グループウェア導入事例：共同通信グループ　株式会社エヌ・エヌ・エー

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共同通信グループ　株式会社エヌ・エヌ・エー

東京本社の決定事項をリアルタイムに共有。国内外の従業員が地域を越えて連携・協力しやすくなりました。

共同通信グループ　株式会社エヌ・エヌ・エー

http://www.nna.jp/

業種マスコミ／情報サービス業
ユーザー数200ユーザー
利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

事業が急伸し、国内・海外拠点間の効率的な情報共有が課題に

人員増加にも耐えうる“高いコストパフォーマンス”が採用の決め手に

“使わざるを得ない”機能を設定し、便利さを実感・共有

各種機能の活用で業務を効率化。より多くの時間を本来の業務に

国内・海外を問わず、迅速かつ的確な情報共有・意思決定を実現

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アジアで展開する日系企業で働く日本人のために、ビジネスに有益な現地最新情報を日本語で提供している株式会社エヌ・エヌ・エー様。会員サイト『NNA POWER』、会員情報紙『The Daily NNA』、ビジネスペーパー『カンパサール』などを通じて最新のアジア経済情報を企業向けに配信。2011年11月には共同通信グループに参画し、新たなビジネス展開に臨んでいます。同社では、2002年よりdesknet'sを導入。東京本社、北九州事務所と海外現地法人・事務所16拠点（提携会社含む）の情報共有を実現しています。導入から活用に至るまでの過程を「ビジネスイノベーション本部　情報システム部長　加藤光一様、植木沙織様」にうかがいました。

事業が急伸し、国内・海外拠点間の効率的な情報共有が課題に

── グループウェアの導入背景を教えてください。

香港で創業後、マレーシア、タイ、シンガポール、台湾、上海などアジア各国に現地法人や現地事務所が次々に開設されました。急成長する事業と、つねにスピード感が要求される業務の特性から、迅速かつ効率よく情報共有できる環境を速やかに確立したかったのです。

── それまで、国や地域を越えた情報確認はどのように行われていましたか？

以前は、こまめにFAXで情報のやり取りが行われていました。その後はEメール主体の情報交換に移っていきましたが、より効率的なスケジュール管理、情報共有が必要だろうということになりました。そこで、2002年グループウェアの導入を決定しました。

人員増加にも耐えうる“高いコストパフォーマンス”が採用の決め手に

── 製品選定・決定の決め手となったのは、どのような点ですか？

導入当時は、ビジネスが急拡大するとともに、海外拠点が増えてゆく時期でした。当然、人員がどれほど増えるか分からないという状況だったので、イニシャル＆ランニングコストを抑制するということが最も大きな選定要因になっていました。そのような中、desknet'sの“無制限ユーザーライセンス”は非常に魅力的でした。もちろん、各種機能は使いやすく評価も高かった。コストパフォーマンスに優れたグループウェアということでdesknet'sを採用しました。

“使わざるを得ない”機能を設定し、便利さを実感・共有

── desknet'sの導入によって情報環境はどのように変わってゆきましたか？

地域を越えての社内ユーザー教育は難しく、当初は［スケジュール］次は［設備予約］と少しずつ浸透させてゆきました。浸透度に最も効果があったのは、“業務上使わざるを得ない”機能を組み込んでからです。
たとえば稟議書や出張届けなどは、それまでの用紙を全廃してdesknet's上で行うようにしました。全ての申請・承認をdesknet'sのワークフローで行い、人事通達はインフォメーションによって伝えるなど、誰もが必ずdesknet'sを見るような環境を整えました。さらに、利用を推進する工夫としては「desknet'sを使うことで、さまざまな手続きが効率化され、わずらわしさがなくなる。楽になりますよ」と、活用メリットを明確化したのです。その便利さは、間もなく多くの従業員にも実感してもらうことができました。

各種機能の活用で業務を効率化。より多くの時間を本来の業務に

エヌ・エヌ・エー様ご利用中の「ワークフロー」機能画面

── 各種機能の活用では、どのような効果が生まれましたか？

当社は、たいへん海外出張の多い企業で、社長をはじめ決定権を持つ役員が必ずしも東京本社にいるとは限らず、それぞれ異なる国や地域にいることもしばしばです。desknet'sの［ワークフロー］の定着によって申請～承認までの過程が迅速になりました。［設備予約］では、会議室の利用がかなり効率化されました。ユーザーが自発的に予約をしているだけですが、30分単位で会議室が無駄なく利用されており、つねにフル稼働の状態です。

エヌ・エヌ・エー様ご利用中の「議事録」機能画面

［議事録］は議題・会議資料の事前共有から、会議後の議事録と次回の会議で討議されるべき継続的課題などを共有して、会議全体の効率化に役立てています。議題共有の確実性や会議の発展性への効果は大きく、会議そのものが進化していることを感じています。様々な効率化の結果として、社員一人ひとりが本来の業務に集中できるようになったと思います。

