テレワークを円滑に進めるコツは？マネージャーに必要な配慮について

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マネージャーという立場でテレワークを行う場合、メンバーのモチベーションを維持し、業務を円滑に進めていくためには何が必要なのでしょうか。
ここでは、マネージャーが知っておくべきテレワークを円滑に進めるためのコミュニケーションのコツと、ツールの活用方法について解説します。

マネージャーがテレワークを円滑に進めるために

テレワークでは、チームのメンバーとのコミュニケーションをすべてオンラインで行うことになります。その際のコミュニケーションの手段は、メール、ウェブ会議システム、チャットツール、電話などが中心となるでしょう。
マネージャーは必要に応じて、テキストや音声、映像などでメンバーとの意思疎通を図ることになります。しかし、対面でのコミュニケーションとは違った難しさがあるかもしれません。
まずは、マネージャーがテレワークを円滑に進めるための考え方について紹介します。

対面とは違った配慮が必要

テレワークでのコミュニケーションが難しい原因は、メンバーが今どんな仕事をしているのか、誰がどれくらい忙しいのかが見えにくいことです。メンバーもチームの一員だという一体感が薄れてしまう可能性があり、マネジメントにも影響を及ぼします。

 

そのため、テレワークにおいては、コミュニケーションに対する考え方を変える必要があります。オフィス勤務と同じコミュニケーション方法をテレワークに適用することはできません。テレワークでは、メンバーとのコミュニケーションにおいて、対面とは違った配慮が必要になるのです。

テレワークに過干渉や放任は適さない

テレワークでは、メンバーの状況が見えにくいからといって、常に監視するようなコミュニケーションは避けるべきです。

 

例えば、メンバーの様子や進捗状況が気になるあまり、マネージャーが短時間で何度も電話したり、メールやチャットツールで細かく指示を出して確認したりすることは、過干渉になってしまい適切ではありません。
また、常時ウェブカメラを使ってメンバーの様子をモニタリングする方法もありますが、これもメンバーは監視されている感覚に陥りやすくなります。

 

反対に、マネージャーがほとんどメンバーとコンタクトをとらず、業務を丸投げしてしまうのも問題です。単に放置されている状態になってしまうと、メンバーに不安感を与えます。行きすぎた放任主義もまた、業務効率を低下させてしまいます。
 
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ツールを活用したコミュニケーションのコツ

 

テレワークでコミュニケーションを円滑にするためには、ツールを活用することもひとつの手段でしょう。
テレワークでは具体的にどのようなコミュニケーションが求められるのか、ツールを使ったコミュニケーションのコツや注意点を挙げていきましょう。

1.メールを別のコミュニケーションツールに置き換える

メールは、離れている人とのコミュニケーションがとれるツールですが、即時性の高いツールとはいえません。返信がすぐ届くわけではありませんし、文頭や文末の定型文を書く文化が定着しているため、返信を書くのに時間がかかるという側面もあります。

 

使い慣れているメールを、テレワークでもよく使うという人は少なくありません。確かに相手の時間を拘束しないというのはメールのメリットであり、いつ確認してもいいような情報であればメールで送ってもいいでしょう。
しかし、即時性や頻繁なやりとりが必要なときには、あまり適しません。チャットツールなど、メール以外のコミュニケーションツールも積極的に活用し、少しずつメールから移行させたほうがいいでしょう。

2.チャットツールは便利だが期待しすぎない

チャットツールは、メールより早いレスポンスが期待できます。多くのチャットツールには、既読機能やプッシュ通知機能が備わっていて、リアルタイムに近いメッセージのやりとりが可能です。グループチャットで複数人でのコミュニケーションもでき、文頭・文末の定型文も必要ありません。

 

一方で、注意点もあります。チャットでメッセージを送ればすぐに返事が来ると期待したり、返事が来ないから仕事をしていないのではと考えたりしないようにしましょう。チャットツールはスピード感があり、距離感も近いツールですが、相手にも都合があり、必ずしもすぐに返事が来るわけではありません。

 

ただ、チャットツールによっては、在席中かどうかを確認できる機能がついている場合もあります。この機能で在席確認することで、無駄なコミュニケーションを減らすこともできるでしょう。

3.ウェブ会議の活用方法を考える

 

テレワークでは、ウェブ会議を少人数の軽い打ち合わせに使うこともあります。しかし、打ち合わせは基本的にチャットで行い、必要に応じてウェブ会議を行うといいでしょう。ウェブ会議は便利ですが、全員の作業を止めてしまうという意識も持っておく必要があります。

 

それでも、メンバーの顔を見ながら話せば、コミュニケーションの活性化につながることも事実です。朝と夕方にオンラインミーティングの時間を設けて、作業内容や進捗、成果を報告するという方法もあるでしょう。

 

また、プロジェクトチームのメンバー同士で自由に意見交換するようなときには、ウェブカメラを常時オンにしておくほうがいい場合もあります。そういった状況では、あえてマネージャーは参加せず、自由な意見交換を促すほうがいいかもしれません。
 
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テレワークでのコミュニケーションにグループウェアを活用

テレワークを円滑に進めるには、マネージャーはメンバーが働きやすい状況を作ることをまず考え、バランスのとれたコミュニケーションを図る必要があります。オフィス勤務と同じようなコミュニケーションを取り入れようとしたり、過干渉や放任になったりしないよう、自社ではどんなコミュニケーションが適切なのかを考えることが大切です。

 

また、コミュニケーション基盤の構築には、用途に応じた適切なツールを導入し、上手に活用できるよう配慮すると、円滑なコミュニケーションが可能となります。そのために、チャットツールやウェブ会議システムなどを個別に導入することもできますが、グループウェアもその選択肢のひとつとして考えられるでしょう。

 

グループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」には、ウェブ会議やネオツイといったコミュニケーションに必要な機能のほか、テレワークに活用できる27の機能が備わっています。また、desknet’s NEOと連携して使用できるビジネスチャット「ChatLuck（チャットラック）」も併せて活用することで、より円滑なコミュニケーションができるようになるでしょう。

コミュニケーション基盤を構築し、より良いコミュニケーションを行っていくために、グループウェアの導入を検討してみてください。
 
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