安否確認（機能管理）

安否確認の一覧を表示する

設定メニューの安否確認管理リンクを押すと、安否確認一覧画面が表示されます。
各ユーザーの安否状況の確認、ユーザーの緊急連絡先の確認と登録、安否が未確認のユーザーに対して確認メールの再送信ができます。
また、安否状況をCSVファイルとしてダウンロードできます。

• 安否状況をCSVファイルとしてダウンロードします。
• 安否確認の一斉配信画面が表示されます。
• 選択した組織に所属するユーザーを安否確認一覧に表示します。
  [組織選択]ボタンを押すと、組織選択ウィンドウが表示されます。
  
• 安否確認の状況を集計したリストが表示されます。
  すべて、未確認者、確認者、３つの安否状況（無事、軽傷者、重傷者）のリンクを押すと、それぞれの状況で安否確認一覧が絞り込まれます。
  
• キーワード検索を行います。
  表示中の安否確認一覧をユーザーの[氏名]、[ふりがな]を対象に検索を行います。
  
  ※キーワードを複数指定したい場合は、スペースで区切ってください。
  
• 安否確認の一覧が表示されます。
  氏名のリンクを押すと、緊急連絡先を入力するウィンドウが表示されます。
  レポートの件数のリンクを押すと、対象ユーザーが登録した安否状況の内容が表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、管理組織以外に属するユーザーの緊急連絡先は閲覧、変更できません。
• 安否状況確認への回答がないユーザーに対して、再度安否状況確認のメールが送信されます。
  [未確認者へ再送信]ボタンを押すと、再送信確認ウィンドウが表示されます。
  詳しくは　未確認者へ安否状況確認メールを再送信する　をご覧ください。
• 一覧に表示されているユーザーの安否状況確認情報を消去します。
  [安否確認のクリア]ボタンを押すと、削除確認ウィンドウが表示されます。
  詳しくは　安否状況確認情報をクリアする　をご覧ください。
  

緊急連絡先を変更する

ユーザーの氏名のリンクを押すと、緊急連絡先を入力するウィンドウが表示されます。

• ユーザーの氏名、ふりがなが表示されます。
  
• メールアドレスを入力します。
  
  ※メールアドレスは","で区切ることにより、複数のアドレスを緊急連絡先に設定できます。
  ※緊急連絡先に登録した電話番号、メールアドレスは管理者以外に公開されません。
  
• 電話番号を入力します。

入力が完了したら、[OK]ボタンを押してデータを保存してください。

未確認者へ安否状況確認メールを再送信する

安否確認一覧画面の[未確認者へ再送信]ボタンを押すと、再送信を確認するウィンドウが表示されます。



安否確認一覧画面で表示中の組織に所属する安否状況確認に回答がないユーザーに対して、もう一度安否状況確認のメールが送信されます。

[OK]ボタンを押すと、安否状況確認メールが送信されます。

安否状況確認情報をクリアする

安否確認一覧画面の[安否確認のクリア]ボタンを押すと、安否状況の消去を確認するウィンドウが表示されます。



[OK]ボタンを押すと、安否確認一覧画面で表示中の組織に所属するユーザーの安否状況が消去されます。

安否確認メールを一斉配信する

設定メニューの安否確認の一斉配信リンクを押すと、安否確認の一斉配信画面が表示されます。
選択した組織（下位組織を含む）に所属するユーザーに対して、安否確認メールを一斉配信します。
災害時などに安否状況を確認するメール、または防災訓練用の内容のメールを選択して配信ができます。

• 配信メールの種別を選択します。
  安否確認のメールを配信する…災害時などに安否状況を確認する場合に選択します。
  防災訓練のメールを配信する…防災訓練用のメールを配信する場合に選択します。
• 選択した組織の下位の組織を一覧に表示します。
  [組織選択]ボタンを押すと、組織選択ウィンドウが表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、[組織選択]ボタンは表示されません。
• 配信対象の組織が一覧に表示されます。
  選択した組織の下位の組織が一覧に表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、管理組織として設定された組織のみ表示されます。

[配信]ボタンを押すと、選択した組織（下位の組織を含む）に所属するユーザーの緊急連絡先宛に安否確認メールが一斉配信されます。

お知らせを通知する

設定メニューの防災設定＞お知らせ設定のリンク、または安否確認管理画面のお知らせ設定のタブリンクを押すと、お知らせ設定画面が表示されます。
災害発生時の指示や、交通機関の運行状況など、災害発生時にユーザーに通知を行う際にご利用ください。

