業務の見直しやIT導入で中小企業も業務改革を進めよう

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
働き方改革について「大企業がやるなら効果があるんじゃない？ 中小はね…」という声を聞きます。しかし、働き方改革の効果に大企業と中小企業との違いはありません。例えば、働きすぎの社員が多い大企業が長時間労働を改善するには、生産性を上げ、離職を防ぐことが何より大切ですが、中小企業にも同じことが言えます。企業の大小にかかわらず、働き方改革は「労働時間」「生産性」の2点から考えていくことが重要なのです。

大企業のしわ寄せで、悲鳴を上げている中小企業社員の実態

 

中小企業における時間外労働の原因には、大企業から下請企業に時間外労働をしわ寄せしている事実が挙げられます。中小企業庁が2019年3月に公表した調査では、「繁忙期は約7割の企業で発生、短納期受注は直近1年間で6割の企業で発生」と回答がありました。

 

そして、「繁忙期によって約8割、短納期の受注によって約7割の企業が、従業員の平均残業時間が「増加する」と回答しています。
｢クライアントが就労時間内に仕事をこなすようになるので、時間外にその作業（制作物の訂正とか）を行う事がより求められる｣｢前工程の遅れがあっても、最終納期が変わらずしわ寄せが発生」といった声も寄せられています。

 

また、あるホームセンターで、下請社員を売り場の改装や陳列業務に無給で働かせたことが事件として問題になったこともあります。

 

参照：中小企業庁「長時間労働に繋がる商慣行に関するWEB調査　結果概要」
参照：産経ニュース
 
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社員目線で考えていくことが大切

 

上記したようなしわ寄せで社員の労働時間が増えると、それが社員の不満につながり、そのまま離職してしまうこともあります。
離職を食い止めるには社員目線になって考えることが大切です。
例えば、次のような社員の声はどこの企業にもあるものです。

1. 1）働き続けても収入が増えない
2. 2）成果を上げても賃金が上がらない
3. 3）業務が忙しく年休が取れない
4. 4）長時間勤務が解消できない
5. 5）家庭の事情があり、フルタイムで働き続けることが難しくなった
6. 6）若手とベテランが同じ業務・職責で働いていて、ステップアップが見込めない
7. 7）自分の成長が感じられない
8. 8）新卒者育成の余裕がない
9. 9）福利厚生制度がない

このような声は、企業上層部には普通はまともには聞こえてきません。社員のうわさ話、ひそひそ話の中に潜伏しているのです。この中の一つだけでも取り上げ、手を打っていくことが重要です。
 
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社員も元気になる秘策とは

 

ここからは、実際に働き方を改善する方法を見ていきましょう。

仕事の基本をあらためて見直す

働き方改革で離職の防止とともに大切なことが、生産性のアップです。その前提として、仕事の基本が確実に実行されていることが重要です。

1. 1）きちんと挨拶する
2. 2）整理・整頓をする
3. 3）報告・連絡・相談をこまめにする
4. 4）相手を考えて仕事をする（ホスピタリティー）
5. 5）コンプライアンス（法律・ルール・約束を守る）

どれもできていて当たり前と思うかもしれませんが、できている企業は意外と少ないのです。
「4)相手を考えて仕事をする」など特に難しいようです。相手の仕事を理解し、それを考えながら仕事をすれば業務はスムーズに進むでしょう。相手の仕事が見えていないと仕事の理解も難しくなってしまい、連携がスムーズにいかなくなってしまいます。業務をスムーズに進行させ、生産性を上げるためにも入念な打ち合わせやコミュニケーションが大切なのです。

社員一人ひとりが良くなるように検討し行動に移していく

一人ひとりが成長し企業を支える社員になるためには、それぞれが自分で考え行動に移していくことが大切です。そのために「良い職場とはどんな職場か」「それに対して、現状の職場は？ 」「チームとしての課題は何か」「そして自分自身の課題は何か」の洗い出し・検討が必要です。そして結論が出れば、それをどのように実行に移していくか、定期的に社員研修を実施したりチームごとに改善ミーティングを定期的に開いたりしましょう。それぞれの社員が、自分の問題として考え実行することが大切なのです。

ITを活かすことも重要

アプリケーションやITを活かして業務をこなすことも大切です。
まず、企業にとって有効なアプリを検討し導入しましょう。Microsoft Wordでさえ、まだまだ使いこなしていない企業が多いのが現状です。また、Microsoft Excelを有効に使いこなせば、事務作業は飛躍的に効率化するでしょう。今まで手動で行っていたデータ数値の管理も、Excelを使用すれば、表計算の機能で数値の変更を一瞬で全体に反映させることが可能です。

 

それと同じように、ITを活かせば効率化できる業務はたくさんあります。
例えば、チャットアプリを使用すれば簡単に情報の共有ができます。現場の状況を写真で送れば現場の状況が手に取るようにわかり、本社と打ち合わせして有効な手を打てるでしょう。もちろん、写真以外にも書類などのファイルも共有できます。

 

そして、これからはWeb会議の体制が整っていることが重要です。その際にもチャットアプリは有効で、チャットアプリを経由してWeb会議を行いつつ、同時に見せたい書類の共有などができます。ほかにも、Web会議のメリットは、同じ場所にいなくても会議が行えるため、移動に費やしていた時間を他の時間に使えて、移動コストもかからず経済的な点などが挙げられます。

 

以上については、なかなか手がつけられていない企業も多いと思います。大切なのは、その企業にとってどのようなアプリが有用かを検討することです。ITの活用はハードルが高いかもしれませんが、それに類したセミナーを商工会議所や公的機関が格安で実施しています。
上記のことを考慮に入れ、社内でITの導入を検討することから始めましょう。
 
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まとめ

働き方改革は「労働時間」と「生産性」の2点から改善していくことが重要です。経営陣は社員の目線に立ち、社員に自ら考えることを習慣づけることで、生産性アップと離職対策を進めていきましょう。
 
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