アップスイート活用術 2022.01.31

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年700時間の作業時間を削減し、3万枚のペーパーレスなど業務改善を実現【株式会社環境管理センター様インタビュー】

株式会社環境管理センター様は2021年に50周年を迎え、環境調査・分析・コンサルタント業務と幅広く対応しており、新たな環境コンシェルジュとしてお客様が抱える環境課題の解決まで寄り添うことを掲げています。新型コロナウイルス感染症が広がる前、同社では受注関連の書類を印刷して回覧に回していました。別の拠点の担当者に回覧が必要な場合には、社内便を利用することも。しかしリモートワークとなり、業務を見直した際、既に導入していたdesknet’s NEOと連携できるAppSuiteを使えば、業務効率化が実現できるのでは、とひらめいたといいます。今回、AppSuite導入の経緯や導入して実際どうなのかについて、事業企画室の榊原彬夫さんに話を伺いました。

リモートワークを機に、アナログからの脱却を決意

―まずは御社の事業や榊原様の役割についてご紹介をお願いできますか。

（画面左下が榊原様）

【榊原】

私たちは環境の調査や分析、コンサルティングなどを行っている会社です。お客様はB to Bで、例えば、河川の水質調査、PM2．5などの大気の調査、建物に使われていることがあるアスベストの調査や分析から、ほかにもお客様が商業施設建設などの大規模事業を行う際の周辺への環境影響評価の実施など、環境コンサルティング業務を行ったりすることもあります。ちなみに私は、事業企画室で新規事業の立ち上げや全社の業務改善など、多岐にわたる業務に携わっています。

―ちなみにdesknet’s NEO を2017年4月に導入いただき、2020年1月にAppSuiteを導入していただくまでの経緯や決め手などについてお聞かせいただけますか。

【榊原】

以前は他社のグループウェアを使用していましたが、ワークフローをもっと活用したい、インターフェースが使いにくいという理由から2017年4月、desknet’s NEOに乗り換えました。ちなみに現在、当社では主にグループウェア（desknet’sNEO）、顧客情報管理システム、受注管理システム、生産管理システムの４つの基幹業務システムが稼働しています。

案件を受注したとき、営業部門から技術部門に回覧する受注確認用書類があります。顧客名や実施日、実施内容などが記載されているもので、重要な書類です。これまでは営業の事務担当が紙に印刷して、関係各所に回覧していました。当社は、本社以外にも、東京の神田や埼玉、千葉にも拠点があり、関係者が別の拠点にいる場合には、社内便を利用して回覧を行っていました。紙なので、回覧が滞ってしまうこともありました。いずれにしてもこれらは業務停滞につながるため、アナログを脱却して、デジタルに移行したいと常々検討を重ねていました。ちなみにAppSuiteがリリースされた当初からお試し版を利用していましたが、新型コロナウイルス感染症の広がりを受けて、いよいよ本格的に検討を始めることにしたのです。

当初から現在あるシステムを増やさずに業務改善を図りたいというのが大前提にありました。kintoneも検討しましたが、desknet’s NEO以外のシステムが増えてしまうのと、コストをあまりかけずにアプリを作成できるAppSuiteにアドバンテージがあったので、AppSuiteの導入を進めることにしました。そして2020年7月、5ユーザー分のライセンスを購入し、営業企画2名、基幹システムの保守・運用をしてくれているパートナー企業の2名、そして私の5名で試しに受注確認用アプリを作成することにしました。

最大13人の回覧先を自動入力する仕組みを実現

―AppSuiteとコマンドラインツール、エクセルの関数を使って、受注確認用アプリを作成し、最大13人になる回覧先の自動入力を実現したと伺っています。

【榊原】

今回AppSuiteを導入する際には、受注管理システム内にある案件の詳細が記載されたPDFの添付ファイルも抽出したいという要望がありました。そこで基幹システムの保守・運用に携わってもらっている外部のパートナー企業に受注管理システムからPDFを抽出しつつ、最大13人になる回覧先を自動入力できる仕組みを作ってほしいと依頼。データベースから抽出したデータに対して、コマンドラインツールを使用して、AppSuiteに反映する仕組みを作るのにかなり苦労しました。というのも、AppSuiteでは部品によって入れられる条件や文字数制限、記号はNGなどの制約があります。それを調べながら、コマンドラインツールを作成してもらうのと同時に、回覧先を決めるために必要なエクセルで使用する関数を社内で作成しました。開始3カ月後くらいには回覧先を自動入力でき、PDFも抽出できると確信できたので、2021年3月、無事に導入できました。