• 通知したい内容を入力します。
  
• 入力した内容を投稿します。
  入力した通知内容に加えて、ユーザーの氏名、所属部署が登録されます。
• お知らせを削除します。
  一覧から削除したいものを選択し、このボタンで削除を実行します。
• お知らせを一括削除します。
  すべてのお知らせを削除します。
• 投稿内容が表示されます。
  投稿日時の降順（最新の投稿順）に投稿が表示されます。
  投稿者の氏名、所属部署、投稿内容が表示されます。

災害時の緊急連絡先を登録する

設定メニューの防災設定＞災害時対策設定のリンクを押すと、災害時対策設定画面が表示されます。
災害時対策設定画面の 災害情報「災害時の緊急連絡先」 に登録した内容は、一般機能の"災害情報"タブの「災害時の緊急連絡先」に表示されます。

• 災害情報「災害時の緊急連絡先」を入力します。
  入力した内容は一般機能の"災害情報"タブの「災害時の緊急連絡先」に表示されます。
  自由に文字の装飾や、画像などを使用できます。
  （リッチテキストエディターの詳しい説明については　ユーザーズマニュアルのリッチテキストエディター機能の説明をご覧ください）
  

入力が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。

災害時に利用するリンク集を登録する

設定メニューの防災設定＞災害時対策設定リンクを押すと、災害時対策設定画面が表示されます。
災害時対策設定画面の もしものときの災害に備えて「リンク」 に登録した内容は、一般機能の"もしもの時の災害に備えて"タブの「リンク」に表示されます。

• もしものときの災害に備えて「リンク」を入力します。
  入力した内容は一般機能の"もしもの時の災害に備えて"タブの「リンク」に表示されます。
  自由に文字の装飾や、画像などを使用できます。
  （リッチテキストエディターの詳しい説明については　ユーザーズマニュアルのリッチテキストエディター機能の説明をご覧ください）
  

入力が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。

・リンクの設定について
(例)自治体が提供している防災情報ページ等へのリンクを掲載する場合
○○市防災情報（http://example.jp/bousai/）

• 入力枠に「○○市防災情報」と入力します。
• マウスで「○○市防災情報」を選択状態にします。
• リッチテキストエディターの右上の[リンクの挿入/編集]ボタンを押します。[リンクの挿入/編集]ボタンを押すとリンクの編集ウィンドウが表示されます。
  ※リンクを設定する文字や画像が選択されていないときは、[リンクの挿入/編集]ボタンは使用できません。
• リンクの編集ウィンドウにリンク先のURLを入力します。（http://example.jp/bousai/）
• ターゲットでリンクをクリックしたときの動作を選択します。
  同じウィンドウで開く・・・現在使用中のブラウザと同じウィンドウにリンク先を開きます。
  新しいウインドウで開く・・・新しいブラウザのウィンドウにリンク先を開きます。
  
• 入力が完了したら、[挿入]ボタンを押してリンクの設定を完了してください。

避難経路設定の一覧を表示する

設定メニューの防災設定＞避難経路設定リンクを押すと、避難経路一覧画面が表示されます。
災害情報確認画面の会社指定の避難所の経路選択の選択肢、災害対策画面の帰宅経路検索の経路選択の選択肢を登録します。

• 避難経路を追加します。
• 選択した避難経路の表示順を変更します。
  一覧から移動したいデータを選択し、[表示順変更]ボタンを押すと表示順変更モードに画面が切り替わります。
  表示順変更モードになった後、選択した避難経路の移動先を選択してください。複数のデータを同時に選択することもできます。
  
  ※移動したいデータの上でマウスボタンを押したままにしてマウスを移動させ、任意の位置でマウスボタンを離すと表示順を変更することができます。
  
• 避難経路を削除します。
  一覧から削除したいものを選択し、このボタンで削除を実行します。複数を同時に選択することもできます。
  
• 避難経路の一覧が表示されます。
  避難経路のリンクを押すと、 対象の避難経路の変更画面が表示されます。

避難経路を追加する

避難経路一覧画面の[避難経路の追加]ボタンを押すと、避難経路の追加画面が表示されます。

• 避難経路名を入力します。
• 使用する地図を選択します
  
• 出発地を入力します。
  
• 目的地を入力します。
• 経路検索のURLを入力します。
  URLに予約語を入力すると、設定した出発地、目的地をURLのパラメーターとして置き換えることができます。
  [経路表示]ボタンを押すと、設定したURLに接続します。
  ※使用する地図にその他を選択している場合に表示されます。

