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<この事例のポイント>
desknet'sをベースに、ワークフロー「Hi-PerBT ウェブ申請」と文書管理「ラビニティMillemasse」の機能を連携。
情報伝達の迅速化と同時に、システム全体の信頼性・安全性の強化を実現。
[導入経緯]
クライアントサーバ型のグループウェア、ワークフロー、文書管理などが、それぞれ個別に導入され、独立したシステムで運用されていた。使用するたびにシステムを切り替えるなど、機能間の連携性に乏しく、情報共有も非常に不効率だったため、申請書類の滞留などもたびたび起こっていた。そこで、情報共有の確実性と迅速化をはかるため、グループウェアのリプレイスによって情報系システムの統合と効率化を進めることとなった。
[製品採用]
500近いユーザー数や複数の拠点での活用などにも配慮し、ユーザー管理やバージョンアップなどの運用が効率よく行え、情報漏洩対策にも有利なWebベースのdesknet'sを採用。導入に先駆け、代表的なWebベース製品をユーザーが実際に試用して比較。評価が最も高かったdesknet'sが採用された。さらにdesknet'sとシームレスな活用が可能な連携製品として定評のあるワークフロー「Hi-PerBT ウェブ申請」と文書管理「ラビニティMillemasse」をあわせて導入した。
[desknet's採用の決め手]
1. desknet'sとワークフロー「Hi-PerBT ウェブ申請」、文書管理「ラビニティMillemasse」の連携性と各機能の使いやすさ。
2. 社内モニターによる製品試用の結果、ユーザーの評価が最も高かった。
3. 大規模ユーザーでも効率的な運用管理が可能。セキュリティ対策にも有利なWebベース。
4. ナレッジマネージメント推進のための基盤環境の整備に好適。
[導入浸透]
社内活用に適した独自のマニュアルを作成し、稼働前に全ユーザーへの教育を実施。当初は、以前のグループウェアで利用していた機能から活用を奨励し、その後、段階的に残りの機能を公開し定着させた。
[導入効果]
desknet'sを中心に、同一画面上で[文書管理][ワークフロー]の各機能が操作できるようになり、ユーザーの利便性や機能性が向上。利用度も高まった。さらに、社内全体の情報共有・伝達も、より速く確実なものになった。製造業にとって最も重要な、技術知識の共有や熟練技術の継承など、知的財産を記録・共有するためにも活用でき、情報管理やセキュリティへの意識強化にも役立つなど、ナレッジマネージメントの基盤環境が整った。
以下の機能のほか、■インフォメーション ■回覧板 ■設備予約 ■電子会議室など全18機能を活用している。
予定、会議招集等の管理などに活用。グループ単位の予定管理も行っている。
Webベースとなってユーザー管理、アドレス帳管理がしやすく、営業担当が移動先の本社や各営業所でも閲覧可能になるなど、利便性が増した。セキュリティや情報漏洩対策にも有効。
社内規定、業務文書の保管・閲覧をはじめ、永年保管されてきた紙文書の電子化による共有や検索性を強化。保管庫の省スペース化にも貢献している。将来的には、暗号化による機密文書管理にも利用する予定。
[株式会社日立システムアンドサービス提供]
紙文書の電子化を段階的に進めている。リアルタイムで各種書類の申請数や承認済み件数などを確認できるため、以前のような申請書の滞留が無くなり、承認業務の迅速化・効率化が進んだ。
[株式会社日立中国ソリューションズ提供]
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