回覧・レポート

回覧したい書類やレポート提出物など、あらかじめ設定した閲覧者(通知先)に対して一斉に回覧させることができる機能が回覧・レポートです。
また、通知先に設定したすべての閲覧者が、それぞれいつ内容をチェックしたかなども一目でわかります。
閲覧者が内容を評価したコメントに対し作成者側でも返信することができるなど、密度の濃いコミュニケーションが行えます。

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新着/未確認の回覧・レポートを表示する(基本画面)


自分で作成した書類や、確認依頼のあった書類などが一覧形式で保存されます。
それぞれの書類は分類して区別できるように、フォルダ形式で管理することができます。
あらかじめ設定されているフォルダは6つあります。
それぞれのフォルダを選択すると、内容が一覧で表示されます。
新着/未確認では、回覧・レポートの新規作成、確認済み処理、既読・未読処理ができます。

新着/未確認の回覧・レポートを表示する(基本画面)



受け取った回覧・レポートの詳細を確認する


回覧・レポートの新着/未確認から閲覧したい回覧・レポートの表題のリンクを押すと、該当する回覧・レポートの詳細画面が表示されます。
回覧・レポートの内容を確認済みにしたい場合にはこの画面から行います。
※この画面を表示すると、既読情報が"既読"になります。

受け取った回覧・レポートの詳細を確認する



受け取った回覧・レポートにコメントを登録する


回覧・レポートの詳細画面のコメント履歴に表示されているコメント登録リンクを押すと、コメント入力エリアが表示されます。
※完了状態の回覧・レポートにはコメントを登録することはできません。

受け取った回覧・レポートにコメントを登録する



回覧・レポートをダウンロードする


回覧・レポートまたは、添付ファイルのダウンロードができます。
[ダウンロード]ボタンを押すとダウンロードのメニューを表示します。

回覧・レポートダウンロードメニュー


添付ファイルダウンロードの索引ファイル
ダウンロードした添付ファイルの圧縮ファイルには、索引ファイル(index.csv)が含まれています。
索引ファイルには種別、氏名、代表組織、作成日時、非公開、作成者、ファイル名、ファイルサイズ(KB)、エラー内容、ファイルパスが出力されています。
※展開後のファイルには元の氏名・添付ファイル名と異なる可能性がありますので、索引ファイルのファイルパスをご確認ください。


ファイル名重複時の連番付与
回覧・レポートと、本文の添付ファイル部品に同名のファイルが添付されていた場合や、長い氏名やファイル名がカットされ、カット後に同名になった場合、氏名やファイル名に連番を付与することがあります。
連番が付与される代表的な例は以下の通りです。



通知先からコメントが登録された回覧・レポートを確認する


回覧・レポートの新着/未確認でピンクに表示されている回覧・レポートの表題のリンクを押すと、通知先のユーザーからコメントが登録された回覧・レポートの詳細画面が表示されます。
回覧・レポートに登録されたコメントの内容を確認済みにしたい場合にはこの画面から行います。
※この画面を表示すると、既読情報が"既読"になります。


通知先からコメントが登録された回覧・レポートを確認する


・回覧・レポートを確認していないユーザーへ通知を出す
未確認者へ通知リンクを押すと、未確認者へ通知ウィンドウが表示されます。
※未確認者へ通知リンクは、回覧・レポートの作成者以外には表示されません。
※完了した回覧・レポートの場合、未確認者へ通知リンクは表示されません。
※メール通知機能、伝言・所在機能が使用できない場合、未確認へ通知リンクは表示されません。
未確認者への通知ウィンドウ表示


[OK]ボタンを押すと、設定した通知方法により通知先に通知されます。


ウォッチリストの回覧・レポートの一覧を表示する


ウォッチリストフォルダのリンクを押すと、ウォッチリストへ登録した回覧・レポートが一覧に表示されます。
ウォッチリストフォルダでは、回覧・レポートの新規作成、ウォッチリストからの削除、既読・未読処理ができます。

ウォッチリストの回覧・レポートの一覧を表示する


ウォッチリストに追加した回覧・レポートのお知らせ
ウォッチリストに追加した回覧・レポートの新着通知
ウォッチリストに追加されている回覧・レポートへコメントが登録されると、上記のメッセージがお知らせへ表示されます。
※お知らせが通知されるかどうかは、[ネオツイ]-[個人設定]-[お知らせ通知設定]、または[管理者設定]-[運用設定]-[画面デザイン設定]-[お知らせ通知設定]の「回覧・レポート」項目の値によって異なります。
※コメントが1件も登録されていない回覧・レポートが、お知らせに表示される場合もこのメッセージが表示されます。
   また、この時に日時は表示されません。
※作成時に「コメント登録、変更時にネオツイで[お知らせ]を通知する」のチェックを外した回覧・レポートは、コメントが登録されてもお知らせは表示されません。


