議事録の書き方と活用方法

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突然、会議の議事録作成を頼まれたとき、スムーズに対応できる自信はありますか？決定事項を公的に書面に残すものですので、作成者の責任は重大です。議事録の書き方と、その活用方法について解説します。

議事録には伝える力が必要とされる

 

議事録を作成する目的は、会議に出席した人たちの忘備録としてだけでなく、会議に参加できなかった人へ情報を伝える意味合いもあります。また、会議で適正に議決した証明として作成されることもあります。

 

議事録に記載する事項には、会議名・開催日時や会場・出席者・議題・決定事項・議事の内容などがあります。誰が読んでも内容がわかるように、簡潔にまとめて伝えなければなりません。いつ（When）どこで（Where）だれが（Who）なにを（What）なぜ（Why）どのように（How）の「5W1H」を意識して文章を構成することで、伝えたいことが明確になります。また、「てにをは」などの助詞の使い方ひとつで、読む人の受け取り方が変わる場合があるので気をつけましょう。

 

会議の内容によっては、専門用語が頻繁に登場することがあります。英語やカタカナの用語、略語など議事録作成者がその意味を理解していないと文章にまとめることが難しくなります。また、そのまま記載すると伝わりにくい用語は、わかりやすく変換したり、説明を加えるなど伝えることを意識した工夫が必要です。
伝わりやすい文章になっているか、誤解のない表現になっているかなど、提出する前に同僚などに確認してもらうとよいでしょう。
 
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議事録作成のコツ

 

議事録の作成者は、事前にきちんと準備をしておくことが必要です。議題や目的については、最低限確認しておかなければいけないことです。議題に関わる専門用語について調べておくことも必要です。
慣れないうちは会議の開始前にシミュレーションをしてみるとよいでしょう。どのような流れで話が進み、着地するかをイメージすることによって、会議の流れを体系的に理解することができます。先輩や経験者に聞きながらイメージするとよいでしょう。過去の議事録があれば取り寄せて、流れや内容を確認しておきましょう。

 

実際の会議の場では、メモの取り方がポイントになります。ICレコーダーで録音が許可されていれば、後から聞き返すことができます。しかし、実際には手書きのメモで対応することがほとんどでしょう。すべての発言を書き残すことはほぼ不可能ですから、いかに重要な内容だけを簡潔にメモできるかが、議事録の出来に関わってきます。もし理解できない点や不明なことがあれば、できるだけその場で確認しましょう。

 

会議終了後には、そのメモを元に議事録を作成します。ここで意識すべき点は、話し合いの中の重要な部分と、そうではない部分をしっかりと区別することです。打ち合わせの中では、多少会話が脱線することもあります。すべて書いてしまうと、会議の欠席者は議事録を読んで混乱してしまいます。

文章を美しく見せる方法としては、句読点の位置に気を配り、一文をあまり長くしすぎないことです。句読点が多くても少なくても文章は読みづらく、伝わりにくくなります。客観的に見て読みやすいかどうかを、常に意識することが大切です。完成したら再度読み直し、同僚にも確認してもらいましょう。

 

作成した議事録は、会議終了後なるべく早いうちに提出しましょう。参加した人の記憶が新しいうちに確認してもらうことで、万が一記載内容に不備があったときにも修正することができます。翌日には提出できるように心がけましょう。

 

 
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議事録の書き方

 

突然議事録の作成を任されても、どのようにすればよいかわからないという方もいると思います。テンプレートを使うことで効率的に議事録を作成することができます。インターネットでもダウンロードできるものがたくさんあります。テンプレートには記載する事項があらかじめ表になっていますので、それに沿って埋めていけば問題ありません。

 

また、ITの進歩によってさまざまな議事録作成支援ツールも登場しています。パソコン用のソフトやスマホアプリなどがありますので、うまく活用すれば作業時間の短縮にもなります。

 

しかし、どれだけ作成を支援してくれるツールがあったとしても、文章をまとめるのは作成者自身です。会議の内容の理解度や文章作成能力などは、出来上がった議事録に如実に表れてしまいます。議事録を作成するのがはじめての場合には、過去に他の人が書いた議事録を見せてもらい、参考にするのもひとつの方法です。
 
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まとめ

中には、議事録を任されること自体が面倒くさいと思う方もいるかもしれません。しかし事前に準備をして会議に臨み、内容を理解して文章にまとめることで、重要な議題にこれまで以上に深く関わることになります。仕事上のステップアップ、スキルアップにつながる意義のある役目であることは、間違いありません。
上司から議事録の作成を依頼されたら期待されている証拠だと思い、ぜひ前向きに取り組んでみてください。

 

 
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