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事業継続のためのテレワークで新型コロナウィルスの脅威から従業員と会社を守る

新型コロナウイルスの世界的な蔓延を受け、企業の「テレワーク」の導入目的は大きく変化しています。
自社の事業と従業員を守るためのテレワーク環境を整備するクラウドツールと、
その具体的な活用法をご紹介します。

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事業継続のためのテレワークで新型コロナウィルスの脅威から従業員と会社を守る

新型コロナウイルスの世界的な蔓延を受け、企業の「テレワーク」の導入目的は大きく変化しています。
自社の事業と従業員を守るためのテレワーク環境を整備するクラウドツールと、その具体的な活用法をご紹介します。

進まない
「働き方改革のためのテレワーク」

これまで企業では、「介護・子育てによる人手不足の解消」「スキマ時間の活用による生産性の向上」「従業員の満足度の向上・離職率の低下」「企業イメージの向上・新規人材の確保」などを目的とした、テレワークの導入・実践が行われてきました。

しかし、100%テレワーク化が可能な業務は限定的であり、工場や店舗、作業現場などの業務を中心とする従業員への適用が難しいこと、また導入にあたっては社内規程の準備や各種社内調整が必要ということもあり、国内のテレワーク導入率は19.1%(総務省「令和元年版情報通信白書」より)と、すべての企業に導入されている状況ではありません。

進まない「働き方改革のためのテレワーク」

今求められる
「事業継続のためのテレワーク」

近年、超大型台風の上陸や大規模な地震、新型コロナウイルスの感染拡大などで、従業員が平常通り出社できない事態が発生しています。そうした状況において、「業績への影響を最小化する」ことを目的としたテレワークの検討が急ピッチで進められています。

一部の従業員が、またすべての従業員が職場に出社できないような状況下で、いかに事業の稼働率・売上を落とさずに事業を存続させるか。その施策として「事業継続のためのテレワーク」が求められているのです。

今求められる「事業継続のためのテレワーク」

desknet's NEOとChatLuckで
事業継続を支える
テレワーク環境を構築する

グループウェアdesknet's NEOとビジネスチャットChatLuckがあれば、
事業継続のためのテレワークを支える環境を今すぐ構築できます。
緊急時の事業継続に関わる様々なシーンでの活用イメージをご紹介します。

すべての従業員に会社の方針・指示を伝達する

すべての従業員に会社の方針・指示を伝達する

どんな緊急事態であっても、常時必要になるのが、従業員に対して会社の方針を正しく指示・伝達するための手段です。例えば緊急連絡網による電話連絡には、伝達スピードの遅さに加え、大規模災害時には通信事業者による発信規制が行われたり、個人連絡先を従業員間で共有することでプライバシーの問題に繋がったりと、多くの課題があります。

社内ポータルを情報共有の中心地に

desknet's NEOには、「ポータル」と呼ばれる従業員向けのホームページを作成する機能が搭載されています。ポータルには、社内への案内や通達を掲示する「インフォメーション」や、自身の予定を管理・共有する「スケジュール」、従業員の出退勤時間を管理する「タイムカード」など、従業員が日々利用する様々な情報をまとめて掲載できます。

desknet's NEOを導入し、日々の業務に必要な情報をすべてポータルに集約することで、平常時から従業員が毎日自らアクセスする環境を作れると共に、緊急時にも「ポータルを見れば会社からの指示が来ている」という意識を作り上げることができます。

ChatLuck画面02

desknet's NEOのポータル画面とインフォメーション

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従業員の安全・安否を確認する

BCP(事業継続計画)の策定において、大規模災害などの緊急事態が発生した際に、最初に行うアクションが、従業員の安否確認です。安全の確認ができたメンバーで対策本部を設置し、事業復旧のためのアクションに繋いでいきます。

従業員の安否確認を行うため、各社が提供する安否確認サービスを利用することもできますが、災害の混乱・パニックの中では、使い方がわからない、ログインできないなどの問題が発生し、スムーズな安否確認を行えないこともあります。

毎日使う環境だから安否確認もスムーズ

desknet's NEOは、標準で「安否確認」機能を搭載しています。すべての従業員が日々利用する環境で安否確認を行えるので、万が一の際にも落ち着いて報告が行えるとともに、被災していないメンバーも状況をリアルタイムで把握できるので、現場同士で協力しあい、事業復旧に向けた様々な活動に繋ぐことができます。

ChatLuck画面02

desknet's NEOの安否確認画面(PC、携帯電話、スマートフォン)

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自宅や外出先から会議に参加できる仕組みを用意する

緊急時においては、どうしても全員がオフィスに出社できない状況が発生します。その間の各種対策の立案や、スムーズな業務遂行に有効となるのが、リモートから打ち合わせに参加できる「ウェブ会議」の仕組みです。

離れたオフィスの会議室と会議室を繋ぐ「テレビ会議システム」の導入は一般的になりましたが、ユーザー管理など運用面の負担や導入コストの問題から、個人が自宅や外出先から会議に参加できる環境まで整備が進んでいる企業は多くありません。

利用者全員がいつでも使えるウェブ会議

desknet's NEOには「ウェブ会議」機能も搭載されています。専用の機材を必要とせず、会議室の予約と同じ操作でウェブ会議室を予約し、時間が来たら「参加」ボタンを押すだけで、すぐにウェブ会議に参加できます。

利用者全員がいつでも使えるウェブ会議

desknet's NEOのウェブ会議画面(PC)

オフィスの会議室と会議室の間はもちろん、自宅や外出・出張先からも会議に参加できるので、テレワーク中の情報共有もスムーズに行えます。もちろんユーザー管理はdesknet's NEO上で一元化、追加の運用負担もありません。

