導入事例

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導入事例のご紹介

AppSuiteで業務自動化や人手作業の効率化を実現。工数が5分の1になった仕事も。SFAやMAアプリも開発中

株式会社ウチダテクノ

https://www.utecs.co.jp/

  • 業種ICT等を用いた空間・環境づくりのトータルサポートサービス
  • ユーザー数216ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【採用】 オンプレミスで導入。サーバー管理のしやすさと安さが決め手。その後、業態に合わせクラウド移行。

【効果】 外部システムからマニュアルまで[ポータル]に連携。マルチデバイス運用でリモートワークも促進。

【応用】 アジャイル開発でAppSuiteアプリを量産。仕事のムダ削減に喜び。

オフィス環境や情報・教育システム等の構築を手がける内田洋行グループは先般(2019年3月)、会議の回転率を上げて社内スペースの有効利用を促す「会議改善診断サービス」をリリースし、話題を集めました。空間活用をコーディネートする同グループ、なかでも「オフィス関連事業」を支えるのが株式会社ウチダテクノさまです。ICT等の情報機能実装を考慮した快適な空間づくりを行う同社は、デザインから施工、メンテナンスまでをトータルで担います。複数の会社が協力して行われることも多い空間デザインですが、同社はトータルサポートにより、高品質でフレキシブルな対応をスピーディかつ安価に実現しています。今回は、着実な成長を続ける同社にdesknet's NEOとAppSuiteの話を伺いました。

オンプレミスで導入。サーバー管理のしやすさと安さが決め手。その後、業態に合わせクラウド移行。

── 内田洋行グループは「働き方変革」と銘打って、企業や組織の業務改善を推進されています。

「より働きやすい環境を」と努めています。その努力が社員の満足につながり、サービス向上につながると感じているからです。「空間クリエイト事業」のトータルサポートに強みを持つ弊社が「トータル」という形に注力しているのも、サービス的な利点が多いことによります。やはり依頼先などが一元化していたほうが効率が良い。

── そういった信念のもと、御社はグループウェアにいち早く目をつけられ、旧desknet'sの前身iOfficeから弊社製品をお使いいただいています。

当時は「これが課題」という明確なものもなく、ウェブで何ができるかも手探りでしたが、メールホスティング移行時に、スケジュールやデータも共有できたらいいねという話が出て、導入を決めました。当初はオンプレミスの形態で、サーバー運用が簡単、かつ安価だったことが決め手でした。ただ、社内定着は難しかったです。導入後も、ホワイトボードでスケジュール管理をし続けた人もいて、席からボードが見られるよう「双眼鏡」を常備している社員もいました(笑)。
とはいえ貴社製品に不満があったわけではないので、利用が浸透しないから他社製品にしようといった話が進むことはありませんでした。その上で、時代が経るにつれてウェブの社会利用が進み、いつしか「desknet'sをもっと活用したい」という考えが芽生え、2014年にdesknet's NEOクラウド版に移行しました。

── オンプレからクラウドに、ですか。

ウェブ上で運用が完結できたら便利ですから。弊社のシステム部門が小規模だったこともあり、維持管理やバージョンアップ対応に手数がかかることは避けたかった。貴社クラウドサービスのセキュリティへの信頼もあり、移行を決断しました。使い勝手のよさはiOfficeの時代から実感していましたので、他社製品の乗り換えを検討することもなかったです。

外部システムからマニュアルまで[ポータル]に連携。マルチデバイス運用でリモートワークも促進。

── クラウド版に移行した後は社内活用が進みましたね。何があったのでしょうか。

オンプレ時代に浸透しなかったのは、イントラとして使っていたからです。グループウェアが社内でしか使えなかったので、頻繁に外出する社員は「外で使えないならスケジュールは手帳で」となってしまう。クラウドに移行した時にdesknet's NEOに社外からもアクセスできるようにしました。すると、貴社製品の「直感的に使えるインターフェース」が活き、皆が使うようになったのです。

ウチダテクノさまのポータル画面例。

── 先ほど「ポータル的なシステム」の利便性を語られていましたが、desknet's NEOの[ポータル]機能はどのように活用されていますか。

全社共通ポータルから、事業部ごとのポータルまで用意し、活用しています。外部システムへもdesknet's NEOからアクセスできるようにしました。マニュアル等の書類へも[ポータル]からすぐ行けるようにし、業務アプリ作成ツールAppSuiteで算出した数値(売上実績等)のグラフも貼りつけました。とにかくすべての情報を[ポータル]に集めた。今では「ここ(ポータル画面)に来れば仕事ができる」というマインドが社員に浸透しつつあります。なかには、外部システムも含め全部がdesknet's NEOの機能だと思っている人もいます(笑)。

