移行事例:広友ホールディングス株式会社

広友ホールディングス株式会社(移行事例)

[業種] リース・レンタル業 [ユーザー数] 700ユーザー

http://www.koyou-holdings.co.jp/

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移行事例:desknet's エンタープライズ版 ⇒ desknet's NEO(desknet's クラウド ライセンス持込型プラン)

旧desknet'sの利用状況

利用製品
desknet's Enterprise EditionVer8.0
利用機能
インフォメーション、文書管理、安否確認、アンケート、ワークフロー、キャビネット、電子会議室
動作環境
Linux
利用年数
7年(2013年11月現在)
データ量
全体:374GB、うちウェブメール:155GB(約73万通)

移行後のdesknet's NEO環境

動作環境
Windows
コンバート所要時間
約9時間(うちウェブメール6時間20分)
利用機能の拡張
従来の利用機能を継続。ワークフローの使用感が向上。
ウェブメール機能の
並列コンバート実行数
12コアで処理実施(ゴミ箱のメールは破棄する)

主な移行の流れ

1. つねに最新のdesknet'sで、新機能を柔軟に活用
2. データ移行はネオジャパンに任せ、移行後の利用しやすい環境づくりに専念
3. desknet's NEO+クラウド環境の刷新で、コストダウンを実現
4. desknet's NEOで各機能の使用感がアップ、コストパフォーマンスも向上

1. つねに最新のdesknet'sで、新機能を柔軟に活用

desknet'sを長くご愛用いただいております。

社員により親しんでもらい利用度を上げようとKCS(Koyou Cyber Square=コーユーサイバースクエア)というオリジナル・ネーミングを付けて活用してきました。ログイン画面には、毎年発表される企業ステートメントを掲げていますし、新入社員はあたかも自社ソフトのような感覚でdesknet's を使い始めます。利用状況を見ながら適切に製品のバージョンアップも実施しています。desknet'sの進化と共に各種機能をベストな状態で活用し、業務に適合させることを大切にしてきました。

desknet's NEOへの移行背景についてうかがいます。

2006年にエンタープライズ版を利用開始し、その後ホールディングカンパニーを設立した際にはdesknet'sクラウドへ移行しました。企業組織も業務も刻々と変化していきますし、ITの技術や利用環境も進化を続けています。利用効率・セキュリティ・コストなどの観点からも「乗り換え」にはメリットが多いと考えています。desknet's NEOへの移行は2013年11月からですが、これも進化の過程と捉えています。

2. データ移行はネオジャパンに任せ、移行後の利用しやすい環境づくりに専念

desknet's NEOへの移行には、どの程度の期間がかかりましたか?

desknet'sからdesknet's NEOへの移行でしたが、ユーザー数が700と多いため、移行作業はネオジャパンに一任しました。2013年11月5日の連休明けに着手しましたが、実質3日間ほどで移行作業は完了しています。

desknet's NEOへの移行までに行った準備があればお聞かせください。

実際に使用してみないとわからないことも多いですから、事前に検証サイトをネオジャパンに準備していただきました。情報企画部の業務データを検証サイトに移行し、実データを用いて2〜3ヶ月かけて検証作業を行いました。
今回はクラウドの環境もすべて刷新することになったので、並行して運用上の検証も行っていただきました。ユーザー数の多さと、ヘビーユーザーだったこともあり事前準備としてネオジャパンには、あれこれご配慮いただきました。

3. desknet's NEO+クラウド環境の刷新で、コストダウンを実現

NEOへの移行と同時にクラウド環境を刷新された背景には何がありましたか?

製品の乗り換えはシステム全体、運用環境やルールを見直す好機でもあります。desknet's NEOへの移行を契機にクラウド環境を再検討することにしました。運用効率や安定性、コストなど多方向から検討し、ネオジャパンとも協議しました。当社の場合、新しい機能は早めに検証して、積極的に取り入れていきたいという背景もあり、今回は新バージョンの対応が比較的早めな、Windows系のデータベースシステムを採用することにしました。

クラウド環境の刷新でお気づきになった変化や効果はありましたか?

実用上の大きな変化はありませんでしたが、当初のねらい通り、新しい機能を早めに知り検証してゆくための体制は整えられたと思います。移行によって1ライセンスあたりのコストも抑制できたので、desknet's NEOクラウド版への移行がコストダウンにもつながりました。

4. desknet's NEOで各機能の使用感がアップ、コストパフォーマンスも向上

移行にあたりユーザーへの再教育やフォローは必要でしたか?

再教育は不要でしたが、移行に先がけdesknet's NEOの特長やコンセプトなどを伝えました。desknet's NEOでインターフェースも刷新されましたので、事前に検証サイトで変更点を確認し、画面キャプチャで具体的に説明したものをPDFで閲覧できるようにしました。業務上利用度の高い機能は、あらかじめ変更点を共有しておく方が移行後の利用もスムーズに運び、問い合わせも抑えられ、本来の課題が見えやすくなると思います。ある程度インターフェースの変化に起因する問い合わせは想定していましたが、 それは慣れの問題ですから一時的な対応で済みました。

移行にともない工夫した点などがあれば教えて下さい

メールの利用度が高く、扱う容量も増えていたので、600メガバイトの容量規制を廃止し、2ギガに増やしました。営業の部署で朝、メールの整理に時間がかかっているということも聞いていましたし、容量を増やしたことでだいぶ運用効率は上がりました。desknet's NEOはメールの検索効率も良く、使いやすくなったと評価されています。

移行後の社内の反応やご評価はいかがでしょうか?

現在、タブレット端末の業務用レンタル事業を展開しており、自社の業務でも約200台のiPadを活用しています。desknet's NEOのインターフェースはタブレットでもそのまま快適に活用できますし、スマートフォン版も使いやすいですね。
[インフォメーション] では「商品情報」「緊急通達」など目的別カテゴリーでロール機能を活用していますし、[ワークフロー]はdesknet's NEOでさらに使用感が向上しました。全国の関連企業や事業所とは、紙ベースの申請書のやりとりが多かったのですが、[アンケート]で集計した社員の要望をもとに100以上の申請書類のワークフロー化が進み、通信コストの削減やペーパレス化も進みました。
desknet's NEOへの移行によって、各種機能の操作性や使用感は高まり、多方面でのコストダウンも実現でき、結果としてコストパフォーマンスが向上したと評価しています。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO(desknet'sクラウド ライセンス持込型プラン)
ユーザー数
700ユーザー
導入時期
2006年

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