最新グループウェア徹底比較 機能編 制作:マイナビニュース

グループウェアとは?
グループウェアとは、メール/スケジュール/掲示板/ワークフロー/コミュニケーションなど、企業内で情報共有を行うにあたり必要となる各種機能を備えたソフトウェアのこと。製品によって機能の有無やコスト、使い勝手などが異なるため、企業のニーズに応じて最適なものを選ぶことが求められる。

もっと効率的な情報共有 グループウェアdesknet's NEO

近年、ビジネスシーンで特に注目されているキーワードが「働き方改革」だ。各企業単位での取り組みはもちろん、少子高齢化が問題視される日本で成長戦略を実現するにあたり、日本政府としても働き方改革への積極的な取り組みを実施している。そうした中、多様な働き方の実現、場所を選ばず業務を遂行するための基盤、業務自体の効率化など、働き方改革を強力に支援するツールとして見直されているのがグループウェアだ。

日本国内において、グループウェアは2000年代の始め頃から急速に広まっていった。こうした需要の拡大によって、各ベンダーから実に数多くの製品・サービスが市場に投入されてきたが、現在ではいくつかの主要製品がシェアを占めている状況となっている。そこで本稿では、より多くのニーズを集めているクラウド型のグループウェアを中心に、機能面の比較を実施。候補としたのは、国内外を含む5つの主要なクラウド型グループウェア製品「Microsoft Office 365」「G Suite」「サイボウズ ガルーン」「サイボウズ Office」「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」だ。

製品名 提供形態 提供元 最新バージョン(提供時期)
Microsoft Office 365 クラウド 日本マイクロソフト 非公表
G Suite(旧:Google Apps for Work) クラウド グーグル 非公表
サイボウズ ガルーン オンプレミス/クラウド サイボウズ 4.6(2017年10月)
サイボウズ Office オンプレミス/クラウド サイボウズ 10.8(2017年10月)
desknet's NEO オンプレミス/クラウド ネオジャパン 4.0(2017年10月)

※2018年1月時点の情報に基づいて作成しています。現在の情報と差異がある可能性があります。

グループウェア選定時のポイント

インターネットの普及や「Windows 95」の登場など、情報化社会に向けて世の中が大きな改革時期を迎えた1990年代。世界でグループウェアが普及し始めたのも、まさにこの1990年代だった。当時のグループウェアといえば、自社内にサーバを設置するオンプレミス型が主流。莫大な導入コストや運用面でのノウハウが必要なことから、利用は大手企業に限定されていた。しかし、各種技術やクラウドが大幅に進化した現在では、中小規模の企業でも広く使われるようになっている。

普及を遂げてきたグループウェアは現在、オンプレミス型、クラウド型ともにいくつかの主要製品がシェアを占める状況となった。しかし、ここで企業にとって新たな問題が発生している。選択肢の幅こそ少ないが、いずれの製品・サービスも多機能を謳っており、「なにをポイントに比較選定すべきかが分からない」という声が多く聞かれるようになったのだ。

製品・サービス選びで迷った場合、まずはグループウェアの本質を考えてみていただきたい。グループウェアの本質とは、単なる“メールやスケジュールの管理ツール”ではなく、あくまでも“社内の情報共有を強化・活性化するツール”であるということ。その上で、使い勝手を重視するなら機能が絞り込まれたシンプルなUIのものを、情報共有の幅をより広げたいのであれば多機能なものを選ぶと良いだろう。ただし、いずれの場合も“使い続ける”ことが重要なため、ユーザーである社員のITリテラシーや、情報システム部門の知識・スキルに応じて選ぶことが求められる。

こうした「機能」と「使い勝手」のバランスに加えて、近年グループウェアに期待されている新たな可能性「業務の電子化」にも注目したい。業務の電子化とは、これまで紙・メール・表計算ソフトなどで行われていた各種業務処理について、業務アプリを作成することでシステム化し、さらなる業務効率化を実現するというもの。最近は「働き方改革」を推進する企業が増えているが、現場の視点で考えた場合、勤務時間を短縮するには業務の絶対量を減らす必要がある。この課題解決手段として、グループウェアとシームレスに連携する業務アプリ作成ツールが期待されているわけだ。

