな・・・

 

◆プルダウン部品の[完了]が選択されたら、自動処理を実行させる場合

 

◆作業完了日の[日付部品]が入力されたら、自動処理を実行させる場合

 

◆申請書アプリケーションで、[決裁状況が完了]となったら、自動処理を実行させる場合

 


検証用サンプルアプリをご活用ください。


本記事でご紹介しております[作業依頼/完了報告/申請有無チェック一覧]サンプルとしてダウンロードいただけます。

(※全て通常アプリケーションタイプとなります。)

 

ダウンロード

 

ダウンロード後、テンプレートファイルは解凍せずに、ZIPファイルのまま取り込んでください。
AppSuiteへのテンプレート登録方法については、下記をご覧ください。

 

    ※テンプレート登録方法に関する説明動画はこちら

    ※よくあるご質問はこちら

 

得意先申請から得意先マスタを更新する業務や物品申請から在庫マスタを更新させる業務など、その他の自動処理の活用方法については、こちらをご覧ください。

 

本件に関するお問い合わせは、下記までお気軽にお申し付けください。

 

[お問い合わせ先]

株式会社 ネオジャパン カスタマーサクセス部

E-mail:csuccess@desknets.com

みなとデスクネッツ編集部

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みなとデスクネッツ編集部

もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい! desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。