―AppSuiteで受注確認用アプリを作成する際、こだわった点を教えてください。

【榊原】

これまでとなるべく同じようなインターフェースで作業ができるようにと、レイアウトは既存の受注確認用アプリをベースに作成しました。さらにもっと見やすくするために、項目ごとにグレーで囲み、行間や文字の大きさも調整し、作成しました。

一番課題だった回覧については、回覧先をコマンドツールとエクセル上の関数を使って、回覧先を自動入力できるように改善。さらに担当者が確認し終えると、次の担当者に自動で通知が届く設定を行いました。そのおかげで回覧が滞ることがなくなりました。

《受注確認アプリイメージ》

＊権限は⑬まで続く

複数の拠点で回覧が必要な場合には、1週間かかることがありましたが、Appsuiteを導入してから最短で即日、回覧を完了できるケースも出てきました。

―今回、AppSuiteの導入で実際にどれくらいの改善ができたのでしょうか。

【榊原】

どれくらい改善できたかを知るために、これまで受注確認用書類を印刷して、回覧をしていた営業の事務担当者に話を聞きました。

すると、これまで次のような流れで回覧をしていたことが分かりました。

【手順１】営業担当者から確認書の印刷依頼

【手順2】書類を整理

【手順3】回覧

【手順4】別の拠点がある場合は書類を封筒に封入

【手順5】回覧回収

このように全てのプロセスを細分化して、確認書1枚あたりにかかる作業量を換算したところ、年間700時間かかっていることが分かりました。そしてAppSuiteを導入したことで作業時間の削減はもちろんですが、年間3万枚使用していた紙も不要になり、さらに拠点間の郵送費削減もできました。ペーパーレスになったことで環境に配慮した取り組みになったのも良かった点です。

改修を重ね、もっと使いやすいものへと進化させたい

―AppSuiteの今後の展望について教えていただけますか。

【榊原】

承認先の中には技術担当が含まれてるケースが大半です。しかし技術担当は顧客先での作業のため外出していることが多く、データ入力・申請などができずに滞る場合があります。今後は外出先でも手軽にモバイル経由でデータ入力・申請などの業務ができるように改善していこうとしています。課題は山ほどあるのでシステムの統合を図りながら、今後も業務改善を推進していきたいと思います。

こちらは展望というよりは要望になってしまいますが、、、現在、営業担当、受注金額、関連部署により同じ書類でも承認経路が微妙に違うため、複雑でdesknet’s NEOにある現状のワークフロー機能では対応できません。そのためCSVで申請経路をAppSuiteに入れて対応しています。今後はワークフローでも申請経路をCSVなどで入れれるように拡充していただきたいと考えています。

―ありがとうございました。今後、活用いただく際にご支援させていただけることがあれば、尽力しますのでお声がけください。本日はお忙しいところ誠にありがとうございました！

＜会社紹介（インタビューにご協力いただいたお客様）＞

会社名：株式会社環境管理センター

会社概要：環境調査・分析・コンサルタント業務を通し、お客様の環境課題を解決する環境総合コンサルティング会社

URL：https://www.kankyo-kanri.co.jp/

＜AppSuiteコマンドラインツール＞

https://www.desknets.com/neo/help_apps/ja_JP/appendix/appstool/001.html

＜コマンドラインツールを使用して、AppSuiteに反映する仕組みを構築いただいたパートナー様のご紹介＞

会社名：株式会社ネットパークドットコム
会社概要：システム開発、システムコンサルティング、Webアプリケーション開発
URL：https://www.netpark2000.co.jp/

本案件に関しましてはdesknet’sNEOのAppSuiteを使用しての開発となりましたが、環境管理センター様の業務改善に少しでも貢献できたようで、弊社としても非常に嬉しい思いです。

今回のご要望を満たす内容がAppSuiteで実現できるのか、検討→実装→テストの繰り返しでしたが、試行錯誤を重ね実務で使用できるまでに至りました。提供されているWebアプリの中にでも今回のように有用な部品が隠れていることがあります。そう言ったものを我々システム開発会社からご提案できるようにならないといけないと気付かされた案件でもありました。
今後はより一層注意深く物事を捉え、お客様の業務構築、改善などの一助を担えるような会社を目指して参りたいと思います。