- 上長の出張が多く承認・決裁が遅れがち。
- 拠点をまたぐ申請書のやりとりで郵送・通信コストがかかっていた。
- 過去の報告書を参照したいが、探すのが大変。
- 申請・届出書類のオンライン化で、申請状況が可視化され、決裁が迅速に！
- ペーパーレス化の実現で業務コスト削減！
- 検索性が向上。セキュリティも強化。
そんな簡単にシステム化なんてできないじゃないカー！
設計できます。業務の流れに合わせたワークフローシステムで解決かもめ！
「ワークフロー」は、各種届出や申請書類を決められたユーザーへ申請し、承認を受けるという一連の流れをオンライン化し、スピーディーな申請業務を実現します。ペーパーレス化によるコスト削減にも効果があります。
入力部品を組み合わせて、経費申請や出張申請、有給休暇届などさまざまな申請書の書式を作成できます。部品はドラッグ＆ドロップで自由に並べ替えることができ、思い通りの申請書を作成できます。
申請経路には、個人やグループでの合議を設定できます。「経理部長」「経理担当」といった役割（ロール）単位の設定も可能で、人事異動時の手間を軽減できます。「申請金額が10万円以上」など、内容によって経路を分岐することも可能です。
外出先でスマートフォンから自分に届いた申請を確認ができ、承認処理やコメント記入を行うことができます。上司が外出していて申請処理が停滞するといったことがなくなります。
- 申請書を紙で提出しているため、他の書類と混ざって紛失することや、出張で長期不在者がいると途中で滞ってしまうことがあった。
- 拠点をまたぐ申請書類は郵送していた。途中で否認されると最終承認を得るまでに数週間かかってしまうこともあった。
- 申請書の提出をデスクネッツのワークフローに移行。自動承認・代理承認機能の利用により、承認スピードが向上した。
- 部署・拠点間をまたがる申請書の決裁もスムーズに進むようになった。
- お客様から商品の初期不良・故障の問合せがあると、報告書が各上長に確認され、過去の故障の事例と照らし合わせてから代替品を送付するので、お客様をお待たせしてしまっていた。
- 報告書が全員に確認されるまでに数日かかっていた。
- ワークフロー利用により、上長は外出先でも報告書を確認できるように。商品管理部門にフローが回ってきたところで代替品を送付するという迅速な対応ができ、関係者間での対応状況の共有も可能に。
- 過去の対応を参照できるので、同じクレームが発生したときに素早い対応が可能になった。
- 報告書やお知らせを、複数メンバーへ確実に伝達する手段がほしい。
- CC・BCCメールが異常に多く業務に支障が出る。
- 営業日報を外出先から提出したい。
- 複数メンバーに、迅速かつ確実に情報伝達。
- いつ・誰が、確認したか・していないか、状況を一目で把握。
- メールを減らして業務効率化。
「回覧・レポート」は、お知らせの回覧や、報告書の提出など、メンバーとのコミュニケーションを効率化する機能。複数メンバーに、情報を確実かつ迅速に伝えるのに便利です。
いつ・誰がそれを確認したか・していないか、といった状況も一目で把握できます。
回覧内容についてのコメントやその返信は1箇所に集約され、全員で共有できます。メールにありがちな「全員に返信」によるメール流通量の増大を防げます。
添付ファイルを付けて回覧しても、ファイルは1箇所にしか保存されないため、メールサーバーに負担をかけません。
あらかじめ定型の書式を登録しておくことができるので、定期的に回覧する書類もすぐに作成できます。書式を作成する際はリッチテキストエディタ機能により、文字の大きさや色の変更などさまざまな装飾を行うことができます。
- ある居酒屋チェーンでは、本社から各店舗へのお知らせにFAXを利用していた。100店舗以上に、1日約10枚のFAXをやりとり。社内にはFAX送受信専用のスタッフがおり、利用頻度の高さゆえFAXがたびたび故障していた。
- 社内のお知らせを回覧・レポートに移行。毎月の定休日、人事情報、鮮魚仕入れ情報、報告書、アルバイトの時給変更のお知らせなど、幅広く利用。FAX通信費・印刷用紙・ FAX修理代の大幅削減になった。
- クレーム報告書や営業日報を紙で提出していたが、全員の確認を得るまでに10日～2週間かかっていた。上長が確認して指示を出すのが遅れ、お客様への対応の遅れにつながっていた。
- 回覧・レポート機能で、提出したい相手に一斉配信。コメント欄の利用でクレームの対応がスムーズになった。
- 商品開発部や社長も閲覧し、現場のリアルな声を商品開発にも生かせるようになった。
- 文書が個人個人で管理されており、共有されていない。
- 大事な文書がどこにあるか、どれが最新かわからない。
- 文書を紙で保管しているが、コストがムダだし探す際に手間がかかる。
- 文書やデータをグループウェアサーバー上で一元管理・共有。
- 文書の複数世代管理ができ、過去の文書の内容を確認できる。
- 文書のペーパーレス管理により、検索性向上やコスト削減が実現。
特定の人にしか見せたくない文書もあるじゃないカー！
アクセス権限管理で、限られたメンバーだけに文書を共有して解決かもめ！
デスクネッツの「文書管理」では、Office文書やデータファイルをグループウェアサーバー上で一元管理します。ドラッグ＆ドロップによる文書のフォルダ整理やファイルの一括アップロードができるなど、高い操作性で共有文書の管理を効率的に行えます。
文書の更新履歴を最大10世代分保存でき、いつでも過去の文書の内容を確認できます。更新履歴には、「いつ」「誰が」「どのファイルを更新・追加・削除」したのかが記録されます。
ロールバック機能により、文書の変更内容に誤りがあった場合などに、いつでも過去の文書に戻すことができます。
フォルダやファイルに対してアクセス権を設定できます。各文書を特定の部署やメンバーのみに閲覧・編集させるなど、柔軟な設定ができるので、限られたメンバーだけで共有したい文書の管理も安心です。
文書の追加・更新があった場合に、関係者に通知メールを送るよう設定することもできます。
- FAXでやりとりする見積書・注文書をファイリングしていたが、ファイリングする際や、後から探し出す際に非常に手間がかかっていた。
- プリンタ複合機連携で、FAXデータを文書管理機能に取り込む設定に。日付と時間でファイリングされるので、検索のしやすい見積書データベースが構築できた。
- 通知設定も活用。営業管理職にはファイルが取り込まれると通知が届くので、見積り・注文状況を迅速に把握できるようになった。
- 業務機器の使い方がわからない場合は取扱説明書を取りに事務室まで戻っていた。機器が増えたり変更されたりするたびに説明書は増える一方で、見たい説明書がすぐにわかるように整理したいと考えていた。
- 説明書を全て文書管理に掲載。使い方がわからないときは近くのPCやタブレットから確認できるようになった。
- 大量の説明書を保存するスペースが削減できた。