作成した回覧・レポートの一覧を表示する


作成分フォルダのリンクを押すと、自分が作成した回覧・レポートが一覧に表示されます。
作成分フォルダでは、回覧・レポートの新規作成、完了処理、ゴミ箱へ移動ができます。

作成した回覧・レポートの一覧を表示する


・回覧・レポートを移動する
回覧・レポートを移動する

一覧の回覧・レポートの左にあるグリップ上でマウスボタンを押したままにし、ゴミ箱、確認済みフォルダまたは確認済みフォルダ内の任意のフォルダの上でマウスボタンを離すと、回覧・レポートを移動する確認ウィンドウが表示されます。
移動確認の[はい]ボタンを押すと、対象のフォルダに回覧・レポートを移動させることができます。


回覧・レポートを新規作成する


[回覧・レポートの作成]ボタンを押すと、回覧・レポートの作成画面を表示します。

回覧・レポートを新規作成する


すべての入力が完了したあとで、[作成内容の確認]ボタンを押すと回覧・レポートの作成内容確認画面が表示されます。
[下書き保存]ボタンを押すと、作成した回覧・レポートが下書き保存されます。

書式部品を使用した入力モード
書式部品を使用した入力モードでは書式部品を使用して書式の入力を行えます。
書式部品を使用した入力モード



回覧・レポートの作成内容を確認する


[作成内容の確認]ボタンを押すと、内容の確認画面が表示されます。

回覧・レポートの作成内容を確認する


[作成]ボタンを押すとデータが保存され、通知先に設定したユーザーの新着/未確認に到着します。


回覧・レポートを再送信する


自分が作成した回覧・レポートの詳細画面にある[再送信]ボタンを押すと、回覧内容を変更し改めて通知を行う再送信画面が表示されます。
※すでに完了状態の回覧・レポートは再送信できません。

回覧・レポートを再送信する

作成画面で登録できる内容をすべて変更できます。

すべての入力が完了したあとで、[作成内容の確認]ボタンを押すと回覧・レポートの作成内容確認画面が表示されます。
※再送信を行っても、再送信前に登録されたコメントは閲覧できます。


ゴミ箱の回覧・レポートの一覧を表示する


ゴミ箱のリンクを押すと、自分が削除時にゴミ箱に移動、または各フォルダの一覧からゴミ箱に移動した回覧・レポートが一覧に表示されます。
ゴミ箱では、回覧・レポートの新規作成、完了処理、削除ができます。

ゴミ箱の回覧・レポートの一覧を表示する



・回覧・レポートを移動する
回覧・レポートを移動する

一覧の回覧・レポートの左にあるグリップ上でマウスボタンを押したままにし、ゴミ箱、確認済みフォルダまたは確認済みフォルダ内の任意のフォルダの上でマウスボタンを離すと、回覧・レポートを移動する確認ウィンドウが表示されます。
移動確認の[はい]ボタンを押すと、対象のフォルダに回覧・レポートを移動させることができます。


下書きの回覧・レポートの一覧を表示する


下書きのリンクを押すと、下書き保存した回覧・レポートが一覧に表示されます。
下書きの一覧では、回覧・レポートの新規作成、削除ができます。

下書きの回覧・レポートの一覧を表示する



下書きから回覧・レポートを作成する


下書きの回覧・レポートの表題リンクを押すと、回覧・レポートの作成画面が表示されます。

下書きから回覧・レポートを作成する


入力が完了したら[作成内容の確認]ボタンまたは[下書き保存]ボタンを押してください。


回覧・レポートの一覧を表示する(確認済みフォルダ)


回覧・レポートの確認済みフォルダには確認済みの状態に変更された回覧・レポート、または作成分フォルダ、ゴミ箱から移動した回覧・レポートが表示されます。
回覧・レポートの完了処理、ゴミ箱に移動ができます。

回覧・レポートの一覧を表示する(確認済みフォルダ)



回覧・レポートを削除する


ゴミ箱一覧画面、下書き一覧画面の[削除]ボタンをクリックすると削除確認ウィンドウが表示されます。
削除確認ウィンドウの[はい]ボタンを押すと、該当の回覧・レポートが削除されます。


フォルダを管理する


回覧・レポート一覧の確認済みフォルダツリーでは、フォルダの作成、変更、削除を行うことができます。

フォルダを管理する


・フォルダを移動する
フォルダを移動する

フォルダの上でマウスボタンを押したままにしてマウスを上下に移動させ、任意の位置でマウスボタンを離すとフォルダの位置を変更することができます。


回覧・レポートを検索する


画面左のメニューを開いた状態にすると表示されるオプションに、検索機能があります。
添付、表題、状態、キーワード、作成者、重要度、作成日など、様々な条件を入力して回覧・レポートを探すことができます。

回覧・レポートを検索する