導入事例

あらゆる業種・規模でご利用いただいています 現在133件の事例を掲載

導入事例のご紹介

オーシャンエンジニアリング株式会社

http://www.ocean-eng.com/

  • 業種海洋調査
  • ユーザー数30ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 海洋調査の現場と本社をつなぎ、申請・承認をスムーズにしたかった。

【採用】 機能性を評価しdesknet's NEO を採用。desknet's DBとの相乗効果にも期待。

【効果】 海洋調査中の事務負担軽減や探査機材の運用管理を実現。監査にも有効と評価される。

水深2000mまで測定可能な最新鋭探査機を国内民間企業として唯一保有。深海探査の技術は、海洋分野の専門家からも高く評価されています。

オーシャンエンジニアリング株式会社様は海洋調査の専門企業です。
海の総合コンサルタントとして最新鋭の探査機器を駆使し、海洋開発や防災、学術研究など、極めて公共性の高い多様な海洋プロジェクトのために調査を実施。国や自治体、企業に調査データを提供しています。
海洋調査の出張先では、現地での急な外注への発注や資材購入も多く、従来の紙の書類では申請が間に合わないため、出張後の事後承認なども発生していました。
それらの課題を解決するため導入したのがdesknet's NEO。
はじめてのグループウェアながら現場への浸透を短期間で実現し、申請・承認を迅速化。設備予約では約150品目の探査機器の運用を実現し、監査対応の情報管理にもご活用いただいています。

海洋調査の現場と本社をつなぎ、申請・承認をスムーズにしたかった。

── グループウェアに着目したきっかけについて教えてください。

ISO27001(ISMS 情報マネジメントシステム)の認証取得を契機に情報環境を刷新。海洋調査業務で扱うデータが膨大なためファイルサーバーも充分なゆとりを持たせて導入しました。せっかくの恵まれた環境なのだから、社員のためにもっと活かせないかと最初に思い当たったのが、グループウェアの導入だったのです。

── その時、コミュニケーションの課題などは抱えていらっしゃいましたか?

社員数が少ないため人的なコミュニケーションは比較的良好で、社員もグループウェアの必要性は特に意識していなかったと思います。
一方、業務的な側面では早急に改善すべき課題も少なからずありました。
現場の改善にグループウェアが効果を発揮することは、これまでの職場ですでに経験済みでしたし、当社でも業務効率を高めるために役立てたいという思いがありました。

── 具体的にはどのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか?

まず、申請書類がスムーズに流れていなかったことです。業務では海洋調査の出張がたいへん多く、チャーターした調査船舶の艤装に関わる外注費や出張先の港湾部でしか入手できない備品購入、出張諸経費など、申請書をその場で作成するゆとりは現場にはありません。取り急ぎ電話で案件について確認し合い、海洋調査から帰り次第、急いで起案するなど、やむなく事後承認になってしまうことも多かったのです。

オーシャンエンジニアリング様ご利用中のポータル画面

── 現場の社員のたいへんさや安全に配慮すると、しかたのないところもありますね。

とはいえ上場企業(応用地質株式会社)の子会社として、月次決算はきちんと決められた日時に上げなくてはいけません。そのため、海洋調査から帰った現場責任者や経理担当者に負荷がかかることも多かったのです。グループウェアを導入・活用すれば、たとえ調査の現場にいても本社と社員がいつでもつながる環境が整います。
たとえば、申請業務を電子化すれば、迅速な申請・承認と同時に書類作成のわずらわしさから現場を開放してあげられる。グループウェア上で資料の閲覧・共有ができれば、メールより速く確実な情報共有ができ書類の閲覧状況もすぐに把握できる。といった活用構想がありました。
さらに、スケジュールや施設・備品管理などの機能があれば、社員の創意工夫で業務や社内のコミュニケーションに役立ててくれるのではといった期待も抱いていました。

機能性を評価しdesknet's NEO を採用。desknet's DBとの相乗効果にも期待。

── どのように導入製品を選定なさいましたか?

私自身、これまでにさまざまなグループウェアを使ってきたので、利用経験に基づき当社の実情にふさわしい製品を検討しました。また、親会社ではすでに大手電機メーカーの製品を導入していました。
それら複数製品の最新情報をチェックした上で、当社の規模や実務への適合性などを考慮し、最終候補としてdesknet's NEOともうひとつの別製品とを比較検討しました。

