テレワーク導入には何をすべきか？導入を成功させる方法を解説

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新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。しかし、暫定的な取り組みにとどまらず、本格的にテレワークを導入し、社内に浸透させるには、周到な準備が必要になります。
ここでは、テレワークを導入するためには何をすべきなのか、そのプロセスについて解説します。

テレワークとは？

テレワークとは、通常のオフィスから離れた場所で働く勤務形態のことです。厚生労働省や総務省では、「ICT（情報通信技術）を活用し、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方」と説明しています。

 

「テレ（tele）」には「遠隔の、遠方の、離れた」という意味があり、テレワークは働く場所によって、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の3種類に分けられます。中でも、新型コロナウイルス感染症拡大防止を目的として、在宅勤務に移行する企業が増えてきました。
 
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テレワークを導入する際には目的を明確にしよう

テレワーク導入を成功させるためには、まず目的の明確化が必要不可欠です。テレワーク導入によって何を成し遂げるのかというゴールをはっきりさせることで、そのために何を準備していけばいいのかというプロセスが見えてきます。

目的を明確にしてテレワーク導入の共通認識を確立する

テレワーク導入の目的を明確にすることは、社内でのテレワーク導入に対する共通認識の確立にも役立ちます。

 

テレワークでは仕事の取り組み方、オンとオフのバランスのとり方、経営者や上司による管理の仕方など、これまでとは異なる考え方やメソッドが必要となります。目的がはっきりしていないままでは、そうした価値観の転換についていくのは難しいでしょう。ただ闇雲にテレワークを始めても、自社にとっての最適解が見つからない状況が続き、定着しないまま導入失敗という結果に終わってしまいます。

テレワーク導入の具体的な目的

 

では、テレワーク導入の具体的な目的とは、どのようなものが挙げられるでしょうか。まず、テレワーク導入のメリットをリストアップし、自社にとっての優先順位をつけていくのがわかりやすいでしょう。
主なテレワーク導入のメリットには、下記のようなものがあります。

• 育児・介護などが必要な社員の継続雇用
• 遠方在住者、障害者など、時間や場所に縛られない多様な人材の活用
• 長時間労働の削減
• ペーパーレスの推進によるコスト削減
• ワーキングスペースの縮小によるオフィスコストの削減
• 通勤交通費削減
• ITツールの積極活用などによる生産性・業務効率の向上
• パンデミック対策を含めた事業継続性の確保
• 社員の自律・自己管理能力の向上
• テレワーク定着による企業価値の向上
• 離職防止と優秀な人材の確保

最初からこれらのすべてを目的とする必要はなく、1つに限る必要もありません。自社が抱える課題と照らし合わせて、まずは短期的な目的を決め、導入プロセスを考えていきましょう。
 
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テレワーク導入のプロセス

テレワークの導入にあたっては、経営陣がリーダーシップをとり、プロジェクトチームを作って推進するのが理想です。トップダウン型ではなく、社員側からの要望にもとづいたボトムアップ型の導入事例もありますが、その場合も経営陣の理解とコミットメントを得ることが不可欠です。

 

また、全社横断的なチームとなるような配慮も必要です。プロジェクトチームを作って導入のための体制が整ったら、次の6つのプロセスに従って導入を進めていきましょう。

 

1. 基本方針・対象範囲を決める

まず、導入目的に沿った基本方針を決めていきます。在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務を、どのような規模で、どれくらいの期間と予算をかけて実施していくのかを検討しましょう。最初からすべて変えるのではなく、できるところから着実に導入を進めていきます。

 

次に、対象範囲を決めます。対象者、対象業務、実施頻度、場所の4つについて検討しましょう。場所については、在宅勤務の場合は就業場所を自宅に限定するのかどうかも決める必要があります。

2. 現状を把握する

 

基本方針と対象範囲を決めたら、次は現状の課題を把握する作業に入ります。自社にどのような課題があるのか、社員へのヒアリングなどを行って把握していきます。

 

ここで必要なのが、現状の就業規則でテレワークに対応できるかの確認です。多くの企業では、就業規則は変えずに付則としてテレワーク勤務規定を作成しています。また、勤怠管理や人事評価など、人事労務制度の内容も見直し、テレワーク対象者に不利益が生じないよう調整していく必要があるでしょう。

 

さらに、ICT環境などのインフラ、日々の業務の進め方、連絡方法、承認など意思決定の方法、部下・後輩への指導方法、セキュリティルールと対策、社員のテレワークに対する意識などについても、現状把握と分析を行い、対応の検討を行っていきます。

3. 導入計画を策定する

現状を把握し分析した結果をもとに、導入計画を策定します。人事労務制度の整備、ICT環境の構築、社内説明と研修の実施などを計画書としてまとめましょう。

 

なお、実際の導入にあたっては、少なくとも3ヵ月程度の試行期間を設け、効果測定を行って改善しながら、本格導入へと進めていくのが一般的です。

4. ICT環境を整える

次にICT環境を整えます。現在の環境を活かしつつ、追加で必要なインフラやツールを用意します。PCなどの端末や、在宅勤務の場合のインターネット環境については、私物を使用可能とするのか、費用をどこまで会社が負担するのかといったことも検討しましょう。

 

必要なツールとしては、ウェブ会議ツール、ビジネスチャットツール、勤怠管理ツールなどが挙げられます。社内の情報共有やコミュニケーションに関する機能をまとめたグループウェアを導入すれば、テレワークに必要な機能の大部分をカバーすることができるでしょう。

 

例えば、グループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」には、社内ポータル、社内SNS、電子会議室、ワークフロー、タイムカード、文書管理、ウェブ会議といった、テレワークに活用できる機能が集約されています。
また、desknet’s NEO上で動作する業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」を使えば、自社の業務に適した業務アプリを作成することも可能。さらに、desknet’s NEOと連携できるビジネスチャット「ChatLuck（チャットラック）」を併用することで、より便利でセキュアなコミュニケーション環境を構築できます。

 

単体のツールを組み合わせて使うよりも、グループウェアを利用すれば操作方法やインターフェースが統一されるため、操作を早く理解でき、スムーズに導入できるメリットもあります。

5. 社内説明・研修を行う

テレワーク導入にあたって社内説明や研修を行い、共通認識を持つことは非常に重要です。テレワークの対象者だけでなく、できるだけ全社員に対して説明会を開催し、テレワークの目的や必要性についての説明を行いましょう。
また、テレワークの申請方法、業務の進め方、管理・評価方法、ツール操作などに関する導入研修も実施します。

6. テレワークの実施・評価・改善

以上の準備が整ったら、テレワークの試行期間へと移行します。その上で、業務効率が上がったのか下がったのか、コミュニケーションはスムーズにとれているか、コストはどれくらい削減できたかなど、導入目的と照らし合わせた分析・評価を行います。その結果をもとに改善策を考え、本格導入へと結びつけていきましょう。
 
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テレワーク導入を成功させるには目的と準備をしっかりと

テレワーク導入を成功させるには、導入目的の明確化としっかりとした準備が欠かせません。準備段階において特に意識すべきポイントは、人事労務制度、ICT環境、テレワークに対する共通認識という3点です。
ICT環境の整備には、情報共有とコミュニケーションに役立つさまざまな機能を持ったグループウェアの活用も検討してみてください。
 
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