導入事例

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導入事例のご紹介

本社から店舗へ施策を「下ろす」のではなく、店舗から本社へ販売戦略などを「上げる」、現場主導の経営が実現。

エスピービー株式会社

http://spb-ltd.com/

  • 業種時計・雑貨の小売・卸売業
  • ユーザー数82ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】 メール、電話、Skypeでのコミュニケーション不全を解消するためグループウェアに注目した。

【採用】 ネットで情報収集。無料セミナーで使いやすさを実感。結論的にdesknet's NEOを選択。

【効果】 基幹業務の報告書作成にかかる時間が15分から1、2分へ。時短も実現。働き方改革も推進。

エスピービー株式会社さまは、国内外の有名ブランドやカジュアルな時計の小売・卸売をメイン事業とする企業です。実店舗「時計倉庫TOKIA(トキア)」を日本各地に展開(17店舗)し、販売を行っているのに加え、ネットショップで鞄や帽子、靴などの雑貨を扱う「雑貨倉庫TOKIA」を運営しています。輸入元直営の店舗のため、ブランドものを低価格で販売。修理やメンテナンスの自社修理工房もあり、サポートにも定評があります。「最高のサービスとプロフェッショナルを目指します」の社是に恥じないスタッフの献身が売り上げに結実し、企業として急成長しているエスピービーさま。同社は事業の急拡大に伴い、情報共有に困難を抱え、desknet's NEOを導入しました。本社と店舗を結ぶホットラインとしてdesknet's NEOは活躍中です。今回はdesknet's NEO採用の経緯や効果を社員の方々に伺いました。

メール、電話、Skypeでのコミュニケーション不全を解消するためグループウェアに注目。

── エスピービー株式会社さまは設立から今年で18年目を迎えました。着実に店舗を拡大し、業界での地位を築いています。そのうえで設立当初は色々大変だったと伺いました。

現・社長と専務の2人で起業したそうです。最初は海外から時計を取り入れ、卸売をしていました。そして、さらに業績を伸ばすために、2009年、小売に経営方針を転換。販売店経営はもちろん、レジ打ち、タグづけの仕方もわからない、といったところからスタートしました。

── まさに手探りの舵取りを迫られたわけですが、事業は成功。近年は黒字続きで、社員数も100人を数えるまでにまりましたね。

ですが、課題もありました。大きな課題のひとつは、社員の急増に伴い、情報共有がうまくいかなくなったことです。

── どんなところに不全を感じられたのでしょうか。

メール、電話、Skypeでのコミュニケーションに限界があったのです。社員が増えるにしたがって、次第に、「この人はあの情報を知っているけれど、この人は知らない」といった情報格差が社員間に生まれていきました。原因はいろいろありますが、機能的な面でお話しすると、メールは反応を待つ時間が生じ、やりとりが遅延します。電話だと記録が残らず、情報伝達も時に不確かになります。これらの時差や誤差が情報格差に結びついたのです。

── Skypeはいかがでしたか。

Skypeのチャットは、相手からのレスポンスも早く、重宝しましたが、全社通達には不向きです。チャットで発信をすると、情報の扱いが“軽く”なりがちで、重要な案件を全社連絡しても、見落とす社員が多くなったのです。そういった理由からSkypeは全社連絡に向かないと判断しました。

── メールやSkypeではどんなやりとりをしてたのでしょうか。共有したい情報の中身とは……。

メールは情報の周知で使っていました。「経費精算の期限が近づいていますよ」といった全社通知的なことに活用していましたね。ですが、メールでは既読/未読がわかりませんし、一斉送信をすると、皆から一斉に返信が返ってきて送信者は処理が大変です。またSkypeは本社と店舗間のやりとりに使っていました。「何々の商品を確保願います」とか「品番で〇〇を探して」といった、些細で、しかし緊急性の高いやりとりにSkypeは有効だったのです。ですが、その一方でSkypeのやりとりは整理して蓄積していくことができない。たとえば、販売の記録等を店舗ごとに分けて溜めて、後で参照するということに向きません。