オーシャンエンジニアリング様ご利用中のワークフロー画面

── desknet's NEOご採用の決め手についてお聞かせください。

desknet's NEOの[ワークフロー]や[回覧・レポート]が使いやすかったこと。同時にdesknet's DB(Webデータベース)に目がとまったことです。それまで販売管理や原価管理の仕組みがなく、案件受注時の実行予算の作成など予算管理が徹底されませんでした。別立てで販売管理システムを導入すれば、さらにコストや運用管理の工数がかかってしまいます。desknet's NEO+desknet's DBなら、シングルサインオンで両製品を活用でき相乗効果が得られます。
今回は、新規サーバーを活かすためオンプレミスの運用ですが、システム専任者はいないので、運用を担当するのは総務部の私と技術部の担当者2名のみです。ユーザーのメリット、コスト、そこに運用のしやすさが加わりdesknet's NEOを採用することにしました。
desknet's NEO採用の決め手となったのは
・ワークフロー、回覧・レポートの機能性
・社内教育不要な機能の使いやすさ
・desknet's NEO と desknet's DBの連携による相乗効果
・運用のしやすさ
・コスト・パフォーマンス

── 導入時に社内教育などは行われましたか?

説明用資料をプレゼンツールで作成して「これからdesknet's NEOを使います」「今までより安全かつ効率よく情報共有や管理ができますよ」と社員に説明して、すぐ使いはじめてもらいました。ISMSを推進するためのツールという位置づけで社員には理解してもらい、情報セキュリティへの意識啓発と同時に活用してもらいました。
あとは [タイムカード]を採用したことが、利用定着にも役立ちました。出社と同時に必ずログインしますから、そのままフルタイムの活用がすぐに定着しました。

海洋調査中の事務負担軽減や探査機材の運用管理を実現。監査にも有効と評価される。

── 導入後、まず実感できた効果は何ですか?

社内申請書類のほとんどを[ワークフロー]に移行できたことです。
発注書や購入申請書をはじめ、人事関連の諸届けなど、利用頻度の高い数十種類の書式はすべて[ワークフロー]で申請しています。定められたとおりに承認が流れ、統制が効くようになりました。逆に出張先の社員から「承認はまだですか」と催促されることも多くなり、今ではメール通知の機能も活用しています。
出張申請では出張費の概算払いをセットにしたり、購入申請書は申請番号・調査件名をメニューで選択できるようにしました。出張先での誤入力防止や、経理が請求書との突合をしやすくするなど、社員が使いやすくなる工夫が利用促進につながりました。

── 申請書類以外の書式や帳票などはどのように扱われていますか?

desknet's NEOと同時採用したdesknet's DBの連携で、海洋調査の案件受注と同時に実行予算書の作成が必ず行われるようになり、予算原価の管理が徹底されました。案件ごとの原価意識が醸成されるという効果も生んでいます。
また、よく使われる表計算の書式や帳票類は、desknet's NEOのトップ画面上に各書式の最新フォーマットにリンクするアイコンを設定しています。「工程表」「入出金伝票」「旅費精算書」「有給管理」など、社員のリクエストに応えて置いています。

オーシャンエンジニアリング様ご利用中の設備予約画面

── 実際に利用して、評価できるような機能はありましたか?

[設備予約]を海洋調査に用いる探査機器・調査機材の管理に活用したのは良かったと思います。以前は作業工程表の中に調査で使用する機材を入力していたのですが、[設備予約]の活用で、はじめて機材を主体に運用スケジュールを管理できるようになりました。技術営業は[設備予約]さえ見れば必要な機材の稼働スケジュールがわかるので、受発注の管理が迅速に行えるようになったのです。
また、利用状況はCSVでエクスポートできるので、表計算ソフトでグラフ化して機材の区分別に稼働状況を把握できるようにしました。探査機器・調査機材は稼働日ごとに保険を掛けるため、案件あたりの保険計算も効率化されました。
機材の稼働率から保有台数の見直しも行えます。新規購入や買い換えなどの条件も明確化されたので、コスト管理の厳密化にも役立てていく方針です。

── 導入後得られた社内の変化や効果などはありましたか?

海洋調査の現場は調査で結果を出すと同時に、安全管理にも万全の注意を払わなくてはなりません。[ワークフロー]をはじめとする各種機能の活用で、現場の事務作業負担が軽減され、そのぶん現場へ集中しやすくなったと思います。
多忙な現場でも、desknet's NEOに必要事項を入力すれば、正規の手順に則った各種申請や書類作成・提出が可能となるので、安心感も加わったはずです。

オーシャンエンジニアリング様ご利用中の文書管理画面

── desknet's NEOの活用手法がグループ企業内でも注目されたそうですね。

先日グループ会社の業務改善研修会で、desknet's NEOとdesknet's DBの活用を監査対応の情報管理に役立てているという発表をしました。それが、監査する側の視点からもたいへん有効な手法だと指摘され、社員の労働安全衛生や内部統制にも活用できると評価されました。社員の業務負荷を軽減するための[ワークフロー]などの機能活用が、事業経営の健全性や信頼性を維持する上でも効果を発揮するというのが新鮮だったようです。その後、グループ数社からも問い合わせをいただきました。

オーシャンエンジニアリング様ご利用中の回覧・レポート画面

── 社員の皆さんのコミュニケーションや業務への意識に変化はありましたか?

