導入事例

あらゆる業種・規模でご利用いただいています 現在141件の事例を掲載

導入事例のご紹介

福岡大学

http://www.fukuoka-u.ac.jp/

  • 業種学校法人 大学
  • ユーザー数5,000ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

学内IT環境の整備にあわせ、グループウェアをリプレイス

全教職員利用における運用効率+コストパフォーマンスでdesknet'sを採用

desknet'sなら誰もがすぐに使いこなせる

バージョンアップで、desknet'sの活用領域をさらに広く、深く

desknet'sで安全に効率よく、大規模ユーザーのメールを管理

学内情報をdesknet'sに集約。速く効率良く共有できるようになった

福岡大学は、全学部が一つのキャンパスに集約された西日本屈指の規模を誇る総合大学です。約24万人の卒業生を輩出。九州を中心に企業経営者も多数活躍し、福岡大学の幅広い人脈が卒業生の国際社会や地域の活動、企業での活躍を後押ししています。また、教育・研究・医療の高度機能化を目的に、産学官の連携にも力を注いでいます。2006年には大学構内の情報インフラ整備に合わせてグループウェアdesknet's Enterprise Editionを総務課が所管となり導入し、2013年4月にはバージョンアップも実施。学内のIT改革と共に利用を開始し4,000名を超すユーザーが活用するdesknet'sについてお話をうかがいました。

学内IT環境の整備にあわせ、グループウェアをリプレイス

── desknet's導入以前の状況についてお聞かせください。

5年ほど他社のグループウェアを導入していましたが、活用度があまり高いものではありませんでした。

── グループウェアをリプレイスするきっかけとなったのは何ですか?

2004〜05年にかけて、高度な情報化を目指して学内のITインフラ整備を推進していました。本学は9学部31学科、大学院10研究科34専攻すべてが一つのキャンパスに集約されています。学内設備を合理的に活用できる一方で、学内の敷地は広大で多数の施設が点在しています。そこで、IT環境の高度化・改革を契機に、情報共有のツールもユーザーの裾野を広げ、全教職員がより効果的に利用できるものにしようと、既存のグループウェアを見直すことになりました。

福岡大学様ご利用中の「ポータル」画面

── リプレイス後の運用にはどのようなビジョンをお持ちでしたか?

大学には、教員が教育・研究で活用する専用システムや教員と学生が意見交換やレポートのやり取りをする大学専用ポータルなどがあります。職員だけではなく、教員のグループウェア利用を本格化する狙いもありましたから、新しいグループウェアには、それら教育系システムとの連携も視野に入れました。さらに、メールシステムやスケジュール利用など情報共有&管理ツールとしての使いやすさや機能、利用度を高めることにも着目していました。

全教職員利用における運用効率+コストパフォーマンスでdesknet'sを採用

── desknet'sをお選びいただくまでの経緯をお教え下さい。

グループウェアとしての機能の使いやすさに加えて、大学の各種システムとの連携しやすさやマッチングも重視しました。さらに、導入前には実際に活用するユーザーの意見を集約して製品検討に役立てました。4,000名を超す大規模ユーザーへの導入ですから、機能性だけではなく、すぐに使いこなせるようなわかりやすさも重視しました。代表的な複数の製品比較を通して、コスト、機能の豊富さと使いやすさ、教育システムとの連携に最もマッチするという評価でdesknet's Enterprise Editionを採用しました。

[desknet's Enterprise Edition採用の決め手]
1.学内で活用したい機能が揃っている
2.すぐに使いこなせるようなわかりやすさ
3.全教職員利用におけるコストパフォーマンス
4.大学内教育システムとの親和性
5.大規模ユーザーでも管理運用の負担が少ない

desknet'sなら誰もがすぐに使いこなせる

── 導入後、滞りなく活用は定着しましたか?

それまで分散しがちだった学内の情報をdesknet'sに集約するとともに、ユーザーには学内の最新情報はつねにdesknet'sで確認できることを意識してもらいました。結果として、desknet'sが「使わざるを得ないシステム」となって利用は無理なく定着していきました。

バージョンアップで、desknet'sの活用領域をさらに広く、深く

── 2013年4月にはバージョンアップも実施していただきました。

ユーザーがすでにdesknet'sの機能に慣れ、定着していること、desknet's NEOの登場によって、将来的な発展の可能性があることも安心材料となり2013年4月にVer.8へアップデートしました。検討段階より「誰もが使いこなせること」という条件で製品を選んでいますから、すべてはスムーズで、データ移行の手間やユーザーの混乱もなく、[文書管理]など新たな機能も利用を開始するようになっています。

desknet'sで安全に効率よく、大規模ユーザーのメールを管理

── 導入いただいてから7年。独自のご活用法も定着したようですね。

最も利用度が高い機能は[ウェブメール]です。現在数種類のメールサービスを学内で提供していますが、desknet'sの[ウェブメール]は業務の連絡事項等に利用しています。また、大学の行事などで、あまり面識のない教員同士が急に連絡を取る際などには、[利用者名簿]で学部や教員名を検索し、すぐにメールを送信できるようにしています。教職員の利用者名簿をつねに更新・共有できるのは、各種システムと連携がとれるdesknet'sならではのメリットですね。メール容量は制限しているのですが、容量の大きいファイルを複数に送りたい場合は [回覧・レポート]で共有しています。メールのように誤送信の心配もありませんし、容量が倍々に増量するのも回避できます。この様な独自のルールが各機能ごとに定着してきました。

