よくあるご質問

質問

ワークフロー機能にて申請時に入力した金額により申請経路を分岐させたいですがどのように設定すればよいですか。

回答

例えば、１つの申請書（書式）で以下のように金額の入力内容によって経路を分岐させたい場合、
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　1万円未満…各所属課長のみ
　1万円以上…各所属課長→各所属部長
　5万円以上…各所属課長→各所属部長→専務→社長
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上記のように入力した内容によって分岐させたり、
自身が所属している上長に申請書を送信するようにするには、
申請経路の設定にて、「分岐条件」と「所属組織階層」の部品を使用します。
　
所属組織階層の部品を使用するには、まずは組織管理にて組織の階層の整理や、
ユーザーの所属を整理していただく必要があります。
　
【組織例】
第1階層目に各部があり、各部の部長は部のみに所属。
第2階層目に各課があり、各課には各課長と一般社員が所属。
　
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　第1階層目　第2階層目
　
　[A部]
　　　L　–[A1課]
　　　L　–[A2課]　　　　　
　
　[B部]
　　　L　–[B課]
　
　[C部]
　　　L　–[C課]
　
　———————————
　
ロールを使用した一例を紹介します。
各所属の部長・課長に承認を行わせるには、
経路の設定を行う前に、管理者でロールを作成していただく必要があります。
　
システム管理者にて、管理者設定内のロール設定で、
各課長だけを集めた課長ロールと、各部長だけを集めた部長ロールを作成します。
　
　・部長ロール…各部の部長のみ
　・課長ロール…各課の課長のみ
　
　
組織の階層の整理と、ユーザーの所属の整理、さらにロールを作成しましたら、
管理者ユーザーにてワークフローの書式を作成します。
　
管理者にてワークフロー機能の右上の歯車アイコンから
[申請書管理]-[申請書（表題・書式・経路）設定]を開き、新規に申請書を作成します。
　
まずは申請書の「申請書式」にて、数字部品を使い、分岐させるための
金額入力用の部品を書式に追加します。
　
※数字部品に入力した内容の分岐ではなく、自動計算部品を使用し、
　自動計算の結果によって経路を分岐させることもできます。

分岐させるための部品を書式に追加しましたら、
次は、申請経路にて経路を設定します。

まずは1万円未満の場合に所属課長のみの経路を設定します。
「分岐条件」部品を中央にドラッグ＆ドロップで追加しましたら、
分岐条件部品の「（未設定）」をクリックし、条件を設定します。

条件から、先ほど作成した金額の部品を選択します。
ここで、「金額　＜　10000」と条件を設定してください。
　
次に、「所属組織階層」部品をドラッグ＆ドロップで、
先ほど追加した分岐条件の枠内に追加します。
追加しましたら、組織階層を”2階層”を選択し、
承認者の設定で、「選択したロール内の指定した組織に所属するユーザーが承認」を
チェックし、承認者の選択で、課長ロールを選択してください。
※こちらを設定することにより、2階層目の該当ロールのメンバー（課長）が
　承認者となります。
1万円より小さい分岐設定は以上です。

同様に、1万円以上の場合に、所属課長と所属部長を作成。
「分岐条件」部品を中央にドラッグ＆ドロップし追加しましたら、
分岐条件を「金額　≧　10000」を設定します。
　
次に、所属組織階層部品を同様にドラッグ＆ドロップで追加し、
組織階層を”１階層”とし、承認者で「選択したロール内の…」をチェックし、
部長ロールを選択してください。
1万円以上の分岐設定は以上です。
　
同様に、5万円以上の場合に各所属課長→各所属部長→専務→社長を作成。
分岐条件部品を追加し、分岐条件を「金額　≧　50000」と設定します。
　
次に、ユーザー部品をドラッグ＆ドロップで分岐条件枠内に追加。
承認者に専務を設定。
　
さらにユーザー部品を分岐条件枠内（専務の次）に追加し、
承認者に社長を設定。
　
申請書（書式・経路）設定は以上となります。
上記設定にて、A1課の一般社員が1万円未満の申請を行った場合にはA1課長のみ、
1万円以上の場合は、A1課長→A部長に申請、
5万円以上の場合は、A1課長→A部長→専務→社長の順で承認が行われます。
　
※ロールを使用せずに、管理者にてワークフロー機能の右上の歯車アイコンから
　[機能管理]-[組織内承認者設定]で、各部署の申請承認者を設定することでも実現は可能です。
　その場合は、経路設定で所属組織階層部品の「承認者」を”組織内承認者が承認“に設定し
　てください。