成功する社内SNSと失敗する社内SNSの違いとは

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今まで紙のやり取りが主だった企業も、社内SNSの導入を考えているところは少なくないのではないでしょうか。社内SNSによって今までかかっていた時間的コストなどが減り、業務の効率化が期待できますが、使い方によっては危険を招いてしまう恐れもあります。今回は、“成功する”社内SNSについて、ITコンサルタントの古賀竜一さんに紹介いただきました。

社内SNSに失敗する3つの原因

 

「社内SNSを導入したのは良いけれども有効に機能していない」など、社内SNSの悩みを抱えている事業所は多いものです。「よそもやっているからうちでもやろう」「導入すれば何とかなるだろう」というような、IT導入にありがちな安易な導入動機では「仏作って魂入れず」となってしまいうまく機能しないのは当然です。

また、社内SNSが有効に機能していない事業所の運用状況を検証してみると、大きく3つの原因が浮かび上がってきます。

1．社内のITリテラシーの問題

社内SNSを運用する際に必要なのは“うまく操作できるか”ということです。IT系の事業所はその道に長けた人の集まりですから、例外はあっても運用に支障はほとんどないでしょう。しかし、そのほかの事業所ではやはりITに疎い人の割合が多くなるのは必至ですから、まず操作自体のスキルが及ばなければどうにもなりません。しかも、必要なのはスキルだけではありません。やり取りする情報や用途によっては画像や動画、文書をはじめ、web上の情報利用などが必要になる場合もあり、ある程度のITリテラシーも必要です。

2．活用の意識が低い

リテラシー面が解決されたとしても社内SNSが活用されなければ、それは滞っているのと同じです。「社内SNSが面倒だから」と、紙ベースで情報をやり取りしていたり、メモを残したりするなど、アナログのほうが効果的で早いと思っている事業所も少なくありません。要するに、社内SNSの活用についての意識が低いということです。社内SNSは単に情報交換だけのツールではありません。情報交換によって業務の改善、効率化はもちろんのこと、アイデアや商機につながる情報が見つかったり、それによって機会損失が回避されたりするなど、社内SNSにはさまざまなメリットや影響を期待できます。活用の意識が低いと、情報交換から生み出せるはずのそのような有益な効果も生まれなくなってしまいます。

3．運用の目的が明確でない

運用面がうまくいっていても、社内SNSに流れてくる情報が次第にルーティン化されることがあります。その「慣れ」というのは怖いもので、情報の見逃しや放置などが発生するようになってしまいます。そうなれば本来の社内SNSの機能やメリットは再度滞りを見せるようになり、そのうちに機能しなくなります。これは、社内SNSの運用の目的がブレていたり、明確になっていたりしないからです。そのため、社内SNSが業務改善や効率アップのツールとしてではなく、単に社内の業務連絡やその他の雑多な連絡ツールになってしまって、重要な情報が埋もれてしまい、期待しているような効果が発揮できない状況に陥ってしまうのです。

 
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社内SNSを成功させるために必要な事とは

 

社内SNSを成功させるためには、前述の「失敗する原因」を改善すれば良いのです。

ITリテラシーの問題は、やはり日ごろの社内でのIT教育のあり方で改善が可能でしょう。社内講習会やセミナーなどを定期的に開催することでITリテラシーの底上げをする必要があります。それには当然経費がかかりますが、社内SNS導入の際には事前にそのようなことも含めた計画・費用の試算まで行い、安易な導入にならないようにすれば、成功する社内SNSに一歩近づくでしょう。

 

運用の意識の問題については、アナログベースの情報にあるセキュリティーの問題、非効率な面などデメリットを知り、情報の管理が可能な社内SNSのメリットを訴求する必要があります。それには、おおらかに社内SNSのやり取りを促すような雰囲気づくりも重要で、特定の人や部署だけしか使っていないというような状況にならないようにする必要があります。活用の意識が高いと、情報交換の積み重ね自体が業務の効率化や改善になるだけでなく、さまざまなアイデアやヒントにつながる有益なプロセスにもなります。そのメリットの意義を周知し意識付けることが重要です。

 

運用目的の明確化については、社内で十分にコンセンサスを確立しておく必要があります。情報を発信する場合は、あまりに頻繁で多くの通達や連絡などを定期でSNSに垂れ流す状況にしないよう留意が必要です。社内SNSを活性化させるためには運用目的を明確にして、重要な情報を雑多な情報に埋もれさせないようにする必要があります。

 
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社内SNSと社内コンセンサスの策定

 

社内SNSを成功させるためには前述のような対応が必要ですが、その対応を参加するすべての人員で共有し確実に運用するには、目的の具体化やルール作りが必要です。つまり社内コンセンサスの策定によって運用ルールなどを明確化し、運用目的と内容のプライオリティーを決めることが重要です。医療現場で使うトリアージのように重要度を段階別に分けるということでも良いでしょう。そうすることによって社内SNSが有効に機能し、その効果が高まれば活用が活発になって成功する社内SNSとなるでしょう。それぞれの事業所に合った方法で社内コンセンサスを策定し、社内SNSを成功させて有益なツールとして役立てましょう。
 
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