株式会社ウインズジャパンの導入事例

「本社と店舗の連携で、一日5,000杯の幸せをお届けします」。 博多から世界へ。人気ラーメン店『博多 一幸舎』の成功術。

株式会社ウインズジャパン
事業内容
飲食店業、サービス業
設立
2007年6月
利用形態
クラウド版
導入までの期間
6カ月
ユーザー数
70ユーザー
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入沢 元様/代表取締役 稲田 李早様/管理部 広報課 課長

とんこつラーメン『博多 一幸舎(いっこうしゃ)』を経営する株式会社ウインズジャパン様。「世界に広がる本物の博多とんこつラーメンを!」の理想を掲げ2004年3月福岡市中央区で創業。翌2005年に博多区の商業施設キャナルシティー・ラーメンスタジアムに出店すると、またたく間に1日1,000杯以上を提供する行列の絶えない人気店へ。現在国内16店舗、海外49店舗を展開しています。

急成長で店舗数も増え、組織も大きくなる過程で直面したのが、本社と店舗をむすぶ情報共有やコミュニケーションの課題、承認申請に関するフローの策定でした。

短期間で急成長を遂げた組織がどのようにコミュニケーションを確立し、業務改善や意識改革を進めていったのか。その活用手法をうかがいました。

入沢 元様
代表取締役
稲田 李早様
管理部 広報課 課長
導入前の課題

一躍注目の人気ラーメン店に。店舗と本社の情報を速く確実に共有するツールが必要になった。

株式会社ウインズジャパン様のグループウェア導入の背景には、ラーメン店の人気急上昇と店舗数拡大、事業の成長がありました。

代表取締役 入沢 元様が大切にしてきたのは、店ごとに職人が仕込む「本物の味」。店舗を任せられる職人を育成しながら一店一店着実な成長を続けてきました。

一方で出店数の増加に伴い、情報共有の課題も浮上します。

「店舗数が増え、組織も成長。会社としての基盤を築く時期でした。メールと電話中心のやりとりに不便さを感じ、店舗間の動きもリアルタイムで把握、共有したかった。これからの事業展開を想定しながら、情報を社内で有効活用できるツールが必要でした」

管理部 広報課 課長 稲田李早 様が描いたビジョンは、店舗と本部の動きが互いによく見え、情報の種別に応じた機能活用で「何を見れば、欲しい情報が得られるか」明確にすることでした。

「まずは共有すべき情報の種別ごとに最適なフォーマットを活用する仕組みを根付かせようと考えました。店舗から本部への報告もメールの平打ちだったので、提供情報の質やレベルも発信者によって異なり、“必須項目は必ず記入してください”と指示を出してもなかなか徹底されませんでした」

そこで着目したのがグループウェアの活用でした。

選定理由

多忙な店舗スタッフにも配慮。シンプルな設定とコストパフォーマンスがdesknet's NEO選定の決め手。

自社開発による工数の負担やコストをかけずにビジョンに沿った活用を実現するには、パッケージ製品が最適という判断になり、10製品近くを比較。各社の導入事例や製品コンテンツを参考に検討を重ねdesknet's NEOが採用されました。

「desknet's NEOは、活用目的に合わせた機能やフォーマットの設定がしやすく、コストパフォーマンスも高い。特に1ユーザーあたりのコストは社内でも評価されました。豊富な機能から必要なものだけをポータルに表示させ、段階的に活用を浸透させていくのにも最適だと考えました」

店舗の仕事は、仕込み、接客と集中力を要する業務。ラーメン作りへの情熱は人一倍だが、バックヤードでのパソコン作業には消極的な社員も多く、多忙な店舗に負担がかからぬよう、選定時には特に配慮したそうです。

「機能面では、[スケジュール]共有と[回覧・レポート]の売上速報への活用に着目しました。店舗スタッフに負担をかけず、必須項目を記入するだけで短時間で売り上げ報告ができると考えました」

採用に先駆け、製品の体験セミナーにも参加。ネオジャパンのパートナー企業である共催の(株)九州日立システムズから、こまめにサポートを受けられることも、導入の決め手となりました。

導入プロセス

PROCESS
1

社内で検討(2〜3カ月)

グループウェアに着目し、自社の情報共有に適したシステムを検討。10数種の製品をWebコンテンツで検討。企業の導入事例などを参考に製品を選定。

PROCESS
2

無料お試し(1〜2カ月)

各種機能の設定、利用機能を絞り込んだポータル表示など、店舗スタッフが負担を負わず使いこなせる製品としてdesknet's NEOに注目。機能、導入費用などについて競合製品との比較、試用を実施。

PROCESS
3

導入(1カ月)

2007年6月desknet's NEOを正式導入。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

導入後の成果・効果

全店舗の生きた情報を数値化。 翌日の店舗運営や顧客満足に活かす。

1)売上速報で全店舗の状況を数値化。翌日の営業に活かす

導入直後は店舗スタッフに配慮し、[回覧・レポート]の活用で日々の売上速報をアップする作業を通してdesknet's NEOの便利さを実感してもらったそうです。

正確な1日の売り上げは全店舗に設置された券売機で計上されますが、その結果がわかるのは翌朝。それでは遅いので各店の売上速報をその日のうちに確認して速やかに経営分析を行うのがねらいでした。全店の売上目標に対する売上金額、達成率や人件費、仕入れ額などがわかり、数字や集客数を見ながら課題解決や顧客満足に活かされました。

「今まで全項目手入力していた売上速報が、指定項目に数字を入力するだけで報告が済んでしまいます。導入時に店長会議などで事前説明も実施しましたが、まずは業務負担軽減のメリットを各店の店長に実感してもらい、導入初期の活用推進につなげました」

