株式会社日本海水
様の導入事例

株式会社日本海水

http://www.nihonkaisui.co.jp/

業種塩および副産物の製造販売
ユーザー数200ユーザー
利用形態パッケージ版

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導入前

(1)スケジュール調整や会議室の予約に手間取っていた

以前は社長や役員のスケジュールが分りずらい為、会議の予定を組むのに手間取ったり、予定確認の為の電話やメールのやり取りに時間がかかっていた。

(2)合併に伴い、全社で利用できるグループウェアを検討

2004年10月、新日本ソルト株式会社と赤穂海水株式会社が合併し、株式会社日本海水となった。
合併前、新日本ソルトは会社独自のグループウェアを利用していたが、古い製品であり使いづらく不便であった。また、赤穂海水では先行して別製品のWebグループウェアを導入していた。離れていた２つの会社の合併（2004年10月）を機に、ともに使えるグループウェアを検討することにし、一ヶ月前の9月より運用した。

・desknet'sを含めた3製品を、細かな比較表を作成し検討
・営業日報管理・売上管理ツールも併せて導入検討
・アクセス権の設定が細かくでき、設定画面が分かりやすい
・担当営業の説明が的確で問合せへのレスポンスも良かった

以上の理由でdesknet'sを導入。

導入後

(1)ポイント制の導入キャンペーンを実施

まずは一部社員による試験運用から開始。全社導入の際に、全員が利用する習慣をつけるためにレポートの提出回数や内容、返信コメントの文字数などでポイントを付加し、ポイント上位者は表彰するというキャンペーンを実施。数字で利用状況が可視化でき、キャンペーンの間にアクセスが増え、社員が頻繁に活用するようになった。

(2)行動計画につながる情報共有を徹底

まずはスケジュール機能の利用により、社員の行動予定と行動履歴を全社ガラス張りに。さらにレポート提出機能による「報連相」を徹底。営業日報の報告先は「全営業マンと全部門の課長職以上」にルール化しPlan・Do・Check・Actionに該当する項目を必須入力とすることで、営業活動状況を情報共有するだけでなく、役員からの直接評価や同僚・他部門からのアドバイスにより、やる気の引き出しと次の行動計画につなげている。

(3)「聞いてない・知らなかった」と言わせない確実な情報伝達を実現

社内Mailに代わり回覧板機能を活用。誰がいつ確認したのか・伝達事項に対してどのようなコメントを残したのかを一覧で表示できる為、情報発信側に好評。通知機能により、出張先の社員も即時携帯Mailで情報を確認できる等、スピーディーで確実な情報伝達環境が実現できた。
また社内PC環境の見直しを行い、desknet'sを一日中開いたまま他の処理を行ってもフリーズ等の障害の起きないスペックに統一、インターネット環境もADSLから光に移行し、環境が活用浸透の障害となる可能性を封じた。

(4)共有文書は必要な情報がすぐに検索できる環境に

今まで共有ファイルサーバを利用していた共有文書の管理は、全社的に「必ず見るべき・使うべきもの」を文書管理にも併せて登録。文書検索がどこでも容易にできるようになった。
新規ファイルを文書管理に登録した際には、インフォメーション機能を用いて全社員に新情報の所在をハイパーリンクで通知し、鮮度の高い情報共有を実現している。
また、インフォメーション機能は今までの全社掲示板としても活用。指定により全社員だけでなく幹部等の限られたメンバーへの発信も可能となった。掲示期間の設定も容易で期間終了後も過去の履歴を簡単に検索できる。今までエクセルベースで更新を行っていた担当者の負担が一気に削減された。