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<この事例のポイント>
【導入】 経営的な苦境のなか、社員の意識統一を図るため、コミュニケーション強化に賭けて導入へ。
【採用】 他社製品と比較するも、5つの点で優れていると判断しdesknet's NEOを採用決定。
【効果】 時代や環境の変化に即応しつつ、縁の下の力持ちとなって社員の意識変革も支えてくれた。
株式会社オンデーズさまは、メガネ・サングラスの製造販売を行っているメガネのファストファッションブランドです。国内112店舗に加え、シンガポール、台湾、タイ、カンボジアなど海外92店舗を擁し(2017年8月末現在)、今も新店舗の展開を続けながらメガネ業界のトップランナーの一社として邁進しています。
同社はかつて、深刻な経営危機に陥ったことがありました。世間から「倒産寸前」と揶揄される状況になったのです。しかし、2008年に「SPA(製造型小売業)方式」と呼ばれる手法で製造原価を抑え、2012年には「薄型レンズ追加料金0円」のシンプルプライスを導入するなど、時代時代における先駆的な取り組みを実践したことが奏功し、企業ブランディングを成功させ、現在の地位を確立しました。
そんなオンデーズさまが、店舗間の情報共有とコミュニケーションを強化するために導入したのがdesknet's(旧版。以下「旧desknet's」と表記)です。今回は、常に変化を続ける同社がグループウェアに見た可能性について伺いました。
弊社はビックカメラの子会社、メガネ部門として出発しました。当時は格安メガネのブームの先駆けともいえる時代。大手チェーンが軒並み出店を競っていました。その波に乗って弊社も店舗数を一気に拡大。ところが、デザイン性や品質、サービスの提供において蓄積のある大手とは違い、弊社は50店舗を超えたあたりから業績不振に陥ったのです。
そうなのです。実はその年に、弊社はロゴも刷新しました。衰退の流れにあったオンデーズで働く社員の新たなプライドを象徴するロゴを、との願いを込めて制作されたものです。これは比喩的な話ですが、そのロゴのもとに一人また一人と意識ある社員が集まってきた。ロゴは社員の意識統一の象徴でした。その統一感を生み出すのに欠かせないのが、円滑なコミュニケーションと情報共有です。それらを強化するために、弊社はいち早くグループウェアに着目しました。
導入以前は、いま言った「統一」にはほど遠かったです。たとえば、支店のマネージャーや外勤の社員が業務中に何をしているかがさっぱりわからなかった。彼らが何時に出退勤しているのさえ不透明でした。本社から見て、特に支店の社員の行動が見えなかった。当時の情報共有といえば、もっぱら「紙」ですよ。支店間でFAXを使っていた。スケジュール管理などは当然ながらしていませんでした。支店と社員の間に、また会社全体に「バラバラ感」があったのです。それを解決しようと、社長の田中とともにグループウェアの世界に足を踏み入れました。
②、すなわち「導入が容易にできそうだった」とは、ユーザーインターフェースの良さのことですね。使いやすさです。それゆえに社内への浸透もしやすかった。弊社では旧desknet's、またdesknet's NEOの一斉教育は行わず、新入社員の入社時に少しレクチャーするくらいにしています。それでも十分、皆が使えるようになります。③は、ホスティングですね。弊社は情報システム担当が少ないので、人的リソースをサーバー管理などに割くわけにはいきません。ですので、ホスティングも必須条件でした。
④は文字どおり必要な機能があるかないかの問題で、機能の数と性能に定評のあるdesknet's製品は間違いないな、と。正直に言えば、グループウェアの機能といってもあまり詳しくなかったので、好評の風聞に接していた旧desknet'sにしようと、割とここはすんなり決めました。それから⑤、モバイル対応も重要でした。たとえば店舗・支店で接客に立っている社員は、基本的にPCを覗くような時間がありません。そんな社員が「すきま時間」にモバイルで情報をチェックできたらと、そう思ってこれも条件に掲げました。
ですが、単刀直入にいえば、要因としては①が一番大きかったです(笑)。とにかく安かった。
やはり[スケジュール]機能が役立ちました。不透明だった社員の動きがはっきりしたので、相手の状況を慮りつつ上下の指示、双方向の意見交換をすることができるようになりました。行方不明者がいなくなるというか(笑)。社長も率先してスケジュールを入れていますからね。リーダーの率先垂範に感化された社員も多かったのではないでしょうか。
それから、社員同士がスケジュールを認知し合うことで、いい意味での緊張感が社内に醸成されました。「見られている意識」というと大げさですが、お互いを意識し合うことで、惰性的に仕事ができなくなりますし、社内の連帯感も生まれます。これは、社長の田中が望んだ社員の意識改革に影響があったかもしれません。
