気づかないうちに業務を圧迫するムダ時間の正体とは

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
現在、日本では「働き方改革」が注目され、多くの企業が実践して「定時退社」や「週休2日制」を徹底しています。そのため、残業が“良し”とされていたこれまでよりも業務の効率を上げなくてはなりません。今回は、経営コンサルタントのバシャラ・セルダルさんに、業務を圧迫するムダ時間について話を伺いました。

業務を圧迫するムダ時間を削減することはなぜ重要か

今、外国人労働者の受け入れを拡大することについて日本中で議論されています。テレビで見る番組や毎日読む新聞の記事はもちろん、TwitterやFacebookのようなSNSにおいても皆さんが熱心にこのことについて自分の意見を述べ、日本の将来のあり方について考えています。

外国人労働者の受け入れを拡大するかどうかが日常の話題になっているということは、日本が深刻な人手不足に陥っているということを示しています。人手不足、つまり働く人が足りていないということは、1人当たりの働く時間が増えるということも意味しています。多くの業種、職種においてその問題が外国人労働者の受け入れで解消されるとしても、すべての業種でそうとは限りません。

そこで企業や働く個人がやらないといけないことは、業務における無駄時間を削減し、仕事の効率をできるだけ上げ、生産性を向上させることです。そうすることによって、企業はコストを抑えながら人手不足問題に取り組むことができ、働く個人は精神的なプレッシャーから解放されるだけではなく、自らのスキルを向上しながら市場価値を上げることによって年収をアップさせることも可能となります。

そのために、業務を圧迫する無駄時間を削減することは、日本経済にとっても、企業や個人にとってもとても重要な課題だと言えます。
 
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オフィス環境やテレワークにおいてムダ時間が発生する例

現状を改善する上で、まずは業務を圧迫する無駄時間の正体を理解することが重要です。オフィス環境やテレワークという形式で業務を行う段階でどうしてもムダが生じるものです。その代表例としては、

• 会議
• マネージャーによるマイクロマネジメント
• 従業員間の会話
• 外部との電話
• 資料作り
• インターネット検索
• メールチェック
• SNS 投稿や閲覧

が挙げられます。

一方で、上記の各項目はチームで業務を遂行する上でどうしても必要な手段でもあることは事実であるため、どちらかを制限するという対策は非現実的です。
 
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ムダ時間を起こす外部的要因と内部的要因とは

無駄時間の正体をより深く理解し、状況を改善するために、その要因を探らないといけません。働く個人の視点から見て、上記のような代表例は、下記の2種類に分類できます。

• 「外部的な要因が起こすムダ」
• 「内部的な要因が起こすムダ」

外部的な要因が起こすムダの例は、「会議」「マネージャーによるマイクロマネジメント」「従業員間の会話」「外部との電話」などです。

内部的な要因が起こすムダの例は、「資料作り」「インターネット検索」「メールチェック」「SNS」などです。

上記の例でも分かるように、外部的な要因は会社の業務プロセスや方針により生じると言えます。それに対して内部的な要因は個人の業務推進スキルや仕事観により生じると言えるでしょう。
 
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ムダ時間を削減し、仕事の効率を上げる方法

企業がムダ時間を削減し、仕事の効率や生産性を本格的に上げたい場合は、上記の「外部的要因」と「内部的要因」の解消に同時に積極的に取り組まないといけません。片方だけの解消では、恒常的な効果が期待できないのです。

ムダ時間発生の現状と時間をムダにする理由の理解を深める

業務の見える化やプロセスの可視化を通じて実態をより正確に把握し、仕事に支障をきたさずに生産性を向上する本格的な改革に取り組むことが必要です。企業が抱えている課題の規模にもよりますが、「業務の見える化」の実現のために、社内ワークショップで達成できる方法もあれば、高度なトラッキングツールを新しく導入し、社外専門家の力を借りるという方法もあります。

時間をムダにしない仕事環境や空間を作る

業務の見える化やプロセスの可視化で、今までブラックボックス状態になっていたものもより深く理解できるようになります。その理解によって、理想の姿とのギャップが明確になり、そのギャップを埋めることで、時間をムダにしない仕事環境や空間を作ります。

仕事の効率を上げるツールを使いこなす

上述の仕事環境や空間とは、社内の整理・整頓的なものもあれば、業務の効率を上げるためのハードウェアやソフトウェアのような情報技術を活用したツールの新規導入もあります。しかし、せっかくそのツールを導入しても、従業員たちが使いこなせなかったら、投資効果を期待できません。

意思決定スキルを磨く

従業員が新しいツールや業務プロセスを使いこなせるための徹底的なトレーニングや指導をしないといけませんが、その中でもマニュアル通りの行動を超えた意思決定スキルの取得が特に重要です。「この仕事をこなすためのベストな方法は何か。ムダがないかどうか」などについて、常に考えることによって従業員が高い意識を持つようになり、今のムダだけではなく、将来発生しうるムダまで防ぐことが可能となります。

実行と結果重視の仕事スタイルを身につける

ムダ時間を削減する活動は、一時的なものにとどまるのではなく、企業が続いている間、常に行うべきです。しかし、時間の経過とともに、活動そのものが目標になってしまうというケースもあります。そのようなダラダラ状態を防ぐために、企業のミッションや目標に適したKPIをあらかじめ決め、それに向けての実行やその達成度の正確な測定が必要です。
 
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まとめ

外国人労働者の受け入れを拡大するほど、日本が人手不足の状態に陥っています。人材不足を理由に1人当たりの労働時間が増えないようにするため、企業や働く個人が積極的にムダ時間削減に取り組まないといけません。

まず、ムダ時間の正体を理解するために「業務の見える化」を進めて改善すべき課題を洗い出しましょう。その上で、さまざまなツールや従業員研修の導入によって理想的な環境を目指し、会社のミッションや目標にマッチした生産性の高い新しい働き方を定着させることが重要です。
 
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執筆者プロフィール：
バシャラ・セルダル
経営コンサルタントトルコ・イスタンブールのボアジチ大学にてエンジニアリングを専攻し、 トルコホンダ工場の立ち上げに携わる。その後、来日し国際大学にてMBAを取得。大手外資系金融企業などを経て、外資系転職コンサルタント・経営コンサルタントとして独立。幅広いジャンルにてビジネス拡大のコンサルティングを行っている。e-Rirekisho.com 代表　経営コンサルタント。