ユーザー意見交換会

2018年9月開催レポート

9月11日にユーザー企業さまをお招きし、desknet'sの活用状況や課題点などについて、弊社スタッフを交え、ディスカッションを行う「ユーザー意見交換会」を開催しました。
弊社からは、営業、マーケティングなど各部門のスタッフが出席し、参加者の皆さまからたくさんのご意見を頂くことができました。それらの一部をここで紹介します。

参加企業さま

  • 製造業:2018年導入。desknet's NEOクラウド版を460ユーザーでご利用中。
    主な利用機能:ポータル、ウェブメール、設備予約、伝言・所在
  • IT・情報通信業:2011年導入。desknet's NEOパッケージ版を300ユーザーでご利用中。
    主な利用機能:スケジュール、ToDo、ワークフロー、インフォメーション
  • 建設業:2010年導入。desknet's NEOパッケージ版を350ユーザーでご利用中。
    主な利用機能:スケジュール、回覧・レポート、文書管理、アンケート
ユーザー意見交換会写真

この日はdesknet's NEOの社内浸透について議論が集中。まずは活用を始めて日の浅い、製造業のお客さまから以下の質問がありました。

ユーザー1
製造

弊社は標準25の機能のうち10のアプリケーションを浸透させていくところから始めていますが、個々人で瀕用する機能に偏りがあり、使われない機能は全然つかわれないという状況が生まれています。desknet's NEOを社内定着させるために、まずは「スケジュール」機能を浸透させようと考えてます。スケジュール管理を同機能でスムーズに行いたいです。ですが今はスケジュールを入力してくれる人は稀です。どうしたら定着するでしょうか。

建設

弊社では、「スケジュールカレンダーに入力してくれ」といった感じでガチガチに命令するようなことはしなかったです。ただ、何かあるたびに「あ、その情報はNEOのどこどこにあるよ」「NEOのこの機能を使うとスムーズに仕事がいくよ」とdesknet's NEOの使用を促していきました。

ユーザー1
製造

それはシステム部門からの催促でしょうか。

ユーザー2
建設

「使ってくれないと、私らが困っちゃうんだよね」みたいな愚痴とかもシステム部門が伝えつつ、「使ってみてよ」と社員の背中をぽんと押すことを、あらゆるところでやりました。それがスケジュール入力の定着につながったと思います。

ユーザー5
IT・情報通信

私たちは少しやり方が違っていて、「スケジュール」より先に「ワークフロー」を浸透させました。休暇届け等、一部の申請はdesknet's NEOからでないとできない、という体制をつくったんです。休暇をとらざるをえない状況は誰しも必ず来ますから、それで半強制的にdesknet's NEOを使わせた。そこから、他の機能の利用へと徐々に利活用の幅を拡大。スケジュール入力も定着しました。

企業風土によりますが、とっかかりをつくったり、ガチガチに命令で固めて徹底「しない」ということも、すばらしい施策と思います。もちろん上意下達で「スケジュール入力を!」と呼び掛けて定着させたお客さまもいらっしゃいます。たとえば管理職や経営陣が、社員のスケジュールの空き状況を眺めて、空いているところにバンバン自分と社員の共同予定を入れていく、といった形でスケジュール入力を定着させたユーザーさまもいらっしゃいました。

ネオジャパン
ユーザー1
製造

突然、上長との共同予定がスケジュールカレンダーに表示されるようになっても、社員は文句が言えませんよね。上司からすれば「いや、だってお前、その時間のスケジュールが空きになっていたじゃないか」という話になる。すると、社員は「予定を入れておかないとまずい」という意識をもってスケジュール入力を始める。

仰るとおりです。これも半強制的な施策と言えますが、有効です。

ネオジャパン

続いて、ワークフローについて話題が展開しました。

ユーザー1
製造

先ほど、「ワークフロー」を浸透させた、というお話がでましたが、ワークフロー自体が弊社では活用しきれていません。休暇申請をさせるにしても、特に年配の方などにとっては、高いハードルと感じられることだと思うのです。そのあたりの壁はどう乗り越えられましたか。

ユーザー5
IT・情報通信

正確にいうと、「ワークフロー」だけでなく「インフォメーション」も併用しました。「インフォメーション」で「ワークフロー」の使い方を徹底したのです。ネオジャパンが提供してくれている「かんたんマニュアル」や、弊社独自のレクチャー資料などを貼りつけて、全社通達しましたね。それを見ても「わからない」という人は皆無だったと思います。

ユーザー2
建設

弊社がdesknet'sを導入した当時は、他社製のほとんどのグループウェアに全社通達機能がありませんでした。古い話になりますが、「インフォメーション」の便利さには舌を巻きましたね。細かい仕様をつくって情報共有ができますから。ただ、「ワークフロー」が弊社内に定着したのは比較的、近年になってからです。