・Googleを選択した場合


入力が完了したら、[追加]ボタンを押してデータを保存してください。

避難経路を変更する

避難経路一覧の避難経路リンクを押すと、避難経路の変更画面が表示されます。



変更が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。

避難経路を削除する

一覧画面、変更画面の[削除]ボタンを押すと削除確認ウィンドウが表示されます。
削除確認ウィンドウの[はい]ボタンを押すと、該当の避難経路が削除されます。削除された避難経路は復活できません。十分にご注意ください。

配信するメールの内容を編集する

設定メニューの防災設定＞配信メール内容の設定リンクを押すと、配信メール内容の設定画面が表示されます。
安否確認機能から配信されるメールの件名と内容を変更できます。

• 安否確認メールの変更画面が表示されます。
  
• 緊急連絡先通知メールの変更画面が表示されます。
  
• 安否確認（防災訓練）メールの変更画面が表示されます。
  
• 緊急連絡先設定確認通知メールの変更画面が表示されます。
  

各メールの説明

• 安否確認メール
  安否確認の一斉配信機能から、「安否確認のメールを配信する」を選択したときに配信されるメールです。
  緊急連絡先に登録されているメールアドレス宛に送信します。
  メールに記載されるURLに接続し、安否状況の入力を行います。
  
  
• 緊急連絡先通知メール
  緊急連絡先の確認メール配信機能から配信されるメールです。
  緊急連絡先に登録されているメールアドレス宛に送信します。
  メールに記載されるURLに接続し、メールが正常に受信されているかを確認します。
  
  
• 安否確認（防災訓練）メール
  安否確認の一斉配信機能から、「防災訓練のメールを配信する」を選択したときに配信されるメールです。
  緊急連絡先に登録されているメールアドレス宛に送信します。
  メールに記載されるURLに接続し、安否状況（防災訓練用）の入力を行います。
  
  
• 緊急連絡先設定確認通知メール
  緊急連絡先の設定状況機能から配信されるメールです。
  ユーザーの[プロフィール]で通知メールの送信先に設定されているメールアドレス宛に送信します。
  メールに記載されるURLに接続し、緊急連絡先の登録を行います。

・配信メールの内容を変更する

• メールの件名を入力します。
• メールに記載する内容を入力します。
  メールの最初と最後の内容を変更できます。

変更が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。

ユーザーの緊急連絡先の設定状況を確認する

設定メニューの緊急連絡先設定＞緊急連絡先の設定状況リンクを押すと、緊急連絡先の設定状況画面が表示されます。
各ユーザーの緊急連絡先の登録情報の確認、変更ができます。
また、緊急連絡先の登録を促すメールを一斉配信できます。

• 緊急連絡先設定確認メールの配信画面が表示されます。
  詳しくは、ユーザーに緊急連絡先の設定を依頼するメールを一斉配信する　をご覧ください。
  
• 選択した組織に所属するユーザーを一覧に表示します。
  機能管理者またはシステム管理者の場合、[組織選択]ボタンが表示されます。
  [組織選択]ボタンを押すと、組織選択ウィンドウが表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、管理組織から選択できます。
  
• 条件に一致するユーザーを一覧に表示します。（絞り込み）
  すべて、設定済み、未設定を切り替えます。
  
• 緊急連絡先の設定状況の一覧が表示されます。
  氏名のリンクを押すと、緊急連絡先を変更するウィンドウが表示されます。
  

ユーザーに緊急連絡先の設定を依頼するメールを一斉配信する

緊急連絡先の設定状況画面の[設定確認通知の一斉配信]ボタンを押すと、緊急連絡先設定確認の一斉配信画面が表示されます。
選択した組織（下位組織を含む）に所属するユーザーに対して、緊急連絡先の設定を依頼する緊急連絡先設定確認通知メールを一斉配信します。

• 選択した組織の下位の組織を一覧に表示します。
  [組織選択]ボタンを押すと、組織選択ウィンドウが表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、[組織選択]ボタンは表示されません。
• 配信対象の組織が一覧に表示されます。
  選択した組織の下位の組織が一覧に表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、管理組織として設定された組織のみ表示されます。

[配信]ボタンを押すと、選択した組織（下位の組織を含む）に所属するユーザーの[プロフィール]で通知メールの送信先に設定されているメールアドレス宛に緊急連絡先設定確認通知メールが一斉配信されます。

緊急連絡先の確認状況を把握する

設定メニューの緊急連絡先設定＞緊急連絡先の確認メール配信リンクを押すと、緊急連絡先の確認メール配信画面が表示されます。
各ユーザーに配信した緊急連絡先の確認メールのアクセス結果を確認できます。