現在は活用の中心がクレーム報告、始末書および顛末書、各店店長の報告や注意喚起などの月次所感報告などに移行し、定例の店長会議の議題となる、売り上げ向上への取り組みや各種サービス、キャンペーン、課題解決などの情報やアイデア共有に活かされています。

店長会議の議題共有には、エリアマネージャーが議題を事前にまとめ[電子会議室]で事前共有し、会議の効率化にも役立てられています。

「 [回覧・レポート]と[電子会議室]は、“良いことだけではなく、課題や問題点も共有して活かす”。そんな社風を醸成するのに役立っています」

特に役立った機能

時間、場所を問わず意見交換を行うことを可能にするバーチャル会議室

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

2)本社、エリアマネージャー、店長がともに全店舗の動きを知る

日々の業務に欠かせないのが全店の動きが見える[スケジュール]の共有です。中でも複数の店舗を巡回し、店舗の営業や顧客サービスをサポートするエリアマネージャーたちは[スケジュール]のヘビーユーザーです。

「創業当時はすべて社長がフォローしていましたが、現在はエリアマネージャーが店舗をサポートしています。[スケジュール]を見れば店長の所在もわかり、相互の予定を見ながら行動しています」

すべてのエリアマネージャーはお客様目線で店舗をチェックし販促物を届け、時には厨房や接客のヘルプにも入る店舗にとって頼りになる存在。[スケジュール]が相互の関係を円滑にしています。

「組織のスケジュールでは近隣で開催される催事やコンサートなどの日程も共有しています。今日から近くで大きな学会が開かれるので、中洲の店舗はスタッフを増員する。スタジアムのコンサートが3日続くので終演後の来客に備えてシフトを組んでおくなど、人の流れを予測し、集客につなげる体制も整えられるようになりました」

店長の裁量で“味玉サービス”などを実施することも可能で、成功事例は次回の店長会議で報告しあうようになっています。経営陣や上職者の[スケジュール]もすべて確認できるので[ワークフロー]の迅速な決裁や承認、会議予定の決定と[設備予約]による商談スペースの同時予約などの活用手法が定着したそうです。

店舗の衛生管理や専門業者による消毒、厨房機器のメンテナンスなどに関する総務や本社からのお知らせは[インフォメーション]で告知。店舗を回るマッサージサービスなどの福利厚生、接客にも役立つ英会話レッスンなど、社員研修のお知らせも告知されています。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

3)規程に基づく業務フローを確立。社内の意識を改革

事業が急成長する中、特に重視しているのが[ワークフロー]の活用です。組織として、規程やコンプライアンスに則った業務フローを確立する上でとても重要な機能です。

「備品の購入、調理設備のメンテナンスや修繕など店舗施設の工事関係の見積もりやオーダーは、即断即決しないとお店の営業に影響が出てしまいます。特に社長、副社長は出張中でもスピーディーに承認・決裁できるよう対応しています」

現在は使用頻度の高い申請書類から[ワークフロー]化を進め、運用が定着。すでに有給申請、稟議書、出張申請、慶弔届、押印申請や残しておくべき業務書類など、すでに20種以上の申請に適用されています。

「今組織が大きくなっているところなので、[ワークフロー]による各種申請類は、特に厳密化を進めているところです。desknet's NEOの活用は、申請者の責任意識や業務上の手続きを曖昧にせず、きちんと記録として残すという社内の意識改革にも役立っています」

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

会社の実情を知るためには、 社員とのコミュニケーションが重要です。

入沢 元様
代表取締役

人材育成や良好なチームワーク、モチベーションを維持するために、自ら声をかけ、あいさつからはじまるコミュニケーションを大切にしてきました。

店舗の数も増えてくると、つねに現場に入ることは難しく、今では店舗が小さなころにできていた親密なコミュニケーションをdesknet's NEOがサポートしてくれます。これからも社員と共に、博多の「本物の味」をお届けしていきたいですね。

企業の成長と意識改革には欠かせないツールです。

稲田 李早様
管理部 広報課 課長

創業当初は家業のような規模から始まり、阿吽(あうん)の呼吸でわかり合えるようなチームワークで仕事が成り立っていました。しかし、次第に会社が大きくなると、企業にふさわしいコミュニケーションのあり方や業務のフローも必要になっていました。desknet's NEOの情報共有は、実務を正確で効率よく遂行するだけではなく、組織として大切なこととは何か、社員の意識改革にも役立っていると思います。

事業概要

会社名・組織名
株式会社ウインズジャパン
所在地
福岡県福岡市博多区

飲食店業・サービス業。博多とんこつラーメン専門店「博多一幸舎(いっこうしゃ)」の経営。2004年、経営を担う入沢元氏、入沢功氏兄弟と、味を究める職人気質の吉村幸助氏3人により創業。2005年福岡市博多区キャナルシティー ラーメンスタジアムへの出店を契機に、一躍人気店となり成長を遂げる。2011年インドネシア ジャカルタに初の海外出店。現在、国内16店舗、海外49店舗を展開。

導入サポート企業

九州エリアに根ざした当社は、ITプラットフォームの構築技術を強みとし、システムご導入のコンサルテーションから設計・構築・保守までの全領域を高品質でサポートしております。また、全国展開を検討されるお客様にも、日立システムズグループの総合力を生かしたサービス体制により、ご提案・サポートをしております。

お問合せ先
新規事業推進本部desknet's NEO拡販担当
TEL
092-686-5560
e-mail
q-hisys.info@ml.hitachi-systems.com
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インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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