そしてもうひとつ、グループウェアが備えるワークフロー機能についても、同じく業務効率化の観点から機能強化への期待が高まっている。このように、グループウェアを選定する際は将来的な可能性を見据え、独自アプリケーション基盤としての役割や、ワークフロー機能の充実度なども考慮すると良いだろう。

それではここから、企業におけるグループウェア選定の参考となるよう、主要ベンダーが提供する製品・サービスの機能比較を行いたい。前述の通り、グループウェアはオンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられるが、今回は近年特に需要が増し、さまざまな規模の企業に対応できるクラウド型を中心に紹介する。

国産グループウェアと海外製グループウェア

グループウェアを選ぶ際、ひとつの区分となるのが「国産」と「海外製」だ。これらは単純に提供ベンダーの国籍が違うというだけでなく、国や文化圏によって商慣習が異なるため、その影響が機能面の特徴として見られるのである。世界の中でも、特に日本は独特な商慣習が多い国であり、その違いはより顕著といえるだろう。機能比較の前にまずは、国産と海外製の大まかな特徴差異を見ていきたい。

国産グループウェアの特徴は、メールやスケジュール管理といった基本機能に加え、掲示板や回覧などの機能が日本企業に最適化されている点にある。海外製と比べて日本の商慣習に合っているため、現場における実際の利用シーンがイメージしやすく、日常業務でも細かい部分でストレスを感じることが少ないだろう。

一方の海外製グループウェアは、汎用性の高い機能を備える傾向が強い。運用の工夫やカスタマイズによって国産と似たような、もしくは国産以上の使い方ができる製品・サービスもあるが、応用の幅や利便性が日本のそれとは異なっていたり、情報システム部門の知識・スキルに依存したりする場合もある。このあたりは情報システム部門の知識・スキルにも関係するため、社内体制も含めて事前に確認しておきたいところだ。

また、これは国産・海外製を問わず当てはまることだが、グループウェアを使う上では経営者層や情報システム部門、そして現場のユーザーも含めて、企業内の意識を再確認しておくことも非常に重要といえる。グループウェアは、決して“導入するだけで自動的に業務効率が向上する”という類いのものではなく、実際に現場で使われてこそ本来の効果を発揮するものだ。

いくら多彩で高度な機能を有していても、それが自社の業務環境に適していなかったり、現場における使い勝手が悪かったりすると、利用頻度は低下してしまう。無駄に予算だけを浪費する“お荷物”となるばかりか、場合によっては業務効率の悪化という事態まで招きかねない。そこでグループウェアの選定時には、必要な機能を備えているか、という単純な面だけでなく、その機能が自社の業務環境に合っているか、現場目線で使い勝手が良いかなど、実際に利用し続けられるかを考える必要がある。

こうした点も踏まえて、本稿の機能比較では、単なる機能の有無にとどまらず、項目によっては一歩踏み込んだ詳細情報まで比較していくことにしたい。

【機能比較】基本機能・アプリケーション

前述した“社内の情報共有を強化・活性化するツール”に求められる機能のうち、ここではグループウェアの基本的な機能としていずれの製品にも備えられており、そのコンセプト自体にも大きな差異が見られない機能を「基本機能」と定義した。なお、機能がある場合には「○」、無い場合には「×」、オプションや拡張、開発などで実装できる場合(完全な別サービスとの連携は含まず)は「△」としている。