• 緊急連絡先確認の一斉配信画面が表示されます。
  詳しくは、緊急連絡先に登録されたメールアドレスの受信確認を行うメールを一斉配信する　をご覧ください。
• 緊急連絡先確認への回答がないユーザーに対して再度、緊急連絡先確認のメールを送信します。
  [未確認者へ再送信]ボタンを押すと、再送信確認ウィンドウが表示されます。
  
  ※配信を行っていない場合は表示されません。
• 一覧に表示されているユーザーの緊急連絡先確認情報を消去します。
  [連絡先確認のクリア]ボタンを押すと、削除確認ウィンドウが表示されます。
  ※配信を行っていない場合は表示されません。
• 選択した組織に所属するユーザーを一覧に表示します。
  機能管理者またはシステム管理者の場合、[組織選択]ボタンが表示されます。
  [組織選択]ボタンを押すと、組織選択ウィンドウが表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、管理組織から選択できます。
  
• 緊急連絡先の確認状況を集計したリストを表示します。
  すべて、未確認者、確認者のリンクを押すと、それぞれの確認状況に一致するユーザーが絞り込まれます。
  
• キーワード検索を行います。
  表示中のユーザーの[氏名]、[ふりがな]を対象に検索を行います。
  
  ※キーワードを複数指定したい場合は、スペースで区切ってください。
  
• 緊急連絡先の確認状況の一覧が表示されます。
  氏名のリンクを押すと、緊急連絡先を変更するウィンドウが表示されます。
  

緊急連絡先に登録されたメールアドレスの受信確認を行うメールを一斉配信する

緊急連絡先の確認メール配信画面の[連絡先確認の一斉配信]ボタンを押すと、緊急連絡先確認の一斉配信画面が表示されます。
選択した組織（下位組織を含む）に所属するユーザーに対して、緊急連絡先に設定したメールアドレスが正常にメールを受信できるかを確認する緊急連絡先通知メールを一斉配信します。

• 選択した組織の下位の組織を一覧に表示します。
  [組織選択]ボタンを押すと、組織選択ウィンドウが表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、[組織選択]ボタンは表示されません。
• 配信対象の組織が一覧に表示されます。
  選択した組織の下位の組織が一覧に表示されます。
  
  ※防災管理者に設定された一般ユーザーの場合、管理組織のみ表示されます。

[配信]ボタンを押すと、選択した組織（下位の組織を含む）に所属するユーザーの緊急連絡先宛に緊急連絡先通知メールが一斉配信されます。

ファイルから緊急連絡先を一括登録（インポート）する

設定メニューの緊急連絡先設定＞緊急連絡先のインポートリンクを押すと、緊急連絡先のインポート画面が表示されます。
緊急連絡先をファイルから一括登録できます。

• 緊急連絡先の登録項目を表示します。インポートするファイルに合わせて項目の順番を入れ替えることができます。
  
  ※項目名の上でマウスボタンを押したままにしてマウスを上下に移動させ、任意の位置でマウスボタンを離すと項目名の表示順を変更できます。
  ※ユーザーIDは、管理者設定のユーザー管理、利用者名簿の機能管理からユーザー情報をエクスポートすることで確認できます。
  
• ファイルを選択してください。また、ファイル内の先頭行を無視して一括登録したい場合は、先頭行は無視するを押してチェックを付けてください。
• ファイルの文字コードと区切り文字を設定します。
  設定を変更リンクを押すと文字コードと区切り文字の選択ができます。
  
  
• 文字コードを選択します。
• 区切り文字を選択します。

[インポート]ボタンを押すと緊急連絡先のインポートが開始されます。

防災管理者を設定する

設定メニューの機能管理者設定（防災管理者）リンクを押すと、防災管理者一覧画面が表示されます。
管理組織を限定した安否確認機能の管理権限を一般ユーザーに付与します。

• 防災管理者に設定するユーザーを選択します。
  [ユーザー選択]ボタンを押すと、ユーザー選択ウィンドウが表示されます。
  （ユーザー選択ウィンドウについては　ユーザーズマニュアルのユーザー/組織/ロール選択の説明をご覧ください）
  
• 選択したユーザーに管理組織を設定します。
  [管理組織選択]ボタンを押すと、組織選択ウィンドウが表示されます。
  
  ※複数のユーザーを選択して管理組織を選択した場合、選択したユーザーに同じ管理組織が設定されます。
• ユーザーの選択を解除します。
  チェックしたユーザーの選択を解除します。
  
• 防災管理者の一覧が表示されます。
  

設定が完了したら、[変更]ボタンを押してデータを保存してください。