税理士法人 山田＆パートナーズ
様の導入事例
114種以上の書式を[ワークフロー]へ移行し、850ユーザーの承認申請を効率化。
コロナ禍の事業継続にも活かされました。
2021年創立40周年を迎えた税理士法人 山田＆パートナーズ様は、個人・法人のあらゆる「税」の課題に応える総合型税理士法人です。
「法人」「個人」「医療」「海外関連」向けの4つのサービスを展開しており、税務・財務、事業再編、M&Aや、相続・事業承継、医療法人、公益法人の経営支援、株式公開支援や国際税務まで、税務・会計・財務に関する多様なサービスをワンストップで提供しています。
組織が着実に成長するなか、国内18ヵ所、海外5拠点に事業所も展開。より効果的な社内情報共有や事業所間の連携を視野にdesknet's NEOが採用されます。最新の税務情報や知識の共有、社内業務の効率化にどのように活かされているか？税務のプロフェッショナルによる活用手法を伺いました。
メールに集中しがちだった情報環境の改善をめざして、複数の機能を活用できるグループウェアの活用に着目。
税理士法人 山田＆パートナーズ様は1981年、公認会計士・税理士 山田淳一郎事務所として設立されました。事業は着実な成長を続け、2002年には税理士法人に組織変更。事業所数、人員数も増加し、国内18カ所、海外5拠点に事業所を展開。人員数763名（パートナー税理士32名 マネージャー168名）へと成長を遂げます。
組織成長の過程で浮上したのが情報共有の課題でした。長年社内イントラネットを運用していましたが、業務資料のリンク集のような機能が中心で、ファイルのリンク先のメンテナンス等もわかりにくい仕組みでした。さらに、全社的なスケジュール共有も難しく、メンバーや事業所間の動向がわかりにくいため日程の確認や調整にも苦労し、結果として情報がメールに集中しがちになり、メールチェックや情報整理に負荷がかかるといった課題を抱えていました。
働きやすさを追求するため、社内の様々な環境を見直す過程で、情報環境の改善にも着目。必要な情報にアクセスしやすくすることで社内コミュニケーションを活性化し、主業務に集中できるような改善を通して、新たなツールの導入による業務の効率化をめざしました。
「最初に想定したのは、社員が出社してから最初に行う業務の導線をまとめるためのポータルの構築でした。まずポータルにアクセスすれば、勤怠システムへのリンク、スケジュール確認、全社向け告知情報など、その日必要な情報のすべてが確認できる。さらに、そこからワークフローの手続きなどの業務もできるようにすることでした」
オンプレミスに適した運用効率とコストパフォーマンス、ページ構成の自由度を評価しdesknet's NEOを採用。
情報環境の見直しに際して、導入段階から複数の機能を備え、社内ニーズにあわせて活用機能を選択できるグループウェアの活用に着目。数社から見積もりを取得し、製品検討が実施されました。
「関連製品を検索していくと、よく上位に上がってくるのがdesknet's NEOと競合の2製品でした。比較過程の評価では機能面で大きな差は見られなかったものの、desknet's NEOはイニシャルコストに加えオンプレミスでの維持管理コストにおいて優位な評価ができました。
導入初期の運用を主導する総務の観点からは、ポータル活用を想定したトップページの構成が自由に設定できる点、ユーザーライクなインターフェースなどが評価できました」
導入に先駆け、総務部内でミーティングを重ね、約6ヵ月の期間をかけた製品検討の後にdesknet's NEOが正式採用されます。
導入プロセス
導入製品検討（6ヵ月）
数社から見積もりを取得。desknet's NEOと競合製品を比較検討。オンプレミスにおけるランニングコスト、ページ構成のしやすさや自由度を評価しdesknet's NEOを採用。
導入決定（3ヵ月）
社内承認後2016年12月にdesknet's NEOを正式採用。翌2017年1〜3月にかけ本格稼働までの準備期間にあて、ユーザー登録、基本的な機能構成を決定。3〜4月に社員向けの簡易資料作成、機能説明会を実施。
活用開始（1ヵ月）
2017年4月に仮運用を開始し、翌年5月より本格稼働。
114種以上の申請書式を[ワークフロー]に移行し承認決裁を効率化。
内部統制の強化や税務の最新情報、ナレッジ共有にも効果を発揮。
1）desknet's NEOが共有すべき情報の導線として定着。[インフォメーション]が専門情報の速報、共有化に貢献。
導入に先がけ、 業務効率化を実現するdesknet's NEOの導入目的を朝礼等で説明。
従来の実務上の作業時間から概算し、導入により年間削減時間と削減費用（従業員の平均給与から削減できる費用を試算）を具体的に数値化して説明。
導入初期段階では [スケジュール]と[設備予約]を “予定が空いていれば入れられる”“設備予約はdesknet's NEOのみで可能”というルールで利用することで活用促進に活用しました。
「まずは活用による効果をイメージしてもらい、最も必要とされる情報の発信・共有に使うことで浸透・定着させることに成功しました」
[インフォメーション]は、軽微な社内通知から、総務やシステムなど部門別の告知、税務の専門情報の速報や共有化に定着。
税務情報に関しては、国税庁などの公的機関の情報はもとより、週2回発信される税務に関する業界情報の中から、特に重要性の高いものがピックアップされ速報として告知されています。
「注目される租税関連の判例情報、年度ごとに可決・成立する税制改正法案のような、重要事案の最新動向をいちはやく告知・共有する上で、とても重要なツールになっています」