利用者全員がいつでも使えるウェブ会議

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※無償支援サービスではウェブ会議はご利用いただけません。

取引先やサプライチェーンとの連絡手段を確保する

取引先やサプライチェーンとの連絡手段を確保する

事業を継続するためには、取引先やサプライチェーン、顧客との連絡手段の確保も重要となります。例えばメールでのやりとりを考えた場合に、従来のクライアント型メールでは、過去のメールやアドレス帳がすべて個々人のPCに保存されるため、そのPCにアクセスができない状況では、業務を継続することができません。

個人からの連絡のほか、企業としても、取引先や株主などのステークホルダーに対して、適切なタイミングでの情報発信が求められます。

メールとアドレス帳をウェブで一元管理

desknet's NEOの「ウェブメール」機能を使えば、全従業員のメールとアドレス帳を、サーバー上で一元管理することができます。どのPCからでも、同じメールボックス・同じアドレス帳を利用できるので、テレワーク環境でもすぐに業務が行えます。

ChatLuck画面02

desknet's NEOのウェブメール画面(PC、スマートフォン)

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社外への情報発信をワークフローで手順化

個人からの連絡のほか、企業としても、取引先や株主などのステークホルダーに対して、適切なタイミングでの情報発信が求められます。
desknet's NEOの「ワークフロー」機能を使って、自社ホームページやTwitterなどソーシャルメディアの更新・投稿依頼をルール化しておけば、緊急時にもスムーズな情報発信が行えます。

ワークフロー画面

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メールと会議に依存した非効率な業務スタイルを変革

メールと会議に依存した非効率な業務スタイルを変える

従業員間の業務連絡・コミュニケーション効率の向上は、緊急時に限らず平常時においても、生産性向上のための大きな課題です。メール処理に一日の大半を費やしたり、一日の業務が会議に参加するだけで終わったりなど、旧態依然とした業務スタイルの変革が求められています。

チャットで様々な業務連絡をスピーディに

ビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」は、メールに代わる新しいコミュニケーションツールです。部署やプロジェクトなど複数のメンバー間・個人間で、短いメッセージで用件を伝え合うことで、社内コミュニケーションの速度と効率を向上させるとともに、不要な会議を減らすことができます。

ChatLuck画面02

ビジネスチャット ChatLuck(PC、スマートフォンアプリ)

災害時やテレワーク環境においても、チャットツールは大きな効果を発揮します。自宅やオフィス外にいるメンバーともリアルタイムで情報共有が出来るほか、例えばテレワーク時の自宅での業務開始・終了連絡をチャットで行うことで、離れた場所にいてもメリハリをつけて業務を進めることができるようになります。

ChatLuck画面02

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紙・Excelで行われている事務処理を電子化する

紙・Excelを用いた業務の運用・管理をシステム化

テレワークの導入を妨げる要因の1つが、現場部署で紙・Excelを用いて行われている、様々な業務の管理・運用です。紙はそのものが手元にないと処理が行えず、またExcelで作成した管理台帳などを誰かのPCで一元管理するか、またはファイルサーバーなどで共有しているために、自宅や外出先からアクセスできず、業務を困難にしています。

現場主導で様々な業務・管理をウェブ化

業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」を使えば、こうした紙・Excelの管理・運用を、誰でも簡単にWebシステム化できます。利用にあたって、htmlやプログラミング、データベース開発などの知識は一切必要ありません。

ChatLuck画面

顧客管理・案件管理・生産管理・予約管理など、様々な現場の業務情報をWebシステム化することで、テレワーク環境で行える業務の範囲を広げられるとともに、平常時の業務効率も大幅に向上できます。

アプリ作成例:テレワーク作業報告書

案件一覧

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※無償支援サービスではAppSuiteは試使用のみ可能です。

豊富なセキュリティで安全性を担保

テレワーク環境を検討する際に必ずテーマとなるのが、セキュリティです。自宅や外出先から社内の業務情報にアクセスさせることに対して、拒否反応を示す人も多いでしょう。desknet's NEOは、複数のセキュリティオプションを組み合わせて、自社にマッチした安全性の高い環境を簡単に構築できます。

SSLによる通信の暗号化
SSLによる通信の暗号化 インターネットを介してやりとりされる情報をすべて暗号化することで、データの盗聴や改ざんを防ぎます。
接続元IPアドレス制限
接続元IPアドレス制限 サービスの利用を社内ネットワークなど特定のネットワークからのみに制限できます。
BASIC認証による追加認証
BASIC認証による追加認証アクセス時にお客さま環境専用のID / パスワードによる追加認証を行います。
強固なパスワードポリシー
強固なパスワードポリシーパスワードの長さや有効期間、連続ログイン失敗時のログイン制限など、強固なポリシーを設定できます。
セキュアブラウザ
セキュアブラウザ (有償)社外PCやスマートフォンからの添付ファイルアクセスを閲覧のみに制限できます。
クライアント認証
強固なパスワードポリシーあらかじめクライアント証明書をインストールしたデバイスのみ利用を許可できます。

例1:接続元IPアドレス制限+BASIC認証を組み合わせる

接続元IPアドレス制限+BASIC認証を組み合わせる

例2:クライアント認証を利用する

クライアント認証を利用する

例3:セキュアブラウザを利用する

セキュアブラウザを利用する

期間限定の
テレワーク無償支援サービス

現在ネオジャパンでは、新型コロナウィルスの感染拡大に伴う
お客さまのテレワーク環境の整備を支援するため、
グループウェアdesknet's NEOとビジネスチャットChatLuckクラウド版の
期間限定での無償提供を行っています。
2020年6月末まで、両サービスを完全無償でご利用いただけますので、
この機会にぜひお試しください。

もっと詳しく知りたい方は