── 仕事の導線にdesknet's NEOを配置することで、皆が使ってくれる環境が整えられた。

利用が進むと働き方にも変化が出ました。たとえば、社外からスマホ等でアクセスできること、そして「まずはポータルへ」という意識が醸成されたことで、リモートワークへの敷居の高さが低く感じられるようになったのです。「ポータルにアクセスすれば仕事が進む→リモートでポータルに行ける→ゆえに社外でも仕事が進む」という意識が社員に育っていますので、社外業務が促進され、テレワークの下地もできてきています。

── どこでも働ける環境がつくれたのですね。

また、社内稟議をdesknet's NEOの[ワークフロー]でシステム化し、業務効率化が進みました。紙で稟議を推進していた時は「1日で決裁が下りる」ことはまずなかったですが、今はそれが普通です。決裁が下りないなと思って確認したら、出張中の上司の机にポツンと稟議書類が置かれていた、といった寂しい事態もなくなりました。決裁者も社内外どこででも決裁承認ができる。もちろんペーパーレス化も進みました。

アジャイル開発でAppSuiteアプリを量産。仕事のムダ削減に喜び。

── 貴社の働き方変革に貢献できて、嬉しいです。

トータル的なものを重視するという意味で、AppSuiteが[ポータル]をさらに充実してくれています。

── さきほど、AppSuiteアプリでグラフを貼られているとお話してくださいました。

もともと業務改善・効率化を意識して、「コストパフォーマンスの良いICTツール導入を」と考えていたため、アプリ作成ツールにも目を向けるようになりました。世に出回っているソフトでは対応できない、わが社ならではの業務を効率化するにはアプリ作成が必要だ、と。そこで某大手の業務システム作成ソフトをトライアル導入しました。しかし正直、某大手製品は高価で初期設定作業も多かった。ユーザー登録やサンプルアプリの作成準備をするなかで「これは大変だ」と感じていました。そんな時にAppSuiteリリースの報に接したのです。AppSuiteならdesknet's NEOのユーザー情報がそのまま引き継げる。しかも安い。そして、何よりも大きな決め手になったのが「desknet's NEO内にアプリがつくれる」点です。将来的に、グループウェア内であらゆる業務が完結する環境がつくれるかもしれない。「これはAppSuiteで行くしかない」と、すぐ乗り換えました。

(写真①)こちらは「Mail_PW初期化」アプリ画面。

── アプリ作成はどのように始められたのでしょうか。

最初に「パスワード(以下、PW)忘れ」の問い合わせをシステム化するアプリをつくりました(写真①)。弊社ではシステムのPW忘れが多く、問い合わせごとに各社員のPWを初期化し、新規PWをヘルプデスクが電話で伝えていました。この作業が、業務に妨げになるほど多かったのです。
アプリはシンプルです。ユーザーはアプリを開いて「申請」ボタンを押すだけ(ユーザー情報の多くは登録済み)。1クリックでPW初期化依頼が完了します。で、新規PWの返信がすぐくる。電話とPW管理システムの併用でアナログ的に行っていた作業がアプリになり、ヘルプデスクの負担が減り、社員にとっての申請のハードルも下がった。「またPW忘れたんですか?」とか思われる心配がなくなるので。

── AppSuiteには通知をメールで自動発信できる機能もあるので、自動化もできますね。

ごくごく簡単なアプリですが、業務が想像以上に改善されました。「すぐつくれるアプリが『神アプリ』だった」といった感じでした。いきなり複雑なことはせず、シンプルかつ簡単につかえるアプリでAppSuiteの認知を広めた。社員から「これ、便利ですね!」との反響がすぐにありました。
それから、いまAppSuiteの「通知機能」に言及いただきましたが、同機能はAppSuiteの肝だと私は思っています。

(写真②)「IT機器持出許可申請」アプリ画面

── と、言いますと?

システムだけで人は動かないんです。通知のアラートが送られてきてはじめてアクションに移れる人は多い。たとえば社内機器を使いたい人が持出申請をするとします。申請が完了すると上長に自動通知が行き、決裁が進みます。上長が決裁をおろすと、今度は機器などの資産関連部署に通知が行く。それを承認すると、申請者に通知が行って、機器が持ち出せる。そんなワークフローをつくりました(写真②)。
RPAだ、自動化だと言われる昨今ですが、人が行う仕事はどうしても残ります。稟議に加える「意思決定」とか、事実確認をして承認ボタンを押す、といったプロセスは自動化できない部分がある。しかし、そういった「人の仕事」の効率化は案外忘れられがちです。ですがAppSuiteなら仕事を自動化しつつ、残った人の仕事も、通知機能などで加速できる。

