desknet's NEO 未来につながる働き方会議 デスクネッツ女子編

仕事もプライベートも充実させたい!忙しい女性の働き方は、グループウェアで変わる!〜「未来につながる働き方会議」デスクネッツ女子編〜

趣味や育児にも時間を割きたい女性にとって、働き方改革の実現は仕事を続けていく上で重要なポイント。今回は、desknet's NEOを実際に利用している女性ユーザの方に集まっていただき、女性にとっての「未来につながる働き方会議」を開催しました。

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仕事の悩みも新人の情報共有もコレひとつで解決!〜desknet's NEOとの出あい〜

−本日はお集まりいただきありがとうございます!ぜひ赤裸々にお話をいただければと思います。まずは自己紹介と、desknet's NEOとの出あいについて教えてください。

わたしがいる管理グループは、労務や経理、人事など、マニュアル作成以外の仕事はすべてといえるほど広い業務を担う「なんでも屋さん」です。以前、弊社は今とは別のグループウェアで勤怠・工数管理をしていました。ただ、「管理」といっても勤務時間と業務内容が登録されているだけだったので、お給料日前には工数などのデータを目でチェックし、抜けがないか確認をしていました。それが大変で…。
また、そのグループウェアの複雑な管理に対応できる担当者が1人しかいなかったため、リスクヘッジを考えて環境を改善しようとクラウドのグループウェアを検討。desknet's NEOに出あいました。

家電メーカーのコーポレートPRを担当しています。まだ入社1年ほどで、すでにdesknet's NEOは社内に導入されていました。
前職で他社のグループウェアを使っていたのですが、desknet's NEOは使い始めのときから、アイコンを見ればどこに何があって何ができるかがわかったので、違和感なく活用できました。

わたしは採用時の適性検査などを販売している会社で働いています。13人と少人数の会社で、グループウェアを導入する必要はないのでは?ともよく言われたのですが、弊社にとってdesknet's NEOはなくてはならないツールです。
わたしは今の会社に来て初めてグループウェアを使いましたが、すぐに慣れることができました。中途採用のわたしでも、共有されている過去のスケジュールや回覧板を見て社内の動きが理解できたので、仕事にもわりと早くなじめましたし、desknet's NEOが導入されていて助かりました。

わたしはdesknet's NEO開発会社の人事を担当しています。わたし自身はITに疎くて、まさかIT企業で働くなんて、というタイプだったのですが、今では会社説明会などの採用イベントでウェブ会議機能を使って社内の様子をライブ中継したり、学生と社員との対談をオンラインで実施しています。そんなことができるようになるなんてわれながら信じられませんが、desknet's NEOなら簡単にできるんですよ。

−皆さん、出あってから早くにdesknet's NEOに慣れることができたのですね。星さんはグループウェアの移行を経験されたようですが、desknet's NEOを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

女性の上司と一緒にグループウェアの刷新を検討していたのですが、2人ともdesknet's NEOのデザインのかわいらしさや親しみやすさに惹かれて、最後は導入を決めました。SNSをやっている人なら直感的に使い方がわかると思います。

わたしも直感でわかりました!

desknet's NEOの開発では、使いやすさを重視しています。パッと使えるって嬉しいですよね。取扱説明書とにらめっこってあまりしたくないっていうか…。

やさしいデザインになっていますよね。たとえば、社内回覧みたいにトピックを送れる回覧機能には、「確認しましたよ」を送り主に伝えるための「確認」ボタンがついています。特に説明がなくても、「トピックの内容を読み終えたら、この『確認』を押せばいいんだ」って、すぐにわかります。

ITが苦手な社員だとわからないこともでてきますが、そのときはまわりの社員に聞けばだいたい解決します。互いに声をかけあいながら、スムーズに導入することができました。

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物理的な距離も心の距離も縮まって、コミュニケーションが変わった!〜desknet's NEOの活用法〜

−誰でもすぐに使えるわかりやすさがdesknet's NEOの特長なんですね。さまざまな機能がありますが、よく使っている機能はありますか?

先ほどお話した回覧機能をよく使っています。わたしは自社を社会にアピールするとともに、社外の大事な情報を社内に伝える役割を担っています。そんな情報共有に便利なんです。たとえば、他社の新製品情報をニュースとして社内回覧したとします。すると、皆がトピックにコメントをつけてくれます。同じカテゴリーの商品開発をしている社員は、他社と自社製品の違いをコメントで熱く語ってくれました。それで「あの人にあんな熱い一面があるなんて…」って他の社員が驚いたり。互いを知るキッカケができるんです。desknet's NEOにはコミュニケーションツールがたくさんあるので「それキッカケ」で新プロジェクトが生まれたこともあります。

わたしも回覧機能を使っています。以前は会議の議事録を紙でまわしていたのですが、外出したり休暇をとっていたりする人のところで止まってしまって、13人全員にまわるのに数日かかっていたんです。でも、回覧機能を使えば、議事録を全社員にすぐ届けることができるので、情報共有のスピードが全然ちがいます。田形さんの会社のように、気になったところには社員がコメントもつけてくれます。面と向かって言いづらいことや、タイミングが合わないと言い出しにくいことも気軽に書き込めるので、コミュニケーションが取りやすくなったと感じています。

