見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

琵琶湖のほとり滋賀県彦根市は歴史浪漫あふれる城下町。四季折々の風情あふれる佇まいは多くの観光客を惹きつけ、グルメをうならせる近江牛や琵琶湖周辺の豊かな食の幸、手仕事から生まれる名産品は、魅惑の返礼品として、ふるさと納税にも人気が集中しています。近年は第2の故郷として彦根住まいを夢見る人も多く、彦根暮らしめぐりツアーの開催、移住促進住宅取得費補助や家賃補助制度などで移住者へのサポートも積極的に行っています。
彦根市役所ではレスポンスの遅さに苦労していた既存のグループウェアをdesknet's NEOにリプレイスし、従職員間の迅速な情報連携や情報共有の活性化で「働き方・業務改革」を推進中です。多様化する行政ニーズや市民の声にきめ細やかに応える市政づくりにdesknet's NEOがどのように活かされているのか？　
気概あふれる情報政策課の皆さんにお話をうかがいました。

── desknet's NEO採用以前の業務上の課題や導入経緯ついてお聞かせください。

以前より自治体の業務に特化したグループウェア製品を庁内利用していましたが、レスポンスがたいへん悪く、アクセス集中時にはメールの読み込みに3〜5分要することもありました。ネットワークの仕組み、データベースの作りなど複合的な要因はあったものの、職員から「もっと快適なシステムを」という声は強く上がっていたのです。

実は2014年よりIT課題検討会（平成30年現在「政策課題のIT活用分科会」）を発足し、基幹システムやLGWANの再検討、セキュリティの強化などに取り組んでおり、システム全体の再整備が完了した2016年より、懸案だった庁内情報共有の課題検証や改善に取り組むことになりました。
背景には彦根市全体で推進する、働き方改革や業務改革の推進と、そこから派生する行政サービスの充実といったねらいがありました。

── レスポンスの問題以外に、情報共有の課題はありましたか？

利用上特に問題視していたのが、庁内情報共有の主要なやり取りがすべてメールに集中していたことです。他に施設予約、掲示板、一部ユーザーがスケジュールを利用するぐらいで、メールの利用度、情報量が圧倒的に高かったのです。
メール偏重の影響で、1日の通数も数十通はあたり前。所属長にいたっては百通以上という例もあり、メールサーバーの容量をつねに圧迫していたのです。
結果として確認すべき情報の優先順位もわかりにくく、最優先の情報が埋没してしまい、庁内情報共有や意見交換も滞りがちになるリスクを伴っていました。
さらに、情報共有の手法そのものにも大きな課題を抱えていました。

── 共有手法の課題とはどのようなものですか？

全職員メールアカウントは持っていたものの、受発信の多くは部課宛の代表メールとして所属長に集中していました。そこから担当職員やグループに転送して振り分けるような手法だったのです。そこに問題の要因があり、所属長の不在時や出張、急な休みの時などに情報が滞ってしまうことがありました。
さらに、本来なら掲示板などで全職員に一斉告知すれば済むような情報もすべてメールで発信していたので、必然的に本数も増えてしまいました。

── 新たなグループウェアに託した、ご利用上のビジョンなどはありましたか？

たとえば、各部署に一斉通知するような告知ならインフォメーション。部課代表メールとして所属長宛に集中していた庁内の受発信なら回覧･レポートのような機能に置き換えて部内同時共有する。スケジュールの利用率をもっと上げて、会議や予定調整のわずらわしいやり取りをなくし、庁内全体、全職員の業務連携を迅速化するなどです。

まずは、代表メールに情報が集中する現状を改善し、情報の質や目的、即時性などに応じて最適な機能を使い分け、効率の良い共有をめざしました。
同時に、レスポンスの向上が迅速な事務処理や業務推進に直結し、職員一人一人にゆとりもできるので、働き方改革や業務品質の向上、市民サービスの充実につなげていけるという期待やビジョンがありました。