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン 短評
Microsoft
Office 365
Enterprise
(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
スケジュールの共有・管理 グループウェアのスケジュール管理機能は、予定入力のしやすさや一覧性だけでなく、いかに部署やチーム内でメンバーのスケジュールを円滑に共有できるかが重要となる。各メンバーのスケジュールを確認できるのはもちろん、空き時間を見つけてダイレクトに会議の招待通知を送付したり、繁忙期などには一時的に他人の予定を表示・非表示したりすることができる機能も便利だ。
共用設備の予約管理 会議室やプロジェクター、社用車といった企業の共有資産・設備を効率的に活用するには、複数社員で使うことを前提とした共用設備の予約管理が必須といえる。この予約管理をスムーズに行うため、入力や閲覧のしやすさ、即時反映によって重複予約を防ぐリアルタイム性などがポイントとなる。G Suiteの場合、管理者側のリソース追加によりGoogleカレンダーから共有・管理が可能だが、あくまでも「人」のスケジュール管理と同列扱いで、設備予約に特化したものではないことから「△」とした。「ガルーン」や「desknet's NEO」では、予約期間や連続予約時間に制限をかけられるといった特徴もある。
メールの管理・送受信 社内外との業務連絡のみならず、データの送受信から顧客サポートまで幅広く利用されているメール。クラウド型の場合、インターネット環境さえあれば外出先からでも手軽にメールを送受信できるのが大きなメリットだ。端末に依存することなく、受信トレイや送信済みメールなどをすべて共通化できるのも非常に使いやすい。クラウド型ではWebブラウザ経由でのメール利用が基本となるが、中には現場の利便性を考慮し、既存のメールクライアントを使い続けるという選択肢もある。いずれの場合も、ドラッグ&ドロップ対応など現場目線での使いやすさを重視すると良いだろう。そのほか、移行時に既存メールのインポートができるかも確認しておきたい。
ファイル・ドキュメントの共有 業務に必要な情報はもちろん、各種書類の電子化が進んでいる現在、企業内のファイル・ドキュメント数は膨大な数に上るが、これらを集約・共有するのもグループウェアの重要な役目だ。ナレッジの集約という観点に加えて、ファイルの簡単かつ迅速なアップロード&ダウンロード、膨大なデータから目的の情報に素早くアクセスできる一覧性や検索機能、さらには部署や役職に応じたアクセス制限なども選定時のポイントとなる。
電子会議室・BBSの利用 × 電子会議室・BBSを活用すると、社内はもちろん離れた拠点間でも、時間や場所にとらわれることなくスムーズな情報共有や意見交換が行える。頻繁に使う機能ほど利便性が重要になるため、ストレスなく入力・閲覧・検索が行えるか、部署や役職に応じたアクセス制限が可能か、データのエクスポートをはじめとした管理者による運用・管理が容易か、といった部分をチェックしておきたい。
社内ソーシャル 近年は個人向けだけでなく、ビジネス向けにも大きな注目を集めているソーシャル機能。単なる情報共有ツールとしての枠を越えて、社内コミュニケーションの円滑化および社員同士のつながりを強化し、職場の雰囲気向上やモチベーションアップ、さらにはグループウェア自体のアクセス頻度向上といった効果も期待できる。Office 365では、2017年1月に統合された「Yammer Enterprise」の機能や「SharePoint」のソーシャル機能が利用可能。Office 10は、掲示板やメッセージに加えて報告書のコメントなどにも「いいね!」などで意思表示ができる。desknet's NEOでは、Twitterライクな「ネオツイ」が使いやすい。G Suiteについては「Google+」を用意するなど、製品に応じて特徴が異なっている。
利用者名簿・社員名簿の共有 スピードと素早いアクションが重視される現代のビジネスにおいて欠かせないのが、メールアドレスや内線番号などが記載された利用者名簿・社員名簿の共有。通常業務の連絡用としてだけでなく、有事の際には緊急連絡先一覧としても活用できる。公開範囲の設定が行えたり、管理者の負担を減らせたり、データのインポート・エクスポート機能を有している点も便利だ。
連絡先・アドレス帳の共有 取引先や顧客の連絡先・アドレス帳は、企業にとって極めて重要な情報資産のひとつ。その利便性を高めるポイントとしては、入力や編集作業の容易さ、目的の連絡先をすぐに探し出せる一覧性や検索性、そこからすぐにメール送付などができるアクション性などが挙げられる。こちらもデータのインポート・エクスポート機能の有無はチェックしておきたい。
社内回覧 × × × 企業内にはさまざまな連絡手段があるが、その中でも一定の規則に沿って情報共有を行うのに適しているのが回覧。一方的に送信して相手からの返信を待つメール連絡とは異なり、回覧を使うとより効率的な社内連絡が行えるようになる。回覧を受け取った際の通知や既読状況の確認、コメント追加、締め切り日の設定、回覧後の分類・保存といった機能があるとさらに便利だ。desknet's NEOではV4.0から、回覧に対するコメント履歴の表示順変更、「全員に返信/転送」の追加、通知メール本文へのアクセスURL追加などが実装された。

基本機能・アプリケーションとして挙げた項目については、国産グループウェアのすべてが一通りを網羅。一方で海外製は、共用設備の予約管理、電子会議室・BBSの利用、利用者名簿・社員名簿の共有、連絡先・アドレス帳の共有、社内回覧において、機能が非搭載もしくは拡張での対応となっている。

