業務効率化ツールとしてのグループウェアとは

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
高度にシステム化された現代ではITツール、とりわけグループウェアの存在が必要不可欠です。そもそも、グループウェアとは何なのでしょうか？かなり前からグループウェアという名前を聞いてきましたが、様々なWebサービスが存在する現代ではどのように活用すべきなのか、グループウェアの機能から逆算した業務効率化方法をご紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や組織内でネットワークを介して情報共有し、作業効率を高めるためのシステムです。少し前までは大企業が導入するというイメージがありましたが、今はクラウド化が進みスタートアップや中小企業での導入例も増えてきました。システムによって搭載されている機能にも違いがありますが、主な機能はこちらです。

＜代表的な機能＞

• 電子メール：メールの送受信ができます。
• 社内SNS：SNSでのやり取りができます。
• チャット：リアルタイムにメッセージのやり取りができます。
• To Doリスト：タスク管理ができます。
• カレンダー：個人やメンバーのスケジュールをチェック、管理できます
• ワークフロー：請求書や決裁書等の稟議申請ができます。
• 会議室予約：会議室の予約ができます。
• Web会議：音声だけではなく映像も映しながら打ち合わせができます。
• アンケート作成：社員向けのアンケートも簡単に作成できます。
• レポート作成：日報や議事録を作成できます。
• ファイル共有：資料や画像の共有ができます。
• プロジェクト管理：進捗管理や進捗の可視化ができます。

＜グループウェアの種類＞

• オンプレミス型

自社内にシステムを構築するため、セキュリティレベルは高くカスタマイズもできるので、他システムとの連携も可能です。ただし、運用するエンジニアを配置したり、ハードウェアが必要となったりする場合もあるため、コストはかかります。

• クラウド型

ランニングコストが安価であり、ネットが使える環境であればどこでも使用できる点が魅力です。ただし、ネット上に機能が集約されているため、ネットワーク障害に弱くセキュリティ面でも不安は残ります。また、ユーザー1人につき月額〇円という料金形態であるため、社員数が多くなると逆にコストが嵩むこともあります。

 
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グループウェア活用のメリット

コミュニケーションの活性化

コミュニケーションを取る手法が数多く用意されているので、TPOやコンテンツに合ったコミュニケーションができます。対面でなくとも、画像や資料、映像を共有できるので場所や時間にとらわれずにやり取りができる点も魅力です。また、SNSや社内交流活性を目的とした機能もあり、社員のプライベートな側面やタイプを知ることができて、仕事上で良好な人間関係を築くきっかけ作りにも貢献します。

社内ナレッジの強化

チームだけではなく、他部署の社員も情報をチェックできるため、部署間の情報の齟齬をなくしていけます。例えば、事業の異なる部署が同じクライアントを担当している場合、情報共有が円滑にできていれば、よりお客様に適したアプローチを協力して仕掛けることができます。逆に情報共有ができていないと、お客様に不信感を抱かれたり、ビジネスチャンスを逃したりするリスクもあります。

メンバーの進捗管理

チームメンバーが多いと進捗状況の把握だけでも一苦労ですが、グループウェアで業務状況やスケジュールのチェックができるので、状況把握の工数を削減できます。メンバーの業務状況がわかれば、適切なタイミングでサポートやアドバイスができるので、仕事での大きなミスを防ぐ効果も期待できます。また、自分の仕事状況を誰もが見ることができる状況となるため、メンバーも自ずと気を引き締め業務に向き合うようにもなります。

時間管理の効率化

会議参加者の予定や会議室の予約ができることは勿論、Webカメラを用いた遠隔地とのミーティングも対応でき、議事録作成まで完結させられます。会議で必要な資料の共有も簡単にでき、話し合いを円滑に進める後押しをしてくれるのです。

セキュリティ面も安心

社員の役職や権限によって閲覧できるページや機能制限をかけることも可能です。アクセスログから不審なアカウントをブロックしたり、見張ったりすることもできます。起こりうる脅威に対策できるため、セキュアな環境で業務遂行ができるのです。

 
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グループウェアの導入時の注意点

グループウェアは業務効率化やコミュニケーションの活性化を見込んで作られた製品であるため、自社に適したものか導入時に見極める必要があります。導入に失敗すると、社員の業務を助ける役目を果たせず、無用の長物となる可能性があるからです。

多くの選択肢をしっかりと吟味する

グループウェアの歴史は古く、数多くの製品が存在します。その数の多さから、自社にとって適した製品をみつけることに苦労しがちです。自社の特性、解決したい課題、グループウェアに期待することなどをまとめ、慎重に比較検討をした上で導入しましょう。

定着化に労力を割く

せっかく予算を割いてグループウェアを導入しても現場で積極的に使わなければ意味はありません。グループウェアを使うことで業務がスムーズに進められるメリットを、社員にしっかりと理解してもらうことが重要です。そのためにも、使用方法や機能についての研修を実施して、気軽に不明点を聞ける体制を築きましょう。

 
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代表的なグループウェア

Garoon

大手企業への導入実績の多いサイボウズのグループウェアです。ワークフローやタイムカード等日本のビジネス慣習に合わせたカスタマイズされた機能を搭載しています。日本語だけではなく英語や中国語にも言語変更可能で、グローバル組織にも対応しています。

Office 365

WordやExcelといったOfficeソフトの提供イメージが強いOffice 365ですが、法人プランにはメーラーやクラウド上のファイル、Skype、SNSといった機能も利用できます。セキュリティ面にも定評があり、災害に強いのも特徴です。

iQube

10名まで無料で利用できるクラウド上のグループウェアです。無料にもかかわらず社内wiki等15個の機能が使えるため、立ち上げ間もない企業には頼もしいサービスです。

desknet’s NEO

スケジュール管理、ワークフローからウェブ会議、安否確認まで、業務の課題を解決できる27のアプリケーションを搭載しており、ユーザーや組織の登録情報管理や柔軟なアクセス権など、管理機能も充実しています。

 
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まとめ

以上のように、グループウェアには多くの利点があります。上手に活用し、業務効率化を進めていってはいかがでしょうか？
 
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西山愛実／産業カウンセラー
明治大学情報コミュニケーション学部を卒業後、新卒で人材総合会社である株式会社インテリジェンスに入社。
産業カウンセラーの資格取得をきっかけにコーディネーターへの異動を申し出、IT職種のコーディネーターにキャリアチェンジ。インフラ、ヘルプデスク等の職種を担当し、その後Webクリエイティブ職種のメイン担当になる。Web領域を事業部の注力領域へと成長させ、新領域開拓のための先行調査を行う。Web系職種への知識と営業経験を買われ、客先の大手ネット系企業での中途採用チームの立ち上げるためのSVに抜擢。エンジニア、クリエイターを大量に含む採用目標を大幅達成。
現在、人材系コラムや求人作成等フリーランサーとして活動中。