講習会やシンポジウムのルポを[回覧・レポート]で共有するようになりました。もともと社長が技術講習会や展示会などの告知に熱心で、そこで得た知識を「みんなで共有して欲しい」と働きかけたのです。最新探査機器のメーカー発表会から、学会のシンポジウムまで、知識や技術の向上に役立つ情報を自発的に共有しています。

海洋調査の現場ではチームワークが何より大切です。これから社員間の交流にも役立つツールとして、自由に使いこなしてもらえるとうれしいですね。

── 本日は、たいへん参考になるお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • ワークフロー
    ワークフロー

    社内申請のほとんどを移行。調査で長期出張する際も、出張先から購入申請書などを提出できるようになり、申請書の滞留、事後申請をなくせた。メール通知機能の活用で、現場でも承認状況を確認でき、帰社後の書類作成の負担もなくなった。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室、社用車だけではなく、約150アイテムの海洋探査・調査機材の運用管理に活用。稼働状況がひと目でわかり、機材の運用効率向上や技術営業の日程管理などに貢献。出動ごとに掛ける保険計算の効率化にも役立てられている。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    親会社からの通達、定期的に発信されるコンプライアンス関連情報の共有・閲覧に利用。
    社内掲示・全社員の閲覧が義務付けられている文書などでは[回覧・レポート]を活用することで、確実に社内共有できていることを実証している。

  • ポータル
    ポータル

    利用度の高いdesknet's DBの各種帳票や書式のアイコンをユーザーのリクエストに応えて設置。

  • スケジュール
    スケジュール

    以前はホワイトボードで管理していたが、スケジュール共有が徹底され、出張が多い職場で、社員がお互いの所在を知るのに役立っている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    レスポンスがいらない全社への告知情報に活用。総務部からの通達などでの利用が多い。

  • タイムカード
    タイムカード

    desknet's NEO導入後の利用定着に貢献。以前は出勤簿で管理していたが、親会社の監査から「時間管理を厳密に」との通達があり、労務管理上も有効に機能。CSVエクスポートで出勤簿としても保存・管理している。

  • 文書管理
    文書管理

    各種帳票、伝票などのフォーマット、部署ごとのファイル共有・保管に活用。

  • 安否確認
    安否確認

    ISO27001の認証取得に必要なため利用を開始。全国各地、沿岸部の海洋調査が多いので重視している機能。訓練メール機能を使って定期的な演習も行っている。

お話をうかがったご担当者様

  • 代表取締役社長 栗原 則男 様

    私が使えば、社員も使ってくれる。そんな想いを込めて、つねに自分でスケジュールを入力し、社員の目にとまるようにしています。出張先でも確認でき、回覧資料も閲覧状況がひと目でわかるのがいいですね。技術講習会や海洋分野の展示会、シンポジウム等があれば社員に告知し、レポートを発信するよう呼びかけたらいつの間にか定着しています。日々進化する技術情報や海洋知識の蓄積・共有にも役立てていこうと思います。

  • 総務部 部長 森 恒紀 様

    スケジュールやタイムカードなどの基本機能からワークフローまで。はじめてのグループウェアであるにもかかわらずdesknet's NEOは短期間で定着しました。社員が実際に使いながら、一つひとつの機能を進化させてくれたのだと思います。今後も社員の意見やアイデアを反映させ、desknet's DBとも連携しながら活用していきたいと思います。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
30ユーザー
導入時期
2015年

事業概要

法人名
オーシャンエンジニアリング株式会社
URL
http://www.ocean-eng.com/
所在地
茨城県つくば市
設立
1973年4月
事業内容
海洋調査会社。「海底地形測量・海底面探査・地層探査」のノウハウを確立。建設、通信、エネルギー、水産、海事・海運、空港運営などの企業や国・自治体、学術研究機関から依頼を受け、海底ケーブルルート調査、海底パイプライン調査、水中構造物調査、海図補正測量、ダム堆砂測量、海底面探査・遺失物調査、地層探査、施工管理測量など、多様な領域の海洋調査ニーズに応えている。

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

富士ゼロックス埼玉株式会社

http://www.fujixerox.co.jp/stx/

富士ゼロックス埼玉は、お客さまに今まで以上の新しい価値、サービスの提供を通し、21世紀を力強く歩むための企業競争力強化へのお役立ちに貢献することを目指します。

お問合せ先:
マーケットサポート部

TEL:048-600-0811(代表)

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