2）114以上の承認申請をすべて[ワークフロー]に移行し運用。承認過程と決裁状況の共有化、コロナ下のリモートワークにも即応。
総務、システム関係をはじめ、承認申請はすべて[ワークフロー]へと移行されました。
「導入当初は総務部系から移行を開始し、その後はシステム部、各部の委員会や経理へと[ワークフロー]が増えていき現在114件。そのうち97件が利用頻度の高い承認申請案件です。社員の入退社や慶弔関連など人事の基本的な申請から、税務関連で会社の社判を書類に押印する際の承認申請など、業務上重要度が高い申請まで幅広く活用されています」
本格運用のタイミングで、書面での申請を廃止。運用に先駆け、事前周知と共に専用コンテンツをdesknet's NEOに開設し、申請内容の項目ごとに、Wordの文書をhtml化してリンクを貼ったワークフローの手引きを用意するなど、申請ルールの説明とワークフローへの誘導の仕組みを作ったことで一気に切り替えに成功しました。
「[ワークフロー]の活用によって、重要な業務の流れが確立されたという感覚です。申請しなくては業務や手続きが進められないだけではなく、例えば総務部長が承認・決裁すると、総務・システム・経理など関連部署すべてに共有され、誰がどのように承認し決済に至るのかを申請案件ごとに明確化できました」
[ワークフロー]の定着は、緊急対応を要するコロナ下のリモートワークでも業務が滞らず、生産性を維持する結果にもつながりました。内部統制や監査対応、ガバナンスの観点からも[ワークフロー]の運用が重要な業務として定着しています。
3）タブの活用で、ポータル上の必要な情報にすばやくアクセス。業務ツールの集約でメンバー間の業務情報が一定の水準で共有化できた。
情報の導線として定着したポータルページは、利用年数の経過と共に拡充、発展を遂げました。
[インフォメーション]、Excel、Word、PDFなどの各種資料ファイルの保管先へのリンク、[ワークフロー]の申請書一覧と申請案件の承認状況の共有まで、あらゆる業務が集約されています。
「情報の種別や項目ごとにタブを切り替えて遷移できるので、ユーザーは部門別の告知や各種業務ツール、最新の業務情報から税目別の詳細情報まで、必要な案件に直感的にアクセスできます」
「委員会」のタブでは、会計システム、情報セキュリティ、コンプライアンスなどの種目別に運営管理を行う社内委員会が共有情報や運用規定を告知。
「シンクタンク」のタブでは、税制改正の最新動向や最新税ニュースなど税務・財務関連の専門的な業務情報を共有。
「業務ツール」のタブでは、法人税、所得税、相続税など税目別のチェックシートやマニュアルなどが常時更新して掲載されています。
トップの[インフォメーション]で最新の税の動き、事情をリアルタイムで感じとったあとは、ポータル上のタブで整理された詳細コンテンツへとアクセス。情報内容をさらに深掘りするかどうかは、各部門の専門性やメンバーの判断に委ねられます。
「税務の情報をいちはやく知り、学び、ナレッジとして共有することが業務上重要であると同時に、私たちは税務情報を法人、個人のクライアントの皆さまに発信する立場にあります。desknet's NEOのポータル上には、更新頻度の高い項目も数多くあり、関与するメンバーも多いため、迅速に更新された情報をいち早く共有することが企業全体の情報鮮度を一定水準に保ち、最新の税務情報のインプットとアウトプット（情報発信）の両面に活かされているのです」
ご担当者のコメント
事業概要
1981年に山田淳一郎事務所として開設。2021年、創立40周年を迎えた総合型税理士法人。税務・財務および事業再編・M&A、相続・事業承継、資産税、株式公開支援、国際税務など多様なサービス、コンサルティングを提供し、国内18カ所、海外5拠点に事業所を展開。2018年、世界有数の国際会計事務所ネットワーク グラントソントン（本部：ロンドン世界140カ国以上）に加盟。海外における事業展開や資産承継等もサポートしている。
すべての機能は今すぐ無料で
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desknet's NEO導入によって、組織のITリテラシーは着実にレベルアップしました。
各自・各部門でコンテンツを更新しながら企業ポータルを拡充するなど、情報共有の可能性が一気に広がりました。
[ワークフロー]では114以上の申請書類のデジタル化が進み、承認・決裁作業の迅速性と確実性を両立。それが、コロナ禍のリモートワークによる生産性の維持向上を後押しする結果にもつながりました。今後もユーザーからニーズが生まれ、ユーザーがdesknet's NEOで応える。そんな活用手法を進めていきたいと思います。
今必要な情報がどこにあるか、desknet's NEOを見ればすぐに分かることが最大のメリットです。新しい情報を共有したり確認したりする際にも、業務上必要な共通フォームを活用する際にも、まずはdesknet's NEOで確認できます。今ではdesknet's NEOがなかった時のことを思い出せないぐらい日々の業務で使いこなしています。
desknet's NEOで社内の共有すべき情報の導線が確立されました。
また、社内手続きが紙からデジタルへと変わったのは大きな働き方の変わり目ですし、コロナ禍の緊急対応でも、社内手続きの[ワークフロー]が確立されていたため事業を継続できました。日ごろ重要な情報を扱う仕事でもあり、コンプライアンスを堅持する上でも[ワークフロー]は重要です。今後はさらに、チームワークの強化や、お客さまに有益な情報を提供するためのナレッジ共有の基盤として活用を発展させていきたいですね。