残業削減

残業削減に必要な条件とは?事例から見る5つの時間削減の方法

ここでは残業削減につながった事例を紹介します。残業削減の重要な要素を、リーダーシップ、アウェアネス、アイデア、マネジメント、ツールの5つのジャンルに分け、残業削減につながる業務改善のヒントを紹介します。

取り組み1.リーダーシップ

リーダーシップ

業務改革を図るためには、リーダーシップの発揮が重要とされています。残業削減では、どのようなリーダーシップが求められるでしょうか。その一例を紹介します。

経営トップやリーダーが持つべき意識

多くの企業が残業削減の必要性を実感しているはずですが、経営トップや業務改革を実践するリーダー層の働きかけが弱く、失敗してしまう事例もあります。
その理由の一つには、残業が社会的に問題視されているという意識はあっても、それが具体的に自社の経営を圧迫しかねないことを認識できていないということが挙げられるでしょう。例えば、残業代の支給は当然として、業務に必要な光熱費などの雑費もばかにはなりません。またサービス残業が横行している場合は、従業員のモチベーションも下がり、企業の評判にも傷がついてしまう可能性があります。こうした問題は表立っては見えなくても、徐々に企業の業績を蝕んでいきます。そして、少子化による人手不足や政府主導の働き方改革が進む現代では、なおさら長期的な視野を持って取り組んでいく必要があります。
このようなことを勘案すると、残業削減は事業を継続することはもちろん、自分たちの働く環境をよりよくしていくために、経営トップや業務改革を実践するリーダーが積極的に実施して、現場でも自発的に働き方を変えていけるよう影響を与えられれば良いと言えるのではないでしょうか。

リーダーが率先して改革に臨んだ事例

■エヌ・シー・エヌ
建築資材メーカーのエヌ・シー・エヌでは、営業員と設計担当者、顧客との情報共有で時間がとられることや、社員間のスケジュールの調整が大きな課題となっていました。当時の常務(現在の社長)の働きかけにより、グループウェアの定着を図りました。スケジュール機能を活用し、社員の空き時間に会議を入れるなど、自ら積極的に働きかけることにより、社員の意識改革を行いました。その結果、社内のスケジュール管理を大幅改善することに成功しています。

取り組み2.アウェアネス

「アウェアネス」は、問題の認知度や危機意識を意味する用語です。残業削減に成功するためには、リーダーだけではなく、現場レベルでの気づきが必要とされています。

残業=問題と気づく必要がある

リーダー層が残業削減に積極的であっても、現場の従業員の意識が追いついてこないということもあります。こうした失敗例の多くは、仕事の目的や課題の共有が行き届いていないことが原因です。長時間働くことや、与えられた情報の範囲内で作業することに慣れているため、実は解決可能な課題でも気づけないというケースがよくあります。「上はああ言っているが、実際には残業しないと終わらない……」、という考えから、自分でできる範囲内の、それぞれのやり方で仕事を片付けようとしてしまうのです。
ノルマに間に合わせるために残業するのではなく、定時を守ることもノルマだという意識へと変えていかなければなりません。それぞれの部署や担当者が抱えている課題をそのままにせずに、情報共有・コミュニケーションをしていくことで、自分とは異なる考え、やり方に触れ、固定観念から抜け出し、解決策が見えてくるでしょう。

現場の意識改革に成功した事例

■サツラク農業協同組合
サツラク農業協同組合では、職員の間で情報共有が徹底されていないことと、情報は上から与えられるものという意識が蔓延していることが課題でした。そこで、職員全員が簡単に使いこなせるシステムを導入し、職員一人一人がPCを使い、情報の共有と発信をこなせる環境を実現しました。

取り組み3.アイデア


問題があることを意識するだけではなく、それを解決するためのアイデアも重要です。トップダウンの改革だけではなく、現場の意見を取り入れる方法について紹介します。

アイデアを募集する重要性

業務の改革を行うためには、他社の取り組みをそのまま導入するだけではなく、自社にあわせたアイデアを出すことが重要です。しかし、ただアイデアを出せと通達するだけでは、十分なアイデアが集まるわけではありません。そのため、積極的な改革を持続していくために、従業員からアイデアを汲み上げる仕組みを整えていきましょう。
そして、アイデアを出すことが業務の改善につながるという実感を持たせる必要があります。アイデアを無理に出して、それを否決されるということが繰り返されれば、従業員の自発性は失われてしまいます。そこで、従業員のアイデアを取り入れて成功した企業を手本にするときは、アイデアの内容だけではなく、アイデアの生まれやすい環境にも注目してみましょう。

