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導入事例

　MFP連携TOP＞ワークフロー＞申請管理

■ワークフロー

Index----------

申請の管理(削除・完了等)を行います。
※この機能は「サブウィンドウ」を表示しなければ使用出来ません。

１．申請管理一覧を表示する手順

手順1-1.[申請管理]リンクを押します

サブウィンドウの【管理機能】欄にある[申請管理]リンクを押します。

●申請管理一覧

管理している申請一覧が表示されます。

一覧の[進捗]欄は、申請先の全ユーザーのうち、何人のユーザーがこの申請を承認したかを表しています。

●申請の参照

申請管理一覧から”表題”リンクを押します。申請先のユーザーが登録した決裁状況やコメントの履歴が表示されます。

[決裁状況]欄には、作成した申請の、現在の状況が表示されます。

選択範囲	説明
決裁待ち	申請が承認作業中の状態
差し戻し	申請が否認され差戻確認作業中の状態
完了申請	申請が承認された状態
強制完了	承認作業中に強制的に完了された状態

●完了した申請書

「完了」した申請書の場合、申請書参照画面の下部に、「CSV出力」、「文書管理連携」、「Ridocエージェント連携」ボタンが表示されます。

各ボタンを押下することで、以下の処理が行なわれます。

ボタン	処理
CSV出力	表示中の申請内容を、CSVファイルに出力します。ボタンを押下することで、「ファイル名を付けて保存」画面が表示されます。
文書管理連携	[管理者設定]-[文書管理連携設定]で設定された、文書管理機能上のフォルダに、申請内容のCSVファイルと、PDFファイルを取り込みます。
Ridocエージェント連携	[管理者設定]-[共通設定]で設定された、desknet'sサーバ上のフォルダに、申請内容のPDFファイル、テキストファイル、書誌事項CSVファイルを出力します。

● Ridocエージェント連携について

「Ricoエージェント連携」ボタンを押すと[共通設定]で設定されたdesknet'sサーバ上のフォルダ（申請書式に「出力先フォルダ」が指定してある場合は、指定されたフォルダ）に申請内容のPDFファイルと添付ファイル、書誌事項CSVファイルを出力します。
そのPDFファイルの内容は、申請内容に設定されているHTML部品のテキスト部のみを抽出し、PDFファイルに出力したものです。
その他（押印欄、文書名、文書No、作成日、作成者、添付ファイル欄）については前バージョンと同様の書式となります。
書誌情報CSVファイルに関しては、前バージョンと同様のフォーマットで出力します。
※（１．）Ricoエージェント連携を行い場合は必ず[管理者設定]－[共通設定]の「書誌事項CSVファイルの保管場所」項目、もしくは、申請書式の「出力先フォルダ」項目にパスの設定を行ってください。
※（２．）「内容」欄では、HTML書式により中央寄せされている文字や装飾されている文字でも通常のフォントでの出力となる。
※（３．）書誌情報CSVファイルに出力するキーワードについては、申請書内容の『複数行テキスト』の部品内の [ ] を検索し、抽出します。

■Ricoエージェント連携で出力されたファイル

■PDFファイルの内容

内容欄の複数行テキストに書かれている書誌情報CSVファイルへ出力するキーワードは、
[旅行先：ハワイ]
[滞在期間：７日間]
[宿泊先：ホノルルホテル]
[連絡先：123-456-7890]
の４つです。

■書誌情報CSVファイルの内容

内容欄に書かれていたキーワードがI～L欄に出力されています。

２．申請を完了する手順

手順2-1.[申請管理]リンクを押します

手順1-1と同様です。

手順2-2.完了したい申請を選択します

申請管理一覧画面の[選択範囲]欄より、完了したい申請を選択します。

選択範囲	説明
ユーザー任意	一覧でチェックした申請を選択します。
表示中の申請すべて	一覧に表示されている申請を選択します。
一括選択	すべての申請を選択します。

手順2-3.を押します

を押すと完了の確認メッセージが表示されます。

手順2-3.を押します

を押すと完了されます。

３．申請を削除する手順

手順3-1.[申請管理]リンクを押します

手順1-1と同様です。

手順3-2.削除したい申請を選択します

申請管理一覧画面の[選択範囲]欄より、削除したい申請を選択します。

選択範囲	説明
ユーザー任意	一覧でチェックした申請を選択します。
表示中の申請すべて	一覧に表示されている申請を選択します。
一括選択	すべての申請を選択します。