── それら課題感が“グループウェア探し”に結びついていくわけですね。

仰るとおりです。コミュニケーションツールがパッケージになっていて、かつデータの保存管理もできる、基幹システム的な製品をと考えて目をつけたのがグループウェアでした。

ネットで情報収集。無料セミナーで使いやすさを実感。結論的にdesknet's NEOを選んだ。

── desknet's NEOのことはどうやって知られたのでしょうか。

インターネット検索で知りました。本格導入の1年くらい前のことです。単純に「グループウェア」で検索してdesknet's NEOの名を知りました。各製品に、いろいろなデザインの製品ページがありますが、desknet's NEOのサイトが一番、見やすかったことを覚えています。製品自体にも「使いやすそう」「見やすそう」といった第一印象を抱きました。

── desknet's NEOが体験できる、無料ハンズオンセミナーにも参加されたそうですね。

製品サイトで直感的に「これだ」と思ってからは、他社製品を検討しつつもdesknet's NEOの情報を集めることに注力しました。おつき合いのある株式会社システムアプローチさまにも「desknet's NEOという製品があるのをご存じですか?」といった話から、いろいろな製品情報を教えてもらいました。そのうえで、これは一度試してみようと思い立ち、御社が開催されているセミナーに参加したのです。そこで実際に操作してみて、「これは使いやすい!」と感じました。また、ネオジャパンのスタッフが丁寧に使い方をレクチャーしてくださったことにも好感が持てました。

── 機能面に惹かれたところはありますか。

その時に感動したのが[回覧・レポート]の機能です。先ほども述べたように、それまで全社通知はメールで行っていましたが、一斉送信する人は、そのたびに「了解しました」「承知しました」「かしこまりました」といった大量の返信処理を行う必要があったのです。ところが[回覧・レポート]なら、「確認済み」ボタンを押してもらうだけで、送信側は相手の既読/未読がわかるし、大量の返信をもらうこともない。何かあればコメント欄でメッセージも受け取れる。そんな機能性の高さに「これは便利だ」と感じました。それ以外にも、[インフォメーション]や[スケジュール][ワークフロー]など魅力的な機能がそろっていて、「これは導入したい!」と思いました。

── それで2017年5月にdesknet's NEOを導入されるわけですね。

ええ。ですが、一点だけ心配なことがありました。それは、「ITリテラシーがそれほど高くない弊社の社員が、desknet's NEOになじめるだろうか?」という点です。

desknet's NEOで共有された情報をもとに、丁寧な接客に励むスタッフ。

── そうだったのですね。desknet's NEOの社内定着に苦労されたのでしょうか。

苦労というか、社員に浸透させるのに工夫はしました。たとえば、全社通知を行いたい時に、当初はdesknet's NEOとメールの両方でお知らせを実施したのです。皆の頭のなかには、「全社通知といえばメール」というイメージが強固にありましたので、まずは両方のツールを使うことから始めました。それから徐々にメールを減らしていって、desknet's NEOの[インフォメーション]や[回覧・レポート]に情報連絡の場を移行した。それによって、皆のなかにだんだんと「重要情報はdesknet's NEOにある」という認識が育っていきました。

── 皆さんの反応はいかがでしたか。

もともと御社の製品は直感的な操作が可能ですし、親しみやすい仕様で構成されているので、「使ってみると簡単だね!」といったリアクションが返ってきました。説明書を見なくても、触っていたら使用法がわかると、多くの社員に喜ばれました。

基幹業務の報告書作成にかかる時間が15分から1、2分へ。時短も実現。働き方改革も推進。

── desknet's NEOの利用法と効果についてお伺いします。御社は多数の店舗を経営されていますが、店舗ではグループウェアはどのように利用されているのでしょうか。

弊社では1店舗につき1アカウントを付与し、店長を中心に活用しています。[インフォメーション]や[回覧・レポート]などは他の店員もチェックしますし、[ワークフロー]も活用しますが、それ以外については基本、店長が運用しています。

