文書管理(システム管理)

文書管理のシステム管理では大きく3つの設定ができます。

・文書管理の機能管理メニューを使用できるユーザー(機能管理者)の設定
・1ページの表示件数など機能全体に関わる設定
・取込ディレクトリや、メールからの文書管理への自動取り込みに関わる設定

※システム管理者のみ利用できます。

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設定状況を確認する


設定メニューの設定状況リンクを押すと、設定状況一覧画面が表示されます。
文書管理の各種設定の設定状況を確認できます。

設定状況を確認する



共通設定を行う


設定メニューの共通設定リンクを押すと、共通設定画面が表示されます。
文書管理の共通設定ができます。

共通設定を行う


設定が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。


ファイルダウンロード設定を行う


設定メニューのファイルダウンロード設定リンクを押すと、ファイルダウンロード設定画面が表示されます。
文書の一括ダウンロード設定ができます。

共通設定を行う


設定が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。


機能管理者を設定する


設定メニューの管理者設定リンクを押すと、管理者設定画面が表示されます。
文書管理の機能管理者を設定できます。
機能管理者に設定されたユーザーは、機能管理を利用できます。

機能管理者を設定する


設定が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。


指定したディレクトリからファイルを自動的に登録する


設定メニューのファイル取込設定リンクを押すと、ファイル取込設定画面が表示されます。
Webサーバー上に存在するディレクトリからファイルを取込んで指定した文書管理のフォルダに登録します。

指定したディレクトリからファイルを自動的に登録する



ファイルからの取込設定を追加する


ファイル取込設定一覧画面の[取込設定の追加]ボタンを押すと、取込設定の追加画面が表示されます。

ファイルからの取込設定を追加する


入力が完了したら、[追加]ボタンを押してデータを保存してください。
※取込終了後、ファイルは取込元ディレクトリから削除されます。
OSのシステムフォルダやミドルウェアのインストールフォルダ、desknet's NEOのモジュールが置いてあるフォルダなどは設定しないようにしてください。


ファイルからの取込設定を変更する


ファイル取込設定一覧画面の取込元ディレクトリのリンクを押すと、取込設定の変更画面が表示されます。

取込設定の変更画面

変更が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。


ファイルからの取込設定を削除する


一覧画面、変更画面の[削除]ボタンを押すと削除確認ウィンドウが表示されます。
削除確認ウィンドウの[はい]ボタンを押すと、該当の取込設定が削除されます。削除された取込設定は復活できません。十分にご注意ください。


受信メールの添付ファイルを自動的に登録する


設定メニューのメール取込設定リンクを押すと、メール取込設定一覧画面が表示されます。
自動取込を行うメールサーバー情報を設定し、受信したメールに添付されているファイルを文書として指定した文書管理のフォルダに登録します。
※ひとつのメールに複数のファイルが添付されている場合、ひとつの文書として登録します。

受信メールの添付ファイルを自動的に登録する



メールからの取込設定を追加する


メール取込設定一覧画面の[取込設定の追加]ボタンを押すと、取込設定の追加画面が表示されます。

取込設定の追加画面


入力が完了したら、[追加]ボタンを押してデータを保存してください。


メールからの取込設定を変更する


メール取込設定一覧画面の取込元ユーザーIDリンクを押すと、取込設定の変更画面が表示されます。

取込設定の変更画面

変更が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。


メールからの取込設定を削除する


一覧画面、変更画面の[削除]ボタンを押すと削除確認ウィンドウが表示されます。
削除確認ウィンドウの[はい]ボタンを押すと、該当の取込設定が削除されます。削除された取込設定は復活できません。十分にご注意ください。


自動取込の取込時間間隔を設定する


設定メニューの取込時間間隔の設定リンクを押すと、取込時間間隔の設定画面が表示されます。
ファイル取込設定、メール取込設定で設定したファイルの自動取込を行う取込間隔の設定を行います。

自動取込の取込時間間隔を設定する


設定が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。
※取込を行った文書の所有者は「システム管理者」になります。


自動取込をバッチファイルで起動する


「取込時間間隔の設定」からの起動以外に、Windowsのバッチファイルや、UNIXのcronを利用してコマンドから自動取込処理を行うこともできます。
※V3.5R1.2以降では、スケジューラーから自動的に起動されるようになったため、バッチファイルなどによる手動起動は行えなくなりました。

自動取込の開始は、サーバーマシンが起動する際に、1回だけ起動していただければ結構です。
ですが、サーバーマシンを毎日再起動(例えば退社時にはサーバーを停止)されている場合には、マシンが起動する度に自動取込の開始を行って頂く必要があります。
このような手間を軽減するため、自動取込をコマンドから起動ができます。

以下、サーバーOSがWindows、UNIX(LinuxやSolaris)の場合に分けてコマンドからの自動取込の手順を説明します。


★サーバーOSに『Windows』OSを利用している場合・・・
WindowsOSの場合、付属の「タスクスケジューラ」を利用して自動的に起動できます。



★サーバーOSに『UNIX(LinuxやSolaris)』OSを利用している場合・・・
UNIX(LinuxやSolaris)の場合、「cron」コマンドで自動的に起動できます。