── 庁内情報環境の刷新はリプレイスにどのような影響を与えましたか？

実は、基幹システムやLGWANなど情報環境の再整備に際して全職員にタブレット端末を導入したのです。デスクに縛られず、会議室や庁内の別の場所でもすぐにスケジュール確認や資料共有ができるようになりました。その環境こそ、グループウェアを有効活用するのに最適で、居ながらにして情報共有できる手応えがグループウェアの活用推進につながってくれると想定していました。
実際、施設数も本庁舎、支所、出張所、文化施設など70拠点以上もあるので、導入したタブレットをしっかり有効活用する上でも新たなグループウェアへの期待は大きかったですね。

── グループウェアの製品選定手法についてお聞かせください。

プロポーザルの手法をとり、多角的に要件を積み上げていきました。導入コストや保守費用など総合的な提案内容とは別に、製品評価版を用いて私たちが実際に試用し検証を行い、実用可能性のある3製品に絞り込みました。

── 前製品でレスポンスの不具合に悩まされたことが検証の背景にあったのですね。

そうですね。だから想定利用機能を実際に私たちの手で動かして使用感をくまなく検証しました。
その際、最も重視したのは、各画面遷移までのデータ読み込みを含んだ画面表示時間や基本機能であるメール、インフォメーション、回覧･レポートなどの使用感でした。実際にレスポンス試験も行い、メールなら、読み込みから内容確認〜送信までの一連の各動作に何秒かかるかを計測して、入札時の評価点に製品の根本性能としてアクセスの良さを加味していったのです。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点でしたか？

優先順位は、機能、運用面、コストの順です。採用の大きな決め手は、各機能画面へのアクセス時間で、他の製品よりもより速くアクセスできることでした。
前製品ではできなかったスケジュールと設備予約などの各種機能間連携もdesknet's NEOはスムーズにできましたし、ファイルのアップロードもドラッグ＆ドロップで簡単にできます。
さらに部署代表や個人などの複数アカウントを一画面で使い分けられるのも庁内の業務や利用手法に適していました。以前の製品では、課のアカウントから個人へと切り替えるたびに、その都度ログインし直さなくてはならず、そのぶん余計な時間と手間がかかっていたのです。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・速く軽快なレスポンス
・主要利用機能の使いやすさ
・情報を多層的に活かせる機能間連携
・ログイン後の同一画面で複数アカウントを使い分けられる
・コストパフォーマンス

── リプレイス後desknet's NEOの庁内導入研修などは実施なさいましたか？

導入をサポートしていただいたトーテックアメニティ(株)に、管理者およびユーザー向けの研修を実施していただきました。導入に先駆け、部署ごとに実際の業務・事務フローを記載した手順書の配布と動画によるフローの提供も行いました。
ユーザー向けの研修は拠点数も多いので、職員を本庁舎に招集して計10回、手順書も活用しながら実施しました。機能はわかりやすく、事前に手順書も公布したので、ユーザーからの問い合わせも少なく、無理なく利用は定着したと思います。

── 導入後、真っ先にお感じになった変化や手応えは何ですか？

やはりレスポンスの大幅な向上ですね。結果として情報共有の速度が上がり、日々の業務における報告、連絡、相談などの基本情報が滞ることなくリアルタイムで共有できようになった変化は大きいです。職員にとっても情報共有のスピードが業務を通して実感できることが、利用促進効果につながっていると思うのです。
[スケジュール]ひとつとっても、空いているところは会議などの予定を入れられるように「自分の予定はきちん入力していこう」と職員相互の自発的な呼びかけで利用度が進み、定着しています。

── メールに利用が集中していた課題について改善効果は見られましたか。

[回覧･レポート]の活用を推進したところ、庁内各部の業務情報は大幅に移行できました。部署内の全員がリアルタイムに所属の共通アカウントを見られるようになっており、部課と個人のアカウントを切り替えながら活用する手法もすぐに定着しました。
ユーザー視点では、自分のアカウントは自分宛、部課のアカウントは所属セクション全体で共有すべきものという区分けが明確にできるようになりました。
「情報が整理しやすい」｢閲覧状況がひと目でわかる｣「検索機能が便利」など、職員からは好評です。ファイル等も共有できるのでメールにファイルを添付する必要もなくなり、サーバーに負荷がかからないことも運用面での大きな効果ですね。