── AppSuiteでExcelや紙の非効率も解消されましたか。

FAXメインで行っていた施工現場と内務のやりとりは、現在AppSuiteで行い、「あすの作業工程」の確認や各工程の実施状況共有などをリアルタイムで実施しています。紙の情報をExcelに転記することがありましたが、Excelは複数者の同時アクセスができない上、ローカル的なデータ運用になるため情報共有が難しい。ですがAppSuiteなら同時アクセス・データ更新ができる。Excelを離れて、問題なく情報共有ができるようになりました。

── かなりつくり込んだアプリも活用されていると思います。使い勝手はいかがでしょうか。

以前の某大手製品より断然つかいやすいですよ。その上で、AppSuiteの一番優れたところは「変更ありき」でアプリがつくれる点です。ラフデッサン段階でとりあえず動かそう、といったことができる。これはシステム屋からすると新鮮でした。まさにアジャイルです。で、現場で使ってもらって修正要望があれば、すぐ対応。時間もお金もかけずにそうやってアプリを手直しして、真の意味で現場に合ったアプリがつくれる。要望がすぐに反映されるとユーザーも「他人事」ではいられなくなり、アプリを使ってくれるんです。

── 皆のなかに「アプリのつくり手」としての意識が生まれる。

ありがたいです。多くの業務の工数削減も実現しました。5分の1の手順で回せるようになった仕事もあります。
今後は基幹システムのデータとの連携を強化していくつもりです。たとえば、今は基幹システムに行かないと与信確認ができません。社外からは確認ができないのです。しかしAppSuiteで社外からも確認ができるようになれば、営業マンが出先で「売っていいか否か」の判断ができる。与信データが常に見られる状態がつくれるので、管理職も先々の手が打てます。業績予測に役立つデータも蓄積できる。見積書作成アプリもつくって連動させれば、営業は現場で仕事を完結できます。しかもその進捗情報が常に[ポータル]に集まってくる。AppSuiteのバージョンアップで外部データとの密な連携がさらにできるようになれば、私たちの「明るい未来」が確かになります。

ご活用中の機能と使い方

  • ポータル
    ポータル

    外部システムのリンクや事業ごとの業務マニュアル、AppSuiteでつくったグラフなど、多くのコンテンツをポータルに集約している。「ここに来れば仕事ができる」という意識が社員に根づくなかで、desknet's NEOの利用が促進された。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室や社用車の管理から、機械販売時に使用するデモ機の貸出管理までを行っている。デモ機の顧客レンタルも本機能で管理。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    空間クリエイト関連フェアの情報や商品の仕入れ価格変更など、幅広い情報の周知に活用されている。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    「責任権限が複雑なんです」という同社だが、経路設定で承認フローを実現。各種申請から諸団体への寄付許可まで、紙の稟議のほとんどを本機能で再現し、システム化した。

  • AppSuite
    AppSuite

    制作中のアプリを除いても30ほどのアプリが実現している。本文に記載したアプリの他に、施工現場と内勤の情報共有を主としたアプリや、販売用機器の発注・受注管理システム、機器の納期等を担当営業に通知するシステム、社内QA、業務トラブルの不適合報告システム、社内ブログの最新記事をポータル反映するアプリ等が活躍中。

お話をうかがったご担当者様

  • システム課 太田守 様

    AppSuiteのアジャイル開発自体が、革命的だと思います。しかも、「アプリ制作側/利用側」といった区別意識を薄め、みなが主体者意識に立てるのも魅力です。AppSuiteで今後はSFAやMAをつくろうと思っています。貴社のアップデートの頻度と内容を見て、「私たちの要望も反映してくれる」との信頼も抱いているので、そのリズムに合わせて、楽しい業務改革を進めていきます。

  • システム課課長 鈴木智士 様

    「やってほしいことはしてくれない。なのに訳のわからないソフトは使えと言ってくる」といった形で、昔は風あたりの強かった情シスですが、desknet's NEOとAppSuiteの導入を機に「ありがたい存在」へ昇格しました(笑)。仕事がみるみる効率化していくのを見ながら、次はこれをアプリ化しようと考えることが、とにかく楽しいです。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
216ユーザー
導入時期
2014年

事業概要

企業名
株式会社ウチダテクノ
URL
https://www.utecs.co.jp/
所在地
東京都中央区
創業
1970年
紹介
desknet's製品の利用は2001年から。オフィス環境や情報システム、教育システム等の構築を手がける内田洋行グループの「オフィス関連事業」を支える株式会社ウチダテクノ。ICT等の情報機能実装を前提とした空間づくりをトータルサポートで行っている。
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