逆に、スケジュールの共有・管理、メールの管理・送受信、ファイル・ドキュメントの共有に関しては、国産・海外製ともに機能を有している。これらは日常業務において非常に利用頻度が高く、細かな使い勝手の差異も重要になってくる。そこで特に顕著な差が見られる、スケジュールの共有・管理とメールの管理・送受信について、より詳細な機能比較を行っていきたい。

スケジュールの共有・管理

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
組織メンバーの一覧表示 × × ×
交通費・経費精算連携 × × × × ×
(オプションでの実装)
空きスケジュールの検索 × × ×
予定承認・否認 × × ×
リマインダー
複数の休祝日カレンダー ×
アクセス制限

メール

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
IMAP対応 (メール受信のみ) ×
誤送信防止機能 × ×
共有メールアカウント設定 ×

スケジュールの共有・管理については、空きスケジュールの検索、予定承認・否認、リマインダーなどが特に日常業務でのニーズが高い機能といえる。日本企業特有の要件という意味では、組織に所属するメンバーの予定をまとめて確認したいというものがある。海外製には組織のメンバーを確認する機能はあれど、組織単位で予定を管理・表示する機能が搭載されておらず、国産グループウェアから離れられないユーザーも一定数存在することが推測される。メンバーの表示順も、役職順や社歴順、年齢順など自由に並べ替えられるようになっており、まさに日本の文化にあった機能と言えるだろう。また、国内外を問わず複数の拠点を展開する企業では、部門や拠点ごとに出勤予定が異なるケースも多い。そこで、複数の休祝日のカレンダーを備えているかという点も重視した。

ここで特徴的なのは、国産がすべて空きスケジュールの検索に対応している点だ。日常業務では、会議や打ち合わせの際に複数メンバーの予定を合わせる機会が多い。各メンバーの空きスケジュールを個別に確認する場合、参加人数が増えるほど手間と時間がかかってしまうが、検索機能があればスムーズに開催日時が決定できる。また、経営者や役員など予定を社内に公開したくない場合に役立つのが、予定のアクセス制限機能だ。いずれの製品・サービスもスケジュール全体でのアクセス制限は可能だが、これに加えて各予定単位で公開・非公開が設定できるとより使いやすい。こうした点では、「Microsoft Office 365」と「desknet's NEO」では予定をすべて非公開とする以外に、「時間と件名のみ公開」など、柔軟に制御することが可能だ。

メールの管理・送受信に関しては、使い慣れたメールクライアントからメール送受信が行えるIMAP対応や、複数人で使える共有メールアカウント設定、メールの誤送信防止機能を持っているかを重要視し、比較を行った。特に誤送信防止に関しては、昨今大きな問題となっている企業の情報漏えいリスクを低減するという意味でも、非常に重要なポイントといえるだろう。

ここまではスケジュールの共有・管理やメールなど、主要な機能ごとに比較を行ってきたが、別の観点からは“海外製のみに備わっている機能”と“国内特有の要件を求められる機能”という2種類の分け方をすることもできる。そこでここから少し視点を変えて、機能面の比較を行っていきたい。

海外製のみに備わっている機能

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
ドキュメント作成・編集 - - -
Web会議 - - -

国内特有の要件を求められる機能 - ワークフロー -

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
ワークフロー機能の有無 - - -
代理承認機能 - - -
経路設定・経路の自動分岐 - - -
組織・役割による承認者決定 - - - ×
申請書の連続承認 - - - ×
引き上げ承認機能 - - - × ×
処理中の経路変更 - - -
決裁処理におけるファイル添付機能 - - -

国内特有の要件を求められる機能 - ポータル・インフォメーション -

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
インフォメーション・掲示板機能の有無 - - -
インフォメーション情報の承認機能 - - - × ×
ポータル機能の有無 - - -
部門別のポータル作成 - - - ×
画像対応コンテンツエディタ - - - × ×

海外製のみに備わっている特徴的な機能としては、ドキュメント作成・編集、Web会議が挙げられる。

まずドキュメント作成・編集については、「Microsoft Office 365」が定番のビジネスツール「Office」、「G Suite」がオンラインストレージ「Googleドライブ」に統合された「Googleドキュメント」を搭載。それぞれグループウェア上でシームレスにドキュメントの制作・編集が行える。ここで「Microsoft Office 365」の項目が「※」になっていることに疑問を抱いた方もいるだろう。