[電子会議室]では、店舗の垣根を越えた販促等の議論が。

── たとえば[スケジュール]の利用はどうされていますか。

店舗のアカウントは基本、店舗名になっているのですが、店舗ごとにそのお店のキャンペーン情報などの予定を入力するようにしています。複合商業施設に入っているお店は、商業施設全体のイベント情報(「〇〇スーパーセール」が始まります)等を入れています。店長や店員の予定を入れることはほとんどないですね。お客さま以外に来訪者が多く来るわけでもないので、[スケジュール]はもっぱら店全体の予定を確認するために用いています。弊社ではdesknet's NEOのグループ設定で全店舗のグループをつくっています。そのグループのスケジュールカレンダーを見れば、全店舗の予定が一括でわかるようになっています。これは便利です。

── [ワークフロー]はどのように活用されていますか。

返金依頼書や違算金等の報告などを[ワークフロー]で提出してもらっています。同機能のすばらしいところは、書式、テンプレートが簡単に作成でき、かつ報告書自体の入力も、過去の履歴から「複写して作成」で内容を引っ張ってきて、それをちょっと変更するだけで行える点です。これにより、かつては一報告書に15分ほどかかっていた作成時間が1、2分に短縮されました。

── 時短が実現したのですね。そういった業務改善が進んだケースは他にありますでしょうか。

desknet's NEOを導入して最も大きく変化したのは、現場主導、店舗主導の経営が実現したことです。desknet's NEOの多彩なコミュニケーションツールで、店舗の声が本社に「見える化」されたことも大きいですが、[電子会議室]を使って店舗同士が販売戦略案を議論し、つくっていることも大きいです。上意下達といった形で本部が各店に販売戦略を「下ろす」のではなく、現場がアイデアを精査し、検討して「上げる」という体制で弊社は経営しています。そのスタイルを形にするうえで[電子会議室]の影響は大きいです。

desknet's NEO上での店長等のディスカッションで完成した、キャンペーンの「3カ国語ポスター」。

── 販売戦略とは、具体的に言いますと……。

たとえばキャンペーンのPOPやポスターのデザインを決めるとします。その場合も弊社では、現場がデザインを考えることから始めています。各店の店長などが[電子会議室]上で意見をぶつけ合いながら、案を集約していって形にするのです。あるいは本社から案を投げるにしても、3案ほど用意して各店の意見を募るようにしています。そうすることで、現場から「主体的に戦略を考えよう」という機運が生まれました。

── 「現場主導の働き方実現」というのは、「働き方改革」でもよく考えられている理想ですけれど、なかなかうまくいかない企業が多いですよね。御社はそれをdesknet's NEOで実現されたのですね。

お客さまの流れや考えをいちばん知っているのは現場です。働き方をどう変えたらいいかをいちばん知っているのも現場です。だからこそ現場主導で働き方改革ができたらいいですよね。本社の考えることは、どうしても机上の論理に支配されがちです。そこは乗り越えたいですね。

── それが御社の働き方改革に対する理念でもある。

弊社的に、「働き方改革」は、まだ途上です。ですが、すでに働き方改革の“芽”は出始めています。基盤ができつつあります。それが現場主導というスタイルであり、貢献してくれているのが外ならぬdesknet's NEOです。働き方改革を夢で終わらせない道筋が見られるようになることもdesknet's NEOの大きな利点だと私たちは感じています。御社のさらなる飛躍でdesknet's NEOが広まり、働き手、現場の業務改善が進むことを私たちは願っています。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    本社の社員は互いの予定を確認し合うスケジュール管理に、各店は店舗情報の共有に本機能を使っている。各店のアカウントは1店舗1アカウント。基本は店長が活用し、キャンペーン期間などの予定をカレンダーに反映している。同社では、店舗アカウントを集めたグループをつくっており、そのグループのスケジュール一覧を表示すれば、全店の情報が俯瞰して見られるようになっている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    「社内レート」など、本社経由の公的な情報共有に活用されている。基本は全社共有。誰もがすぐに本機能の情報にアクセスできるよう、[ポータル]画面の目立つところに[インフォメーション]のトピック一覧が表示されるよう工夫している。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    特定の人たちへの情報共有、特に、確認済みかどうかを知りたい場合、また読み手のリアクションが知りたい場合に本機能が使われている。コメント欄もあるため、意見を募る場にもなっているという。「どこどこに出張に行ってきます」等の連絡を社員同士で行ったりと、社内の気軽な連絡ツールとしても活用されている。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    返金依頼書や違算金等の報告などを[ワークフロー]でやりとりしている。書式、テンプレートが簡単に作成でき、かつ報告書自体の入力も、過去の履歴から「複写して作成」で内容を引っ張ってきて、それを変更するだけで行えるため、報告書作成の時間が大幅に短縮され、時短が実現した。

