見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

株式会社ヤマリアは、1941年創業の釣具製造の老舗。独自に企画開発し販売を行い、現在取り扱い商品は１万点以上になる。2008年2月、経済産業省主催「中小企業ＩＴ経営力大賞」にて、基幹システムと情報系システムとをうまく連携させ、全社的情報共有の仕組みを構築し、業務の効率化、売上、収益性の向上を実現している、として優秀賞【日本商工会議所会頭賞】を受賞した。

(1)情報の共有化のためパソコン普及と同時にグループウェアを検討

72年から事務の合理化のためオフィス・コンピュータを導入していた当社は、96年にパソコンによるC／Sシステムへ移行し、徐々に社員一人ひとりがパソコンを持てるよう導入を進めていた。パソコンの操作に 慣れると同時に、情報の重要性を全社員に意識づけるため、情報共有のツールとしてグループウェアの導入が検討された。

(2)ユーザーの増加に伴い他社製グループウェアからiOfficeV3(旧製品)へリプレイス

はじめはグループウェアがどんなものかを確かめるという目的もあり他社製品が導入されていたが、ユーザーが100を越えるとコストアップとなることからリプレイスが検討された。

・オンラインで導入・ライセンスの購入が可能である
・意見検証を取るための充分な試用期間があった（60日間）
・機能全般で操作性が良く誰にでも簡単に利用できる
・100ユーザー以上の価格体系が安価だった

以上の理由から、iOfficeV3を導入。(02年8月desknet'sへアップデート)

(1)タイムカードとインフォメーションで浸透を図る

当社の釣具製品は延べ１万点以上になる。商品企画から設計・金型開発・製造・販売まで行い物流機能も持つ。工場と物流以外の部門 では一人一台のPC環境を整備し、サーバのスペックアップを繰り返して快適な使用環境を整備した。朝一番にdesknet'sを立ち上げ「タイムカード」を打刻し、総務・システム部門からの「インフォメーション」を確認するよう徹底した。その結果、浸透と同時にアナログの掲示が縮小した。また、社内報を始め様々な文書を「文書管理」に登録して共有することでペーパーレス化が進んだ。利用が浸透すると、社員からボトムアップでdesknet'sの新たな運用方法が提案されるようになった。

(2)基幹システムとの連携でdesknet'sに密度の濃い情報を集約し、収益性を向上

システム部門で独自に開発した売上・在庫・生産管理等を行う基幹システムが毎日の集計結果を夜間バッチでHTMLやExcel形式に出力し、desknet'sトップポータルの「オプションMENU」から閲覧できるようにしている。さらに、「ウェブメール」に添付して関連者に配信。プッシュ型で管理情報をアピールしデータの重要性を認識させている。ここから、顧客ニーズを分析して生産量をコントロールし、余剰在庫削減により収益性を向上させた。

(3)現場からの近況情報・クレーム情報を全社に回覧し対応を迅速化

各営業所やリサーチセンターから、地域密着の近況報告（どんな魚が釣れている／いない、必要な釣具漁具が何か等）を「回覧板」で毎日発信して、在庫や製造の計画調整に役立てている。また、クレーム情報も同様に部署の垣根なく共有することによって問題が大きくならないうちに対応することができるようにしている。

(4)社員のプライベート釣行も共有し、コミュニケーションが活性化

「電子会議室」に誰でも登録・参照できる『みんなの会議室』を開設し、社員が休日などに行った釣果を報告しあっている。ここから、社員の声をまとめて新製品の企画立案につなげたり、ホームページで公開する情報として即反映したりと、円滑なフィードバックが実現。拠点の壁を越えてコミュニケーションが活性化している。