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【AppSuite 自動処理コツ】 ワークフロー申請の「下書き」で反応しない？原因と正しい設定方法
こんにちは。1on1個別相談会を担当している、カスタマーサクセス部の橋本です。
いつも AppSuite の自動処理機能をご活用いただき、誠にありがとうございます。
通常アプリケーションはもちろん、申請書アプリケーションでも自動処理をご利用いただく機会が増えています。その中で最近、「ワークフローで申請したのに正しく動かない」「あれ、なんで？」というお問い合わせが増えてきました。
本記事では、よくある原因と設定のポイントをご案内します。
まず結論：下書き保存では自動処理が反応しないケースがあります！
特定の条件で自動処理を設定している場合、「下書き保存」のタイミングでは
反応しないことがあります。
その理由は、 AppSuite に登録されるデータの状態が、下書き保存と申請時で異なるためです。
データの挙動を理解しよう
下書き保存をせずに、直接「申請」した場合、
申請時にデータが AppSuite に新規登録されます。
┗決裁状況：決裁待
┗下書きID：値なし
┗申請システムID：値あり
┗申請日時：値あり
一度「下書き保存」してから、あとで「申請」した場合
ステップ1（下書き保存）で、 AppSuite に「下書き」として新規登録されます。
ステップ2（申請）で、同じデータが更新され、各値が以下のように変化します。
［ステップ1：下書き保存］→［ステップ2：申請］
┗決裁状況：下書き → 決裁待
┗下書きID：値あり → 値なし
┗申請システムID：値なし → 値あり
┗申請日時：値なし → 値あり
ポイントは、
「下書き保存の場合も、すでに一度 AppSuite にデータが登録されている」
ということ。
この挙動を前提に、自動処理の条件やトリガーを設計する必要があります。
自動処理がうまく動くための設定のコツ
・決裁状況＝下書きを含めない。
・「申請システムID」や「申請日時」が“値あり”になるタイミングで実行する
・決裁状況＝完了を判定に使うと誤作動が減ります。
新規登録時だけでなく、更新時にも条件が正しく判定されるか確認しましょう。
これらを踏まえて設定いただくと、正しく動作します。ぜひ一度ご確認ください。
ちなみに、「決裁状況」の値は以下の種類がございます。
決裁待
差戻し
取消し
完了
否認
強制完了
下書き
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その他パターンでうまくいかない場合は、下記までお気軽にご連絡ください。
株式会社ネオジャパン カスタマーサクセス部
TEL: 045-640-5921
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