わたしはTwitterのようにつぶやきが発信できる「ネオツイ」をよく使っています。メールや回覧をするほどでもない、ちょっとした情報をつぶやいています。desknet's NEOの意外な使い方を発見したときにもつぶやいています(笑)。
また、1対1でしっかり連絡をとるために、ネオツイのダイレクトメッセージ(DM)もよく使いますね。「既読/未読」もわかりますし、SNS的に自分のペースで反応できるので、便利です。以前は、社員ひとりひとりが「個」の世界に入っていて、PCにひたすら向き合って静まり返っている社内だったのですが、コミュニケーション手段が豊富なdesknet's NEOを導入してから互いの距離が縮まり、リアルな会話も増えました。

会社に電話があって担当者が不在だったときに、その人の席に付箋を貼って伝言を残すことってあると思うんですけど、弊社はフリーアドレス制で社員の決まった席がないので、誰がどこに座るかが毎日変わるんです。なので、伝言の付箋を貼っても意味がなかったりします。でもdesknet's NEOで相手の画面にシステム的な付箋を貼っておけば、席に関係なく伝言できます。伝言もれの心配もないので、「○○さんは、ちゃんとメモを見てくれたかしら?」と心配する必要もなくて安心です。

弊社はクライアントに常駐している社員もいるのですが、物理的に離れている社員との情報共有もスムーズになりました。飲み会の誘いも回覧機能を使っているので、気軽に誘うことができるようになりました!

−星さんは、desknet's NEO導入の目的が、勤務時間と工数の照合・チェック等の負荷削減にあったと語られていましたが、それは達成されたのでしょうか?

いま現在、勤怠管理は別システムで行っていますが、お給料日前の工数との照合に丸1日かかっていたのが、5分程度に削減されました!数字的に合わないところ、おかしなところがある社員にはネオツイのDMで確認の声もかけられるので、締め日に向けた作業がとてもラクになりました。

弊社はdesknet's NEOのタイムカード機能を使っていますが、労務管理の担当者もラクになったと言っていました。

ちょっと話題が変わりますが、desknet's NEOでクローズドなコミュニケーション空間がつくれるのもいいですよね。女子だけのやりとりの場とか。desknet's NEOの「電子会議室」を使えば、そんな場もつくれますよね。それに限らずプロジェクトごとに会議室をつくって活用されているお客さまも多いです。電子会議室にナレッジをためているユーザーさまで、こんなことがあったそうです。新プロジェクトの打ち合わせをウェブ上でしている時に、「そういえば過去に似たような企画があったな」と気づいた社員が、古い企画書を電子会議室から引っぱってきた。それで討議がスムーズになった、と。

古いナレッジって、ちょっと前までは飲み会で酔っ払った上司から伝授される、みたいなことがありましたよね。でも今ならITでさわやかにナレッジが受けつげる(笑)。女性ってお酒の場が苦手な人もいるので、そういうところにもグループウェアの魅力を感じますね。

皆さんに聞いた!ここが嬉しいdesknet’s NEOの特長・社内のやりとりが活性化する!・なんでも言えるような、女性だけのコミュニケーション空間もつくれる!・ナレッジの蓄積や受けつぎもスムーズに!
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物理的な距離も心の距離も縮まって、コミュニケーションが変わった!〜desknet's NEOの活用法〜

−皆さん、それぞれの会社や業務に合ったdesknet's NEOの使い方をされていますね。会社全体の使い方でなくても、個人的にこんな使い方をしている、という裏ワザ的なものはありますか?

前職まではフリーのウェブサービスでメモをつくっていたのですが、今はdesknet's NEOのメモパッドを使っています。タグをつけて管理できますし、情報漏えいの心配もありません。

わたしはスケジュール機能に助けられています。プライベートの予定も含め、desknet's NEOのスケジュールに全部入れています。フラメンコを習っているのですが、毎週同じ時間にレッスンがあるので定期予定としてずっと先まで一括で予定を入れています。「レッスン」って(笑)。それを見た他の社員は、最初は「おおっ」ってなるんですけど、そのうち「レッスン」の前には打ち合わせ等を入れないでおこうってなってくれて、定時の帰社が自然と成立するようになりました。

弊社ではアンケート機能を使って社外セミナー等のレポートを提出しています。アンケートはいくつかの質問項目が入ったフォーマットでつくられていて、真っ白な状態から書きはじめるよりずっとラクです。収集したレポートはCSVで落とせるので、まとめるのもあっという間です。社員の感想を一覧で見ると、同じ質問でも人それぞれで興味深いのですが、それがスピーディに楽しめるのでありがたいです。

弊社でも社内研修の感想や評価をアンケート機能で集めています。業務やセキュリティに関する定期確認テストもアンケートで実施しています。拠点が離れていても同じテストをタイムラグなしでできますし、集計も可能なので便利です。

社員教育的にもdesknet's NEOは有効ですよね。

−スケジュール管理から社員教育まで、desknet's NEOのカバー範囲は広いですね!その他、楽しい使い方、便利な使い方はありましたか?

