来訪者管理

来訪者情報を登録する

来訪者の情報は、スケジュール機能または設備予約機能で登録を行います。

・スケジュール登録画面


スケジュール登録画面の[来訪者]ボタンを押すと、来訪者登録ウィンドウが開きます。

• 来訪者を受け付ける応対担当者を選択します。
  操作ユーザーが初期選択されています。
  （ユーザー選択）を選択するとユーザー選択ウィンドウが表示されます。ユーザー選択ウィンドウから応対者を選択することもできます。
  （ユーザー選択ウィンドウについては　ユーザーズマニュアルのユーザー/組織/ロール選択の説明をご覧ください）
  
• 応対場所をリストから選択、または入力します。
• 設定した利用設備の名称が表示されます。
• 備考を入力します。
• 来訪者の情報を入力します。
  来訪者の会社名（部署名）、氏名、人数を入力します。
  

すべての入力が完了したあとで、[OK]ボタンを押すと、スケジュール（設備予約）の登録情報に来訪者の情報が設定されます。

来訪者の一覧を表示する（基本画面）

操作ユーザーが受付担当に設定されている当日の来訪者を一覧に表示します。

• チェックした来訪者の受付状態を設定します。
  来訪者の受付状態をプルダウンから選択した受付状態に変更します。
• 今日の日付が表示されます。
• 時間帯で表示を絞り込みます。
  選択した時間以降の来訪者情報を表示します。
• 選択した表示期間の来訪者情報を表示します。
  1日間～7日間から選択します。
• 一覧から、条件に合うものだけを表示させます。（絞り込み）
  
  • [状態]プルダウンで選択した状態で一覧表示の絞り込みを行います。
  • [応対場所]プルダウンで選択した応対場所で一覧表示の絞り込みを行います。
• 来訪者の一覧が表示されます。
  一覧は日付で区切られて表示されます。
  時間帯のリンクを押すと、来訪者の詳細画面が表示されます。
  応対者のリンクを押すと、連絡先詳細画面が表示されます。
  
  ※予定に時間が設定されていない場合、(時間未指定) が表示されます。
  ※一覧は開始日時の昇順で表示されます。(時間未指定) の来訪者情報は先頭に表示されます。
• 現在の時刻を基準にラインが表示されます。
  予定時刻を過ぎても来訪されないお客様の把握や、直近に来訪予定のお客様の把握をする際の基準になります。
  また応対が長引いている場合など、設備予約の関係でその旨アナウンスをしなければならない場合にも目安となります。
  

来訪者の詳細を確認する

来訪者一覧の時間帯のリンクを押すと、来訪者の詳細画面が表示されます。

• 受付時間（来訪の予定時間）が表示されます。
  
• 受付時の連絡先の情報が表示されます。
  応対者の名前、電話番号、内線が表示されます。
  応対者の名前のリンクを押すと、ユーザーのプロフィールウィンドウが表示されます。
  
• 受付状態を選択します。
• 来訪時の対応情報が表示されます。
  応対場所、利用設備、備考が表示されます。
  
• 来訪者の情報が表示されます。
  会社名（部署名）、代表者名、人数が表示されます。
  

[変更]ボタンを押すと、受付状態が変更されます。

連絡先の詳細を確認する

来訪者一覧の応対者のリンクを押すと、連絡先の詳細画面が表示されます。

• 受付時の連絡先が表示されます。
• 来訪者が設定されている予定の参加者の情報が表示されます。
  

来訪者を検索する

画面左のメニューを開いた状態にすると表示されるオプション機能に来訪者検索があります。
キーワード、応対場所、期間などの条件を入力して来訪者を探すことができます。

• キーワードを入力します。
  検索対象に会社名（部署名）を選択している場合、[来訪者会社名（部署名）]を対象に検索を行います。
  検索対象に氏名を選択している場合、[来訪者氏名]を対象に検索を行います。
  検索対象に連絡先を選択している場合、連絡先ユーザーの[氏名]、[かな]を対象に検索を行います。
  
  ※キーワードを複数指定したい場合は、スペースで区切ってください。
• キーワードに対する検索対象を選択します。
  会社名（部署名）、氏名、連絡先の中から検索する対象を選択します。
  
• 応対場所を選択します。
  操作ユーザーが受付担当者になっている応対場所から検索する対象を選択します。
• 期間を選択します。
  入力欄を押すとカレンダーが表示されます。カレンダーの日付を押すと選択した年月日がテキストボックスに入力されます。
  ※YYYY/MM/DD形式、半角数字を入力してください。
• [検索]ボタンを押すと入力した検索条件に該当する来訪者情報が一覧に表示されます。
• []ボタンを押すと入力した検索条件がすべて消去されます。
  

便利な機能を利用する

画面左のメニューを開いた状態にすると来訪者管理の便利な機能を利用することができます。
便利な機能には、現在表示中の来訪者のリストを印刷する機能があります。

• 来訪者リストの印刷用画面が表示されます。

来訪者の予定を印刷する

画面左のメニューを開いた状態にすると表示される便利な機能に印刷用表示があります。
印刷した上で、受付業務を進めることもできます。