福岡大学様ご利用中の「インフォメーション」画面

── desknet's DAXも導入・ご利用いただくことになりました。

desknet'sは学内利用に限定されていますが、ユーザーからは大容量のファイルを外部とも安全に送受信するしくみが欲しいという要望が多数上がっています。大学の特性として、情報管理は厳密に行い、情報漏洩はあってはならないという考え方に立っています。当然、無料のストレージサービスなどを安易に利用されては困るのです。
その点、desknet's DAXはデータの送受信も安全確実なうえ、サーバの負荷も少ない。正式に採用すれば教員を中心にかなりの利用度になるだろうと予測しています。
また、管理する立場からもどのようなファイルがどのくらいやり取りされているのかを把握できることが重要です。そこで現在desknet'sの[ウェブメール]と連動するように仕組みを検討中です。

学内情報をdesknet'sに集約。速く効率良く共有できるようになった

── desknet's導入後の効果についてお聞かせ下さい。

多くの大学が同様の課題を抱えていると思いますが、desknet'sの導入によって教員が活用する教育用のシステムやポータル、職員が利用する管理用のツールなど、各種システムの隔たりを無くすことができました。
大学の動きを把握できる情報共有ツールとして、desknet'sを中心に学内の情報が一元化され、desknet'sを見れば、その日知らなくてはいけないこと、今必要な情報のすべてが効率良く把握できるようになりました。
4,000名を超すユーザー数がありながら運用面でも不安はありません。desknet's DAXのように、今後もニーズに応じて利用機能を追加するなど、活用領域を広げていきたいと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • インフォメーション
    インフォメーション

    大学から全学・関連施設などへの告知事項に活用。学内のイベントから、広報課よるにプレスリリース発行の告知、電力使用量への注意喚起や訃報などに活用。全職員は朝出勤したらログインしチェックするというルーティンが定着している。

  • ウェブメール
    ウェブメール

    事務的な連絡事項については、desknet'sを使うように周知徹底している。最も活用頻度の高い機能である。ユーザー数が4,000名を超えるため、クライアントメールで一定のルールに基づいた利用を徹底させるのは難しく、管理・運用面での効率も良い。

  • スケジュール
    スケジュール

    大学内のスケジュール管理全般に活用。授業時間のスケジュールを一括登録しているため、教員は[スケジュール]を見るだけで、担当講義の時間割が分かるようになっている。その他、定期試験時の試験監督の担当も一括で登録・管理される。会議の際は、承認依頼を併用して会議予定の承認も同時に管理している。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室の予約に活用。ここを通さなくては、施設を押さえられないし利用できないルール。大学だけでも20以上の会議室があり、大学病院などを入れると相当数にのぼるが、ほとんどの会議室がここで管理されている。離れた場所の設備も予約でき、利用効率があがった。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    会議議事録の回覧・共有に利用。学内では写真や各種資料など重いデータファイルを扱う機会が多いため、データ量の多い添付ファイルがある場合や複数のユーザーが同じ資料やファイルを共有する際には、[回覧・レポート]をメール代わりに活用している。データ量の抑制、システムの負荷軽減に役立っている。

  • 電子会議室
    電子会議室

    職員より教員の利用度が高い機能。教員は、大学への出勤時間や講義の時間もそれぞれ異なり、一堂に会して集まるのが非常にむずかしいところから、本機能でやり取りをして結果を残してゆく利用法が定着している。学生教育に関するやり取りが中心。

  • 文書管理
    文書管理

    各種提出文書、紙の申請書類フォーマットの最新版、会議資料などを保管している。特定部署が所管する議事録であっても、[文書管理]に保管された資料は、すべての教職員が閲覧できるようになっている。

  • 利用者名簿
    利用者名簿

    教職員間でメールのやり取りがしやすいようにアドレスを共有。個別の名前や部署名で検索もできるので、普段、特に面識がない教員同士でも、必要に応じてすぐにメールのやり取りができるようにしている。

  • その他

    [ToDo][伝言・所在][アドレス帳][アンケート][アラーム]を活用。
    [desknet's DAX]を今後利用予定。

お話をうかがったご担当者様

  • 総合情報処理センター 事務情報企画室 室長 阿部嘉礼 様

    今まで活用していた機能はそのままに、バージョンアップの効果で、使い勝手はさらに向上していると思います。すでに学内のコミュニケーションツールとしても定着。desknet'sを見れば必要な情報がすぐに共有し合えるという安心感が生まれました。

  • 総合情報処理センター 事務情報企画室 室長補佐 冨嶺克己 様

    バージョンアップに際しては、スムーズに進み、ユーザーからもトラブルなどの声は上がりませんでした。教職員が、自然な流れでdesknet'sを使いこなせています。今後はBCP対策などへの活用も検討していきたいですね。

  • 総合情報処理センター 事務情報企画室 川島昭博 様

    直感的に操作でき、わかりやすい。その結果desknet'sに情報が集約・一元化され、導入時のビジョンに沿った活用方が定着しました。ユーザー数の多い本学にとって、運用のしやすさも大きなメリットだと感じています。

  • 総務部 総務課 鮎川洋平 様

    時間に関係なく情報の確認・共有ができるdesknet'sは、キャンパスの広大な本学の情報共有に欠かせないものとなりました。教職員ごとに、それぞれの工夫やアイデアを活かし、業務に適した利用法が定着しています。

desknet's利用環境

製品名
desknet'sエンタープライズ版
ユーザー数
5,000ユーザー
導入時期
2006年

事業概要

法人名
学校法人 福岡大学
URL
http://www.fukuoka-u.ac.jp/
所在地
福岡県福岡市
設立
1934年4月
教職員数
約4,100名
事業内容
学校法人福岡大学を運営母体とし、福岡大学、福岡大学病院、福岡大学筑紫病院、福岡大学附属大濠中学校、同大濠高等学校、同若葉高等学校を運営。

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