もちろんです。旧desknet'sからdesknet's NEOへの移行を決断する時に最も重視したことのひとつが「グローバル対応」でした。つまり、他言語設定が可能だという点です。現在は、言語の設定を「English(US)」にすることで、海外の社員は基本的に英語でdesknet's NEOを利用しています。
それが、ほぼなかったのです。[スケジュール]機能にまつわる話でいえば、たとえば同機能は、皆が予定を入力してくれないと相互のスケジュール把握ができず、機能の本領が発揮されません。「予定管理や、時間の約束を守る云々にルーズな国柄の人たちは、果たして[スケジュール]を使ってくれるだろうか?」――。当初はこういった憂慮がありました。ですが、海外のメンバー皆が、意外にも使ってくれたんです。正確に言うと、日本式の「時間を厳守する文化」を外国人の社員に徹底して、それを体現する場としてdesknet's NEOを使ったのです。すると[スケジュール]の入力はすぐに浸透しました。「郷に入っては郷に従え」で、外国人の社員に企業風土になじんでもらう。その「なじんだ感じ」を、社員のなかに「より定着させる」のに有効なツールがdesknet's NEOだったのです。そのうえで、海外での使用上、何かが障害になるということはありませんでした。
そのように言えると思います。
たとえば先ほど、新生オンデーズの文化・伝統を生み出してきたという話をしましたが、「管理職、店長等は選挙で選出」などは、[インフォメーション]機能で候補者を募り、候補者の情報を周知し、それらをもとに選挙を実施しています。この選挙は弊社のなかでも大きな行事となっていますが、それを下支えしてきたのがdesknet's製品でした。
また弊社では、発展途上国の人たち、特にメガネが必要だけれど買えないという人たちに無償で、メガネの検診から提供までを行っています。こういった社内の取り組みの案内や人員募集等もdesknet's NEOを通じて実施しています。
そもそも導入当初から効果を感じていた「コミュニケーションの円滑化」も社員の意識改革、そして経営改善に威力を発揮したと思います。desknet's NEOによって、社員間や、上司と部下の間などに生じていた「コミュニケーションの敷居」が低くなり、皆が自由にものを言える風土ができました。皆が忌憚なく、また立場に関係なく「良いものは良い」「悪いものは悪い」と言える空気ができたことで、建設的な意見も生まれるようにもなりました。もちろん、これは社長の音頭があってのことですが、desknet's NEOがそれを支えてくれたと言えるでしょう。
社長から末端の社員まで、皆が[スケジュール]を共有し、お互いの状況を把握しつつ、密に連携をとるための足がかりとしている。企業風土になじもうとする外国人スタッフが、風土に適応したことを体現する場としてdesknet's NEOが活躍することも(詳細は本文)。なかでも[スケジュール]はその貢献度が高い。
設備の対象はもっぱら「会議室」だが、[スケジュール]と連動しているため、画面遷移をほとんど経ることなく、スケジュール調整をしながら会議室を確保することができるため、「その機能連動には助けられている」との声が現場からも聞かれる。
最も使われている機能の一つ。健康診断の連絡等の日常の情報周知から、管理職を選出するための選挙(これも本文で詳述)の情報、また、オンデーズさまが取り組んでいる途上国支援、ボランティアなどのニュースまで、多彩な情報を一元的に共有する場として活躍している。
マニュアル類や社内規約等の文書、ルールブック等を保管している。情報更新に際しては[インフォメーション]によってその旨がユーザーに通知されることも。
経営のどん底から現在の発展まで社史を振り返ると、時代も周囲の環境も、また経営状況も常に変化してきたことがわかります。その間、desknet's NEOも旧版から現在のバージョンまで、機能向上を繰り返してきました。企業の文化、経営スタイルなどの生成変化が激しい弊社ですが、そういったさまざまな変化に即応してもらえたからこそ、弊社としてもdesknet's NEOを有効利用し続けることができます。これからも常に新しさを追求していってほしいと思います。
私が入社した時には既にdesknet's製品が浸透した状況でした。簡易的なレッスンを受けただけで機能を使えるようになったことをよく覚えています。今現在、私はPR担当をしていますが、支店へのメディア取材をアテンドする時などに、支店に行く前に[スケジュール]をチェックし、「あのスタッフはいるか」「何時に訪問するのが適切か」等を確認しています。こういったことが画面遷移を経ることなくパッとできるスピーディさは、業務の効率化につながっていると感じます。