今まで多量のメールで苦労していたぶん、[回覧･レポート]への利用移行と定着は順調に進み、逆に[ウェブメール]の利用は予想以上に少ない状況です。
そのため[ウェブメール]は外部との連絡手段専用にして、庁内は[回覧･レポート]だけで。という意見も出たぐらいですが、職員の一対一のやり取りにはとても便利な機能なので、ユーザーの要望も汲んで、庁内用にもしっかり活用しています。

── [インフォメーション]はどのように活用されていますか？

基本的にレスポンス不要な一方向からの情報通知や告知での利用が定着しています。
災害情報やメンテナンスに伴うシステム停止など、庁内の一斉告知にも使っていますが、前製品と違って公開先を選択できるので、部課内だけの情報発信や特定の会議に参加したグループからの報告などにも活用されています。リンクを貼ったり、簡単なファイルや資料を添付したりする活用法はすでに定着しています。
便利なのは、たとえば教育委員会だけに影響のある情報なら関連部署だけという発信の仕方で、必要な情報だけが届くので、情報の取捨選択や整理がしやすくなったことです。
通知内容に関しては5W1Hを明確に本文に明記するよう呼びかけてあり、インフォメーションのメッセージをそのままPDF化してユーザーが必要な一定期間保存するような手法もよく見られます。
それまでメールで行っていた「圧縮ファイルをダウンロードして開いて……」という一連の作業とはスピード感が全く違うし、ワンクリックで情報確認ができるようになりました。

── クライアントツールも全ユーザーでご利用いただいているそうですね。

[回覧･レポート]をはじめとする各種新着情報をポップアップで通知してくれるので、確認や連絡漏れ、遅れの抑制効果があるように思います。何より使っていて便利ですし、相手が確認を求めたら、なるべく早く回答してあげたいという相互理解にも役立ってくれていますね。
他にも出張が多く出先での確認が必要な職員向けに、desknet's NEOと携帯電話を連携させるテレワーク用のモジュールCACHATTOをリリースする予定です。端末からはダウン＆アップロードできない閲覧オンリーのセキュアな環境で、出先からも確認すべき案件を抱える職員を対象に活用する予定です。
出先での業務はもちろん、介護や子どもの急病、育児休暇を取りやすくするなど、職員の多様な働き方への対応策として活用したいと思います。

── ChatLuckも同時にご活用中です。ご採用のきっかけは何ですか？

職員ポータル上で「プロジェクトでリアルタイムのやり取りをしたい」「オフラインミーティングを行いたい」といった職員の声に応えて採用したものです。
desknet's NEOが行政の統制に則ったオフィシャルな情報共有という位置づけ。ChatLuckは未決の事案を意見交換でまとめていくような、アイデア喚起型の使われ方ですね。
シングルサインオンでdesknet's NEOと並行活用できるのも便利ですね。メッセージを継続的にやり取りしながら企画やアイデアを醸成し、実現可能なプロジェクトとしてカタチにするための共有環境として、行政の縦割りでは実現が難しかった横断的なプロジェクトなど、発想重視型の新規事業計画に活用していく方針です。

── desknet's NEOの情報共有は、働き方・業務改革推進に効果を発揮できそうですか？

まず、庁内・職員相互の連絡・確認が速くなったことに手応えを実感しています。さらに、desknet's NEO上でデータの整理や管理がプライオリティにそって的確に行われるので、業務もスムーズになり、各所属への通知も漏れが少なくなりました。
desknet's NEOが連絡相談の要となり、必然的にアクセス頻度や時間は増えているのですが、「快適に使用できるため、ストレスが減った」というユーザーの声も届いています。快適・迅速に仕事を進められる環境を整えられた今、より良い行政サービスで市民の声に応え、彦根市の魅力を全国に発信してゆきたいですね。