実は、今回の比較対象とした「Microsoft Office 365 Business Essentials」と「Microsoft Office 365 Enterprise(E1)」はコストを抑えたプランのため、Officeが含まれていないのだ。もしOfficeを使う場合、「Office 365 Business/Business Premium」や「Office 365 ProPlus」、「Microsoft Office 365 Enterprise(E3/E5)」などを選ぶ必要がある。なお、GoogleドキュメントはOfficeファイルとの互換性を備えているが、関数やグラフなどはデータによって一部反映されない場合があることにも注意したい。Officeで作成した既存の情報資産が多いケース、Excelで複雑な関数やマクロを組んでいるようなケースでは、「Microsoft Office 365」を選ぶ方が安心といえるだろう。

Web会議については、「Microsoft Office 365」が「Skype for Business」、「G Suite」が「ハングアウト」を利用できる。いずれもマルチデバイス対応なので、PCに限らずスマートフォンやタブレットでの参加も可能。遠隔地から対面の会議に参加するのは多くの手間と時間を要するが、Web会議なら場所を問わず参加できるため、時間の節約に加えて迅速な意思決定にも貢献してくれる。国産グループウェアも追加のサービス契約でWeb会議に対応するものがあるが、海外製は標準で備えており、この点は大きな差異だといえよう。Web会議の頻度や重要性が高い企業では、現場における実際の使い勝手に加え、各アプリケーションとの連携性なども踏まえ、選定してほしい。

国内特有の要件を求められる機能として、まずは代理承認機能、経路設定・経路の自動分岐、組織・役割による承認者決定、申請書の連続承認、引き上げ承認機能、処理中の経路変更、決裁処理におけるファイル添付機能といった、ワークフロー関連の項目を比較してみた。日本企業は独自の商慣習に加え、各企業で異なる組織構造や承認ルートを設定している場合が多く、円滑に業務を進める上でワークフロー機能の充実は重要なポイントといえる。たとえグローバル展開をしている企業でも、日本の商慣習がベースとなっているならば、国産を選ぶメリットは大きいだろう。

国内特有の要件を求められる機能として、もうひとつ挙げられるのがポータル・インフォメーションに関するものだ。ポータルは、企業内の迅速かつ正確な情報伝達・共有を行う基盤として、極めて重要な役割を担っている。しかし、業種や業務内容に応じて必要となる表示項目が変わる場合も多いため、自社にとって最適なポータルを、いかに簡単にすばやく構築できるかが重要となる。また、拠点や部門ごとに複数のポータルを作成できるか、ポータルメニューを柔軟にカスタマイズできるか、といった部分も選定ポイントといえるだろう。たとえば「desknet's NEO」では、ドラッグ&ドロップ操作による容易なポータル設計に加え、ユーザー権限や部署、役職などに応じて各メニューの表示・非表示が設定できるなど、高い柔軟性を有している。

ポータルに関しては、インフォメーション作成におけるコンテンツエディタの使いやすさも重要なポイントとなる。これは、ポータルが企業内の情報発信源として機能する上で、インフォメーションを頻繁に更新する必要が出てくるためだ。本稿で比較した製品・サービスは、いずれもリッチテキストエディタを備えており、HTMLの知識なしで文字装飾や簡単な表の作成などが行える。一例として「desknet's NEO」の場合、コンテンツ制作の自由度が高まる画像編集ツールを搭載。クライアントPCからダイレクトにアップロードした画像を、Webブラウザ上で編集・レタッチすることができる。画像編集ソフトが使えない工事現場や工場などでも簡単に画像編集が行えるほか、回覧・レポートに対応しているのも便利だ。