国内・海外を問わず、迅速かつ的確な情報共有・意思決定を実現

── 最後に、desknet's導入後の社内変化や効果についてお聞かせください。

desknet'sは各種機能が使いやすい上に、機能間で連携させたり、ひもづけたりしながらユーザーの意向に沿って発展できるところがいいですね。［ワークフロー］に関しても、海外の異なる地域にいることが多い複数の上長や承認者が迅速に情報を閲覧し、承認できるようになり、意思決定のスピードが劇的に改善されました。［スケジュール］に関しても、以前のように日本と海外で頻繁に電話連絡や問い合わせをする必要がなくなり、会議などの計画が立てやすくなりました。本社からは海外駐在員のその日の居場所が把握でき、駐在員は本社の最新動向が日本のオフィスと同じようにリアルタイムで確認できます。共同通信のグループの一員ともなり、横断的なプロジェクトなどを共に行うようにもなりました。今後は、グループ内でのプロジェクトにも、desknet'sの効果的な活用を提案してゆきたいと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました

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ご活用中の機能と使い方

スケジュール

・スケジュール調整に不可欠な機能として全社員の予定を公開。海外拠点の利用度も高く、取材の予定は必ず入れるルール。現地で誰が何処へ出張しているか、本社でも把握できるようにしている。国ごとに異なる休日や各地での動向も本社で把握しやすい。
・部門をまたいだ横断的なプロジェクトでは、チームで独自のスケジュールを共有している。
設備予約

・スケジュールとの連携で、会議室、プロジェクタ、備品を管理・運用。
・会議室はつねにフル稼働の状態。複雑な時間調整を可能にするdesknet'sなくして会議室の運用はできない状態になっている。
ワークフロー

・独自のテンプレートを作成して稟議書、出張届、出張報告など、稟議･承認が必要な各種書類の申請に利用。多くの承認業務は、ほぼ100％ワークフロー機能で行っている。
・社長・役員などの承認者は海外出張が多いが、滞在地・時間を選ばず承認業務ができるようになり、承認の迅速化・効率化が進んだ。
インフォメーション

・本社から全拠点への発信に使われている。経営会議後の発表、人事通達などのアナウンスが共有されている。緊急度や重要度が高い情報を直感的に把握できるようになった。
・海外の現地法人・事務所に常駐するスタッフが、今まで把握しづらかった本社の動きをリアルタイムで的確に確認できるようになった。
・日常のメールの受信本数が多いので、確実に共有したいものはこちらに掲載し、重要情報の見落としや埋没を防いでいる。
議事録

・営業部、コンテンツ事業部、情報システム部など特定部門で自発的利用が始まった。
・議事録は以下の流れでルーティン化し、会議の効率化や時短につなげている。
1）会議前
「議題・議事進行表・事前資料」を共有
↓
2）会議中
「議事進行表」に基づき会議を進行。議事録をリアルタイム入力
↓
3）会議後
会議の入力データを基に、手間をかけず議事録を作成。持ち越した議題は必ず共有し、次の会議へ引き継ぐ

1～3の流れが定着したことで、一部の海外駐在スタッフがWeb参加する会議でもスムースに議事進行できるようになった。現在、中心的に活用している部署の成功事例をふまえ、全社的に活用を奨励してゆく予定。
プロジェクト管理

情報システム部の進行管理・マネジメントに活用。基幹システムの運用管理、ウェブ開発、desknet's運用サポート、テクニカルサポートなど、パラレルに進行している各種プロジェクトの稼働状況を直感的に把握できるようにしている。
FAQ （サポートサービス特典）

・情報システム部では、desknet'sの利用法など、社内ユーザーに対するサポートに活用。多数寄せられる同一傾向の質問項目を整理して、わかりやすくユーザーに提示し効率化をはかっている。
・営業部では、顧客サポートの向上に活用。特定の案件や商品説明などに関して、どのように対応したか、すればいいかなどを整理してノウハウ、ナレッジを共有し、営業スキルや顧客満足度アップの施策につなげている。
その他

回覧・レポート機能、タイムカード機能（東京オフィス）、ToDo機能などを活用

お話をうかがったご担当者様

ビジネスイノベーション本部情報システム部植木沙織様

desknet's FAQやToDo機能などをサポートに役立てています。
ユーザーの意見や要望を活かしながら、新たなdesknet'sの活用法を探ってゆきたいですね。
ビジネスイノベーション本部情報システム部長加藤光一様

desknet'sを導入して、短期間に全社的な業務の効率化を実現できました。共有している情報の全ては日々の実務を支えるたいへん重要なものとなりました。現在は、BCPプランの一環として、リーズナブルに利用できるdesknet'sバックアップサービスを検討中です。今後も業務を効率化するツールとして、desknet'sの活用を発展させていきたいと思います。