  • 電子会議室
    電子会議室

    現場主導の働き方改革の推進に最も貢献している機能。「セール取り組み関係」「修理関係」「全店共有のディスプレイ」といったカテゴリーに分けながら、議題ごとに会議室を立ち上げ、現場の議論を喚起している。本機能で出たアイデアを積極的に採用し、社全体の経営戦略にも活用している。現場的にも、自分たちの声が経営に反映されていることが喜びになっているという。

  • 議事録
    議事録

    店舗の代表者が集まっての会議等の議事録として活用している。ここで記録された内容はスケジュールから直にアクセスし、確認できるため、全社共有もしやすく重宝している。また、新人などに議事録作成を任せ、新人教育の場としても活用されている。

お話をうかがったご担当者様

  • 営業本部本部長 三木 信吾 様

    冒頭にお話したとおり、2人から始まった企業が100人規模にまで拡大してきました。これは発展の徴である半面、小さな机で議論していた世界から、経営陣の意思がなかなか伝わらない広い世界へ足を踏み入れたことをも象徴しています。経営者と現場をつなぐことは大きな課題でした。そこにdesknet's NEOが登場してきてくれたわけです。おかげさまで意思疎通が満たされるようになりました。desknet's NEOがあって、弊社はどんどんよくなってきています。

  • 財務経理部係長 滝田 幸恵 様

    私がdesknet's NEOの導入を社内で初めて言い出したのですけれど、そこには「ちょっとした煩わしい仕事」を減らしたいという考えがありました。電話があったことを役員に伝えるとか、そういった類の業務です。そんな仕事には大抵、名前がありません。その「名前のない業務」をたくさん減らしてくれたのがdesknet's NEOです。業務効率化という大きな効果もありますが、ささいな仕事を軽減してくれるところに私は魅力を感じています。

  • 総務人事部係長 黒野 天麻 様

    弊社は役員や有役職者の出張が多いのですが、出張中にも突然の来客があったりするわけです。そんな時にdesknet's NEOがあれば、慌てることもなく迅速に対応ができます。[スケジュール]を起点に[設備予約]で会議室をおさえ、応接することもできる。こんなことは以前は考えられませんでした。ほんとうに便利です。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
82ユーザー
導入時期
2017年

事業概要

企業名
エスピービー株式会社
URL
http://spb-ltd.com/
所在地
愛知県名古屋市
設立
2000年
紹介
国内外の有名ブランドやカジュアルな時計の小売・卸売をメイン事業とする企業。実店舗「時計倉庫TOKIA(トキア)」を日本各地に展開し、販売を行っているのに加え、ネットショップで鞄や帽子、靴などの雑貨を扱う「雑貨倉庫TOKIA」を運営している。輸入元直営の店舗のため、ブランドものを低価格で販売。修理やメンテナンスの自社修理工房もあり、サポートにも定評がある。

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

株式会社システムアプローチ

https://www.sys-approach.co.jp/

株式会社システムアプローチは、desknet's NEOの導入に際してのサーバの選定・構築から運用サポートまで、トータル的にdesknet's NEO活用を支援します。またソフトウェア開発の実績をもとに、AppSuiteの導入・設計・運用サポートも行います。創業以来のスローガン「コンピュータ技術で社会に貢献」のもとに、様々な情報サービスを展開しています。

お問合せ先:
BS営業部

TEL:052-482-7820 e-mail: sas-neo@sys-approach.co.jp

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