電車遅延による遅刻は、desknet's NEOのつぶやきで報告するようにしています。電車内だと電話ができませんし、メールも送った人がかならず見てくれるとは限りませんが、不特定多数に送れるつぶやきなら、誰かが見てくれるので便利です。

電車遅延の報告につぶやきを使うのはいいですね!

似たような話では、弊社では落とし物があったときにつぶやきを使っています。たとえばピアスをなくした時に、女性ってなかなか言いだせなかったりするんです。でも、つぶやきなら「誰か知りませんかー」って言えたりします。で、すぐに「あったよ」って見つかる。

スケジュールカレンダーの予定につけられるアイコンって楽しいですよね。月に1回、ママ社員が集まってお弁当を食べる「ママランチ会」があるのですが、その予定にお花のマークを入れています。毎回ものすごく盛り上がるので、お楽しみの時間が近づいてくる!とアイコンを見てワクワクします。

わたしも電話の伝言メモには電話アイコン使ったり、飲み会のスケジュールにはビールアイコンを使っています。

製品サイトからアイコンをダウンロードして追加することもできますし、アイコンがあるだけでスケジュールに色合いがでる感じがいいですよね。ドアから人が出ていく絵柄のアイコンがあって、それを予定につけていると、「あ、この人すごく帰りたいんだな」って伝わったりとか(笑)。

スケジュールにクライアント名も入れることにしているのですが、わたしはクライアント別にアイコンを使いわけています。弊社では皆がアイコンにこだわるようになってきていて(笑)。入力するときの楽しみにもなっているし、そこからまたコミュニケーションが生まれたりもしています。

皆さんに聞いた!ここが嬉しいdesknet’s NEOの特長・メモパッドからアンケートまで多彩な機能で仕事の支えに!・スケジュール管理に工夫ができるからワークライフバランスをとるのに最適!・アイコンを使って自分好みの画面にするのが楽しい!
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女性の「働き方改革」の実現を多方面からサポート!〜働く女性を応援するdesknet's NEO〜

−これまで皆さんの使い方についてお聞きしてきましたが、「働き方改革」が推進されている今、desknet's NEOは女性の働き方にどんな影響を与えると思いますか?

desknet's NEOがあることでプライベートを確保しやすくなっています。先ほどの星さんのように、プライベートの外せない予定は早めにdesknet's NEOに入れるようにしています。生活にかかわる色々なものをうまく両立させるのに役立ちます。

弊社は20年、30年勤続の方が結構いる会社で、産休や育休からの復職率も高いんです。フレックスや時短勤務を結構前からやっていますが、それがスケジュールとしてdesknet's NEOに入力され、カレンダー表示されるので、ひとりひとりの事情が自然と他の皆に共有される。そういったことから、無理な残業を入れられることは全くありません。わたしもdesknet's NEOの助けを借りて育児と仕事を両立しています。

弊社も産休や育休がとりやすくなっています。育休中でもdesknet's NEOにログインすれば社内にいるスタッフと同じ情報が得られます。長期休暇をとる女性って、「休みが終わる時にスムーズに復帰できるかな」と不安になりますけど、家にいながら手持ちの情報が充実していると、不安が解消されることがあります。たとえばスケジュールに訪問先を書き込むように勤務中の社員が努めていれば、産休の社員にも「あ、新しいお客さんだ」って伝わる。詳細はわからなくても新しいお客さんの名前を知っているというだけで復帰の時にちょっと違ったりすると思うんですね。

産休や育休って「もうちょっと期間を延ばしたい」という要望が生まれやすいですよね。そんな期間変更の手続きが、子どもの寝ているスキに家でできたら、すごくいいと思うんです。それもdesknet's NEOなら可能です。
「女性活躍」を目指す上で、働き方が選べることはとても大切だと思っています。新しい取り組みがどういった形で女性を支えるのかを考えながら、わたしも、より豊かな仕事環境づくりをしていきたいです。

−貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました! desknet's NEOを上手に利用した皆さんの働き方は、多くの女性にとって参考になると思います!
皆さんに聞いた!ここが嬉しいdesknet’s NEOの特長・産休や育休前後の不安も解消。柔軟な働き方につながる!・働き続けられる環境が生まれ、女性の人生設計に確かな選択肢が増える!・仕事などの可視化で、互いに適度な気遣いが発生。温かい職場がつくれる!

あなたにとっての
desknet's NEO とは?

皆さんにとって「desknet's NEO」は
どういうものか、一言で表していただきました!

働く女性にうれしい機能を備えた
「desknet's NEO」、今ならお試し体験実施中です!
ぜひ座談会出席者が感じているdesknet's NEOの
メリットを、実体験してくださいね。