それは、なぜでしょうか。

ネオジャパン
ユーザー2
建設

実は、それまでワークフロー専用のソフトを使っていたのです。そのソフトが、相当厳密に紙の稟議書などを再現できたので、同ソフトに慣れていた経営陣から「desknet's NEOの『ワークフロー』で同じことが再現できないか」と再三言われたのですね。最終的には、再現性という面では完全ではなかったものの、desknet's NEOでも近い仕様が実現できて、desknet's NEOの「ワークフロー」も社内展開できました。

いちばんお困りになられたのは、どのような点でしょうか。

ネオジャパン
ユーザー2
建設

経路設定です。弊社では、部門体制が頻繁に変わったり、部署間異動があって役職が兼務になったりと、経路に影響のある社内変動があります。そのため、ピッタリな経路がつくれなかったり、あるいは経路変更時にそれを再度、社内徹底する機会が必要になったり、といった事態が何度も発生しました。desknet's NEOは、過去に提出したワークフローを複写して新しいワークフローを作れますが、複写した時に、「更新前の古い経路」が複写されてしまうので、それをいちいち修正しなければなりません。そこには手間がかかると感じました。

率直なご意見ありがとうございます。そのお声は弊社内で早急に共有し、製品への反映に活かしてまいります。

ネオジャパン
 

機能によっては、あまり活用されないものもあるということで、さらなる利活用に向けて、ここから皆で社内定着の智慧を絞る方向へ話が展開していきました。

ユーザー5
IT・情報通信

先ほど製造業の方も仰っていましたが、25の標準機能があるdesknet's NEOは便利なのですけれど、機能によってはあまり使われないままになっているものもあります。desknet's NEOがせっかく多様な可能性を秘めているのに、それを活用しきれていないのがもったいないと感じています。どうしたら、眠っている機能が活用されるようになるか。具体的な成功事例が知りたいです。

ユーザー2
建設

事例の話が聞きたいというのは、弊社の情報システム部門も口々に語り合っているところです。ネオジャパンのdesknet's NEO製品サイトには「導入事例」の項目があります。そこには豊富な事例情報のストックがあり、読み込めば非常に有意義なのですが、たとえば「グループウェア社内浸透」など課題別には整理されていないですよね。これが課題別に整理されていると便利だな、と思っています。

業務課題別に事例を整理し、課題に沿った事例へのアクセスができるよう改良を加えてまいります。ご意見ありがとうございます。

ネオジャパン
ユーザー5
IT・情報通信

たとえば弊社では「来訪者管理」機能があまり使われていません。これを社内に浸透させるのに成功した事例はありますか。

あるユーザーさまはまず一部署内で「来訪者管理」の活用を定着させ、その便利さを同部署のメンバーに体感してもらったところで、喜びの声を社内宣伝。「インフォメーション」等を使ってPRし、他の部署から「うちも使いたい」と声があがるように働きかけたそうです。その結果、他部署にも「来訪者管理」が定着。社内の成功事例が2、3と出たら、全社活用まで一気に進みました。「この機能は使わないともったいない」という意識の雪崩現象みたいなものが起こって、そこから全社浸透まではすぐでした。

ネオジャパン
ユーザー1
製造

社内でモデルケースをつくるというのは確かにいいかもしれません。

その会社さまは、「モデルケースからはじめるdesknet's社内浸透」で次々と機能を定着させました。また、別の会社さまは業務アプリ作成ツールAppSuiteも同じように定着させたそうです。その会社さまは、desknet's NEOの「設備予約」機能では管理しきれない、貸し借りが頻繁な細かな備品管理をAppSuiteでつくったアプリで代替したのですが、アプリを便利そうに使っている情報システム部門、管理部門を見て、社内から「うちも使いたい」と声があがり、それを皮切りにAppSuiteの認知と活用が広がったそうです

ネオジャパン
ユーザー5
IT・情報通信

現場が「うちでも使いたい」と自主的に声をあげて、利活用が広まっていくと、現場がITによる業務改善に前向きになりますよね。そうして、現場が意識をもってIT活用をするようになると、ITによる働き方改革にとっても大きなプラスになります。

仰るとおりです。そうして働き方改革を成功させている事例が、desknet's NEOユーザー会社さまにはたくさんございます。

ネオジャパン

この後も、活発な議論が続くなかで以下のような要望が参加者から寄せられました。

  • 「インフォメーション」の新規作成がどこから行えるかわかりにくい、という声がよく聞かれる。もっとわかりやすい仕様にしてほしい
  • 「スケジュール」の組織スケジュール欄でも、登録先が「組織」単位で選択できるようにしてほしい
  • 「来訪者管理」で、ユーザーを受付担当にしても参照のみしかできないような設定も可能にしてほしい

ご意見は全社で共有し、今後の製品・サービスの改善につなげてまいります。

今後もユーザー意見交換会を開催してまいります。
皆さまのご参加をお待ちしております。

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