国内特有の要件を求められる機能 - 業務の電子化 –

近年グループウェアに期待されている新たな可能性として、業務の電子化もぜひ視野に入れておきたい。具体的には前述の通り、これまで紙・メール・表計算ソフトなどで行われていた各種業務処理のさらなる業務効率化を図る、業務アプリ作成ツールの機能比較がメインとなる。本稿で比較した製品・サービスの場合、「サイボウズ Office」と「desknet's NEO」は、グループウェアのオプションとしてそれぞれ「カスタムアプリ」と「AppSuite(アップスイート)」というアプリ開発機能を有している。オプションのない「サイボウズ ガルーン 4」に関しては、別サービス「Kintone」の「ライトコース」との組み合わせで比較を行った。ただし、「サイボウズ ガルーン」と「Kintone」はあくまでも別サービスであり、管理なども個別の対応が必要になることから、参考用としてとどめていただきたい。

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
Excel台帳管理のWebアプリ化 - - - ※1
紙・メール・FAXによる業務処理のWebアプリ化 - - - ※1
集計結果・グラフの共有 - - - ※1
組織・ユーザー情報の利用 - - - ※1
スマートデバイス対応 - - - ※1

※1 「サイボウズ ガルーン+ Kintone」は、クラウド版のガルーンのみ連携可能。

業務の電子化では、働き方改革においても重視される5つの視点から比較を行った。Excel台帳管理のWebアプリ化は、ローカルで管理している各種台帳データをグループウェア上で管理・共有するためのもの。Excelファイルの管理で発生するデータ集約・共有の手間や、ファイルの紛失・巻き戻りといった課題を解消できる。紙・メール・FAXによる業務処理のWebアプリ化は、現場における旧来の業務処理・手続きを、プログラミングやデータベースの知識なしでWebアプリ化する機能だ。いずれの製品・サービスも対応しているが、実際の使い勝手で若干の差異が見られる。

たとえば「desknet's NEO + AppSuite」では、部品を自由に配置できるため、現在利用している紙の書類をそのまま画面上で再現することが可能。特別な社内教育なしで、容易に社内展開が行える。集計結果・グラフの共有は、作成したWebアプリに蓄積されたデータを自動的に集計・グラフ化し、ポータルでメンバーや社内と共有するためのもの。報告書やレポート作成の負担軽減とともに、情報共有のリアルタイム性も高めてくれる。

「サイボウズ ガルーン+ Kintone」の場合、クラウド版のガルーンのみ連携可能であることに注意したい。組織・ユーザー情報の利用については、グループウェア上で管理している組織やユーザーなどの情報を、Webアプリでそのまま使えるか否かを示している。これは新たなシステムの管理・展開を、手間なくスムーズに開始する上で欠かせない機能だ。こちらも「サイボウズ ガルーン+ Kintone」は、クラウド版のガルーンのみ連携可能となる。最後に、作成したWebアプリをタブレットやスマートフォンでも利用できるようにする、スマートデバイス対応に注目したい。「desknet's NEO + AppSuite」は現在のところタブレットのみ対応のため「△」としたが、スマートフォンへの対応予定もあるとのことなので、今後のアップデートに期待したい。

何をもって導入検討グループウェアの機能面を評価すればよいか

ここまでの機能比較で示したように、グループウェアの選定・評価で迷っている場合は、まず「海外製のみに備わっている機能」と「国内特有の要件を求められる機能」のどちらが自社にとって優先されるべきかを出発点に、検討を開始しても良いだろう。たとえば、国内外に多くの拠点を有し、グループウェアとシームレスに連携可能なWeb会議機能を重視する場合、海外製の「Microsoft Office 365」と「G Suite」が有力候補といえる。逆に既存のWeb会議システムを使い続けるなど、純粋なグループウェアとして細かな利便性を求める場合は、国産の「ガルーン」「Office」「desknet's NEO」に候補が絞り込まれてくる。

また、グループウェア選びでもっとも重要なポイントともいえるのが、実際に活用する現場視点での使いやすさだ。グループウェアは「“使われなければ意味がない”ツール」であり、使われるためにはユーザービリティの高さが大きく影響してくる。いくら必要な機能を網羅していても、「UIが見づらい」「各アプリケーションが孤立して連携力に欠けている」といった欠点があれば、常日頃から業務で使用する社員に大きなストレスを与えてしまう。こうしたストレスの蓄積が利用率低下を招くため、グループウェアは現場視点での使いやすさを重視して選びたい。

