ワークフローとは何なのか？その意味とは？

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昨今、働き方が多様化し、リモートワーク、フレックスタイムを導入する企業が増えている中で、社員が時間や場所にとらわれず円滑に業務を遂行するためにもワークフローシステムの必要性が高まっています。

そもそも、ビジネスシーンで耳にするワークフローとは何なのでしょうか。ワークフローの意味、必要な理由等を簡潔に説明していきます。

ワークフローとは

ワークフローとは業務の流れを図式化したもので、例を挙げると、新規製品の購入を申請した場合、稟議書を出した後、次に上司が内容をチェック承認し、さらに上役が最終承認をするといったように一つの業務や作業が完了するまでの順序を目で見える形にまとめたものです。契約書締結・経費精算・購買申請といった自分だけの権限では業務を完結できない、他者の承認が必要な業務等には大抵ワークフローが存在します。

これらのワークフローをシステムで完結させるものが、ワークフローシステムです。

 
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その意味を考えてみよう！ワークフローが必要なワケ

業務の流れを決めることは企業がさらなる改善活動をする上で必要不可欠です。仕事の手順を事前に定めマニュアル化しておくことで、「この書類は誰に提出すればいいのか？」といった不安や疑問を持たずに業務に集中することができます。コンプライアンスの観点からも承認の責任者を決め、適正に運営する仕組みが必要になります。業務の流れを可視化することで、客観的に業務を分析でき、無駄な作業を減らせるため、ワークフローは重要な存在なのです。
 
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ワークフローの注意点

ただし、ワークフローが導入されていれば良いというわけではありません。
例えば、承認者＝役職者とすると、大企業等では役職者が多すぎて一つの稟議が承認されるまでに多くの工数と時間がかかり効率的ではありません。現場のスピード感とのタイムラグが発生しますし、承認漏れ等も起こりやすくなります。申請の種類ごとに承認者をピックアップし、最適化することも大切なのです。

また、ひと昔前まで印鑑での承認文化が根付いていましたが、情報化社会となった現代にはそぐいません。紙ベースの申請書・稟議書の場合、作成の手間もかかれば印鑑をわざわざ押す工数もかかり、承認進捗も把握できず余計な作業の手間をかえって増やすことすらあります。書類の保管場所や保管方法にも悩まされるので、一定のスピード感を持ってビジネス状況に対応するには紙ベースのワークフローは不向きといえるでしょう。

そのため、めまぐるしくビジネス状況が変化する現代では煩雑になりやすいワークフロー管理にはシステムを活用することが主流となっているのです。

 
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ワークフローシステムのメリット

1.仕事の効率化

スマートフォンやタブレットからも社内システムにアクセスし、申請ができるため、そのたびにオフィスに戻り書類を作り、コピーをする手間が省けます。また、申請内容によって書式を選択・変えることもできるため、どの申請書を使えばいいか迷うこともなくなり、ケアレスミスも減らす効果もあります。申請業務が簡略化され、本来の業務に集中しやすくなることもメリットの一つではないでしょうか。

2.業務の可視化

業務の流れが見えるため、作業時間の削減や効率化を検討する材料となります。また自分の上げた申請の進捗状況もシステムであればすぐにわかるので、急ぎの時は承認者に承認をしてもらうよう依頼が可能です。

3.内部統制・コンプライアンス強化

内部統制の中には「ITへの対応・業務処理統制」という項目があり、申請が承認され、実行されたら実行内容がデータベースに記録されるといった一連の実行管理がITによって組み込まれて行われることを指します。つまり、ITの利用が前提であるため、ワークフローシステムの導入が増加傾向にあることも頷けます。

また、システムであれば誰がいつ申請をし、誰が承認したかもわかり、問題があった時の状況分析にも役立つでしょう。書類では紛失や情報漏洩の危険性がありますが、電子データ上であればそのような心配もありません。

4.ペーパーレス化によるコスト削減

書類の場合、印刷代、コピー用紙代、ファイリングの手間、保管場所といった費用や時間を割かれますが、システム化されればこれらのコスト削減が可能です。過去の情報もサクサク検索できるため、探す手間も省けるでしょう。

 
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まとめ

ワークフローを上手に活用することでコンプライアンス強化をし、業務効率化もかなえていけます。いつでも、どこからでもワークフローを利用できればリモートワーク推奨にも繋がり、より多様な働き方を推奨することが可能です。

コストを削減し、効率的な働き方を実現するためにも、ワークフローの見直しやシステム導入をご検討されてはいかがでしょうか？
 
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西山愛実／産業カウンセラー
明治大学情報コミュニケーション学部を卒業後、新卒で人材総合会社である株式会社インテリジェンスに入社。産業カウンセラーの資格取得をきっかけにコーディネーターへの異動を申し出、IT職種のコーディネーターにキャリアチェンジ。インフラ、ヘルプデスク等の職種を担当し、その後Webクリエイティブ職種のメイン担当になる。Web領域を事業部の注力領域へと成長させ、新領域開拓のための先行調査を行う。Web系職種への知識と営業経験を買われ、客先の大手ネット系企業での中途採用チームを立ち上げるためのSVに抜擢。エンジニア、クリエイターを大量に含む採用目標を大幅達成。
現在、人材系コラムや求人作成等フリーランサーとして活動中。