アイデアを積極的に取り入れた事例

■八芳園
ウェディングなどの祝賀企画を行っている八芳園では、「新進的なおもてなしの発想は、会議や市場からではなく現場から生まれる」という理念を持っています。しかし、メールや電話では多数に向けた共有には向かず、SNSはセキュリティ面で問題があるため、一部の役職者に情報が偏ってしまうことが課題でした。そこで、チャットツール「ChatLuck」の導入を決定しました。厳密なルールは設定せずに、現場で即座に問題を共有できるようにしたことで、おもてなしのアイデアが次々に集まり、さらにスピーディーできめ細かなおもてなしを可能にし、一人当たりの生産性の向上にも成功しています。

取り組み4.マネジメント

残業の発生は、スケジュール管理の失敗と言い換えることもできるのではないでしょうか。残業削減を徹底するために、マネジメントを見直していきましょう。

残業は非効率から生まれる

残業を減らすためには、マネジメントによる時間管理の徹底を重視しましょう。人手不足あるいは能力不足だから仕方がないと諦めかけている問題でも、具体的な問題点をあげて検討してみれば、あっさりと解決できることも多いものです。スケジュール管理や1日の業務フローを見直してみましょう。
さらに、より効率的なマネジメントのためには工数の計算や、共有も重要です。工数がかかっている業務は、他の従業員と分担したり、いっそのこと廃止して他の業務に割り当てることも検討しましょう。
このときに重要なのは、工数削減それ自体が目的ではないという認識を持つこと。一見無駄に見える業務を廃止した結果、その他の業務に支障が出たり、負担が増加したりすることもありえます。その業務の必要性をしっかりと判断することが大切です。

マネジメントの徹底で成功した事例

■水島機工
自転車部品の製造販売を行う水島機工では、スケジュールが各事務所のホワイトボードに記入されていたり情報を書類で回覧していたりと、情報の確認に時間がかかることが課題でした。そこで、それまでの情報共有を廃止し、グループウェアによる一元化を図りました。この改革により、従業員の行動・情報を効率的に把握できるようになり、時間管理の徹底と業務のムダを省くことに成功しています。

取り組み5.ツール

残業削減を成功させるためには、日々の作業を効率化することが欠かせません。業務効率化を図るために、ツールの導入事例を参照していきましょう。

ツールの活用で効率を上げる

業務時間を短縮するためには、作業自体の効率化が重要です。これまでもツールを通した改善例を見てきましたが、ここでは改めて総合的な機能を持った業務用ツールについて見直してみましょう。業務用ツールを導入すると、これまで紹介してきた取り組みを、より活性化させることもできます。例えば、進捗確認や資料が必要になる場面では、データをひとつのシステムで共有することで無駄な作業を省き、即座に活用することができます。
また、チャットツールや社内用ブログで情報を共有することで、メールの送受信にともなう煩雑な手間を省き、情報共有の速度を上げ、共有できる情報量を増やすことができます。残業削減・業務改善のためにツールを導入するときの注意点としては、そのツールでどんな作業の効率化を図るか、フローの見直しは必要ないか、といったことを検討することが重要です。そして実際に目指す業務フローに見合った構成にするために、多機能で必要なツールを選んでカスタマイズできるシステムを導入しましょう。

ツールで効率化に成功した事例

■クレストコンサルティング
業務マニュアルの作成やコンサルティングを行っているクレストコンサルティングでは、システム管理、稟議・申請、社内への情報発信などを行える「desknet’s NEO」のツール導入により、情報共有や決済のスピードアップに成功しています。さらに、在宅勤務などの制度も取り入れ、導入以前と比べて残業時間を3分の1以上にまで削減しました。この実績により、平成29年度に東京都が認定した東京ライフ・ワーク・バランス認定企業として、大賞を受賞しています。

5つの取り組みで残業削減

残業削減に取り組むためには、業務効率の問題点を認識し、具体的な計画に基づいて行っていくことが大切です。ただ残業時間に上限を定めたり、禁止したりするのではなく、以前よりも生産性を上げることを意識していく必要があります。ここで解説してきた5つの取り組みを念頭に置きながら、問題点をひとつずつ改善し、残業削減を実施してみてはいかがでしょうか。

WORKSHIFT DESIGN 編集部

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WORKSHIFT DESIGN 編集部

WORKSHIFT DESIGN(ワークシフトデザイン)編集部。 働き方を、シフトする。現場目線で新しい時代の働き方を考えるメディアとして【働き方改革】【リモートワーク/ワークスタイル】【残業削減】【業務効率化】をテーマに記事を執筆しています。