こうした点において、「desknet's NEO」はV4.0でさらなる進化を果たしている。以前より定評のある使いやすいUIに加え、わずか4ステップで業務アプリを作れる「AppSuite」の提供開始、さらにはスケジュールにおけるアクセス権の拡張や経費科目の出力、ワークフローに関する承認時のファイル添付・引き上げ承認・申請中の経路変更など、現場の利便性および業務効率の向上につながる数々の機能が実装された。これらは、企業が働き方改革を推進する上でも大きな力となってくれるだろう。

そしてもうひとつ、自社のITリテラシーがどの程度のレベルにあるのかを、事前に把握しておくことも重要といえる。これは情報システム部門だけでなく、実際に現場で利用する社員についても同様で、ITリテラシーの高さによって“使いやすい”と感じるレベルが異なるためだ。特に海外製は、日本企業向けの細かい機能に特化していない分、比較的ITリテラシーの高い企業向きともいえる。たとえば「G Suite」のカスタマイズは、情報システム部門にある程度の知識・スキルが求められる。また、「Microsoft Office 365」はドキュメント作成・編集やOutlookの使い方に慣れているユーザーでも、Exchangeでのスケジュール管理、SharePointやExcelを用いたワークフロー構築などを行うには相応の教育が必要だ。一方の国産製品は、日本人にとって使いやすい仕様になっているものが多いといえる。

マルチデバイス対応、グローバル対応、管理機能

それでは続いて、各種デバイスへの対応や管理機能などについての比較を見ていこう。

マルチデバイス対応(タブレット)

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
対応プラットフォーム iOS、Android、BlackBerry、Windows iOS、Android、BlackBerry、Windows iOS、Android、BlackBerry、Windowsなど(一部機能制限あり) iOS、Android、BlackBerry、Windows iOS、Android、BlackBerry、Windows iPhone、Android、Windows
利用可能機能 PCと同じ PCと同じ PCと同じ PCと同じ PCと同じ PCと同じ
操作性 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計

マルチデバイス対応(スマートフォン)

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
対応プラットフォーム iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone、Symbian iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone、Symbian iOS、Android、Blackberry、Windows Phone搭載の各種端末(一部機能制限あり) iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone iPhone、Android
導入・展開 URLを知らせるのみで使えるが、メールなどは個別設定が必要。アプリもあり URLを知らせるのみで使えるが、メールなどは個別設定が必要。アプリもあり URLを知らせるのみで使える。Googleドライブなどサービスごとのアプリも利用可能 URLを知らせるのみで、端末へのインストール作業は一切不要 個々の端末に各社マーケットプレースからスマートフォン用無料アプリ「KUNAI」をダウンロード URLを知らせるのみで、端末へのインストール作業は一切不要
BYOD(私用端末の業務利用) 端末を選ばず、インストール不要で利用可能 端末を選ばず、インストール不要で利用可能 管理者設定による許可および端末側の設定で利用可能 端末を選ばず、インストール不要で利用可能 個人端末にアプリのインストールを依頼 端末を選ばず、インストール不要で利用可能
フィーチャーフォン対応 対応無し 対応無し 対応無し サービスライセンス契約時、フィーチャーフォンに最適化されたUIで操作できる フィーチャーフォンに最適化されたUIで操作できる 対応無し

グローバル対応

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
タイムゾーン(時差)対応 ×
多言語メール送受信 ×
クライアント多言語対応 ×
利用可能言語 本語・英語など42カ国語 日本語・英語など
72カ国語
日本語・英語・中国語 日本語のみ 日本語・英語

管理機能

搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft
Office 365
Enterprise(E1)
Microsoft
Office 365
Business Essentials
G Suite サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
組織・グループの階層管理 × ×
役割(ロール)管理 × ×
アクセス権限
管理権限の委譲 ×
ユーザーの一時停止機能 ×
削除ユーザーの復旧 ×

マルチデバイス対応、グローバル対応、管理機能への評価

スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスは、今やビジネスにおいても必要不可欠なアイテムとなっている。こうした企業の動向を受けて、グループウェアでもマルチデバイスに対応する製品・サービスが増加。本稿で比較した製品・サービスも、すべてマルチデバイス対応となっている。ただし、同じマルチデバイス対応でも製品・サービスによって、その利便性が異なっている点に注意したい。スマートデバイス特有の小さな画面とタッチ主体の操作方法に加え、画面の構成や遷移方法、タップするボタンのサイズなど、実際の使い勝手を十分に考慮した選択が望ましいだろう。なお、専用アプリを使う製品はタッチ操作に長けたものが多い反面、インストール作業やバージョン管理など、管理者の手間が増える要因にもなるので注意が必要だ。

