来訪者管理

来訪があることが予定されている場合、スケジュール機能と連動させてその来訪者を事前に登録しておける機能が来訪者管理です。
来訪者をあらかじめ登録しておくことで、受付担当者が来訪予定を事前に把握することができ、応対担当者へスムーズに取り次ぐことができます。
受付担当者は来訪者管理の受付担当者用機能を利用することでその日の来訪予定者の一覧情報を取得でき、「どこにご案内するか」「来訪があったことを誰に伝えればよいか」などを前もって判断することができます。
来訪者の受付状態を管理者が設定した受付状態で管理することができるため、受付業務をきめ細かく行えます。

印刷ボタン

来訪者情報を登録する


来訪者の情報は、スケジュール機能または設備予約機能で登録を行います。
※以下の説明は、スケジュール機能での来訪者の登録を説明しています。設備予約機能からの登録も手順は同じです。

・スケジュール登録画面
スケジュール登録画面

スケジュール登録画面の[来訪者]ボタンを押すと、来訪者登録ウィンドウが開きます。

来訪者登録ウィンドウ


すべての入力が完了したあとで、[OK]ボタンを押すと、スケジュール(設備予約)の登録情報に来訪者の情報が設定されます。


来訪者の一覧を表示する(基本画面)


操作ユーザーが受付担当に設定されている当日の来訪者を一覧に表示します。
※[機能管理]-[受付担当者設定]で受付担当者に設定されたユーザーのみ利用することができます。

来訪者の一覧を表示する(基本画面)



来訪者の詳細を確認する


来訪者一覧の時間帯のリンクを押すと、来訪者の詳細画面が表示されます。

来訪者の詳細を確認する


[変更]ボタンを押すと、受付状態が変更されます。


連絡先の詳細を確認する


来訪者一覧の応対者のリンクを押すと、連絡先の詳細画面が表示されます。

連絡先の詳細を確認する



来訪者を検索する


画面左のメニューを開いた状態にすると表示されるオプション機能に来訪者検索があります。
キーワード、応対場所、期間などの条件を入力して来訪者を探すことができます。

来訪者を検索する



便利な機能を利用する


画面左のメニューを開いた状態にすると来訪者管理の便利な機能を利用することができます。
便利な機能には、現在表示中の来訪者のリストを印刷する機能があります。

便利な機能を利用する



来訪者の予定を印刷する


画面左のメニューを開いた状態にすると表示される便利な機能に印刷用表示があります。
印刷した上で、受付業務を進めることもできます。
※印刷表示する来訪者情報は、来訪者一覧に表示されている来訪者情報です。
特定の来訪者情報を印刷表示したい場合は、検索を行って来訪者情報を特定してください。

来訪者の予定を印刷する