また、タイムゾーン(時差)対応や多言語メール送受信、クライアント多言語対応、利用可能言語など、グローバル対応も選定時のチェックポイントといえる。現在は大手企業だけでなく、中小規模の企業でもクローバルビジネスを展開する時代となっている。今のところ国内市場のみをターゲットとしていても、将来性を鑑みてグローバル対応の製品・サービスを選んでおく、という選択肢もあるだろう。本稿で比較した製品・サービスに関しては、「サイボウズ Office」以外の全製品がグローバル対応となっている。こうした基本的なグローバル対応機能に加え、海外拠点では日本国内と休祝日が異なったりもするので、「スケジュールの共有・管理」項目として挙げた「複数の休祝日カレンダー」も利用できると便利だろう。

グループウェアを選定する際は、管理機能の充実度もしっかりと確認しておきたい。今回挙げた6種類の機能は、いずれもグループウェアを管理する上で重要度が高いものだ。たとえば、社内の部署が細分化されていたり、臨時プロジェクトの発足が多かったりするような企業の場合、組織・グループの階層管理や役割(ロール)管理を重視した方が良い。また、誤ってユーザーを削除してしまった場合などは削除ユーザーの復旧が役に立つ。復旧できる期間やユーザーに紐付く情報の内容は製品・サービスによって異なるので、事前に確認しておくと良いだろう。本稿で比較した製品・サービスでは、「Microsoft Office 365」のEnterpriseプラン(E1)、「ガルーン」「desknet's NEO」がすべての比較項目を網羅する結果となった。

最新クラウド型グループウェア徹底比較 総論

本稿では、近年特にニーズが拡大しているクラウド型のグループウェアを中心として、国産と海外製の差異、各種用途などに応じた機能比較を行ってきた。最後に改めて、全体の傾向を確認してみたい。

海外製では、これまで数多くの企業で用いられてきた「Office」の技術やノウハウを凝縮している強みを活かし、「Microsoft Office 365」が基本機能や管理機能の面で優位性を見せている。本稿で比較対象とした「Microsoft Office 365 Enterprise(E1)」と「Microsoft Office 365 Business Essentials」以外にも複数のプランが用意されているので、規模やITリテラシーの高さに応じて選びたいところだ。一方の「G Suite」についても、アップデートにより機能拡充が繰り返されており、グループウェアとしての完成度がかなり高まってきている。特に各アプリケーションの連携能力は注目すべきところだ。ただし、カスタマイズの幅が広い反面、使いこなすには情報システム部門に相応の知識・スキルが求められる点に注意してほしい。

国産グループウェアに関しては、サイボウズが「ガルーン」および「Office」という2つの製品で市場ニーズをカバーしているのに対し、ネオジャパンの「desknet's NEO」は単体で幅広い企業規模やニーズに対応しているのが特徴的だ。ビジネスの成長に応じて「Office 10」から「ガルーン」へ移行する場合、他社製品の移行と比べてコストを抑えられるのはメリットといえる。しかし、使い慣れたグループウェアを変更するのは、現場のユーザーにとってストレスとなり、業務効率を低下させる可能性もある。そうした観点から、幅広い対応能力を持つ「desknet's NEO」は、長く使い続けられるというのが特徴だ。

クラウド型を中心に、中小規模の企業からもニーズが急増しているグループウェア。本稿で紹介した新たな可能性「業務の電子化」の延長上には、独自アプリケーション基盤としての役割が拡大し、グループウェア以外の業務に関する電子化まで実現できるといった将来性も見えてきた。

ただし、グループウェアを選ぶ際は、いくら多彩かつ高度な機能を有していても、前述のように「“使われなければ意味が無い”ツール」だという意識を決して忘れないことが重要だ。ストレスなく快適に使ってもらうためにも、業務に必要な機能の有無はもちろん、現場での利便性を最優先とした選択がベストといえる。こうして選んだツールこそが“活きたツール”として現場を牽引し、企業の働き方改革を成功に導くのである。

グループウェアを選ぶ際は、本稿も参考に、自社のニーズに応じた最適な製品を選定していただきたい。

制作:マイナビニュース


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