会議の効率化！長くなる理由とその改善策

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
会議が無駄に長引いたせいで、他の業務に支障が出て困ったという経験をした人は多いと思います。無駄な会議が行われていることを不満に思ったり、端的に会議を効率良く終わらせたいと思っている人も多いのではないでしょうか？
そこで今回は会議が無駄に長くなる原因と、会議時間を削減するポイントについて解説していきます。

1.なぜ会議が長くなってしまうのか

会議は、社員の意見を共有したり、新しいことに向けた取り組みを始めたりするのに必要な業務の1つです。しかし、この会議が長くなってしまって他の業務に支障が出ているような状況では、会議を行う意味がありません。

会議が長くなってしまうのには必ず原因があります。何が原因で会議が長くなっているか把握することが会議を端的に効率良く終わらせるための近道と言えます。

まずは、無駄な会議の典型的なパターンについて見ていきましょう。

1-1.会議を行う目的がない

会議と聞いてどんな会議を思い浮かべるでしょうか？食品メーカーなどの場合には新商品開発会議や戦略会議などが思い浮かびますが、これら以外にも定例会議や報告会議などがあります。

新商品開発会議や戦略会議などは、意見交換を行うことで新商品が生み出されたり新しいサービスが提供されたりします。しかし、定例会議や報告会議は、新しい商品やサービスを生み出すために開かれるものではありません。

定例会議や報告会議とは、部署ごとの近況などを確認するために開かれるものであるため、わざわざ時間をかけて集まってまで行うものではない場合があります。必要性が感じられない会議の場合には、数を減らすか、思い切ってなくしてしまうことが、作業効率の向上につながるでしょう。

1-2.開始・終了の時間を守らない

会議に参加する予定だったメンバーが訪問先の企業から戻ってくるのが遅れて開始時間が遅れたというケースもあれば、案がなかなかでなくて終了時間を大幅に超えてしまったという場合もあります。

最初からこうなることがある程度は予想できていて、このメンバーが会議における重要なポストでない場合には、会議を構成するメンバーから外してしまうことも重要です。

会議に参加する人数が無駄に多いとスケジュール調整が難しくなるほか、全員が揃うまで何もできないというロスが生じやすくなります。案がまとまらなくて時間がかかってしまうこともあるため、必要最低限のメンバーで行うことも重要と言えるでしょう。

1-3.資料がまとまっていない

「会議中にある程度の案が出るから資料はほどほどでいいや」という意識で会議に臨んでいると、資料が不十分であるため、結果的に会議が長くなってしまう原因になります。

資料は、会議を円滑に進めるための台本のようなものであるため、資料がまとまっていない場合には、無理に会議を開こうとはせず、延期にするなどの工夫が必要です。

会議は参加者全員で一致団結して行うものです。全ての参加者の限られた時間の中で行うものであるという認識を持って、しっかりと下準備を行うようにしましょう。
 
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2.会議をより充実したものにするための取り組み

無駄な会議が増えたり、会議の時間が長引いたりすることは、会社の業績に影響が出るだけでなく、長時間労働の原因にもなってしまいます。

そうならないようにするためにも、無駄な会議の典型的なパターンを参考に、無駄な会議を一つずつ見直していく必要があります。

会議をより充実したものにするための取り組みについて見ていきましょう。

2-1.日頃の業務連絡に切り替える

定期報告や業務報告といった会議は、スケジュールに勝手に組み込まれているようなものであるため、特に全員で集まって話し合う必要がない場合があります。そのような場合には、会議を開かずに、メールなどの業務連絡に切り替えるというのも1つのポイントです。

日頃の「ホウ・レン・ソウ」をしっかりと行っている場合は、定期報告や業務報告のためにわざわざ会議を行う必要がなくなります。意味のない無駄な時間をなくせるため、より効率良く作業が行えるようになるでしょう。

2-2.開始・終了の時間を徹底する

会議の開始時間が遅れた場合は、集まっていない人がいても会議を始める、もしくは会議をやめると割り切ってしまうことが重要です。また、終了の時間になったら、話がまとまっていない場合でも会議を終わらせてしまうのも1つの手段です。

会議の時間を有意義なものにするには、会議を行うことで何かが生まれるという生産性のある状況でなければいけません。そのため、開始時間が遅れた場合には、生産性を考慮して瞬時に対応することが、無駄な会議を減らすきっかけになるでしょう。

また、終了時間に関しても同様です。まだ結論が出ていないからといって、終了時間を引き延ばしても、結果は変わらないということがよくあります。そのため、あえて終了時間で終わらせてしまい、次の会議までの課題として持ち帰るという選択肢も念頭に置くと良いでしょう。

2-3.それぞれの役割を決めておく

会議に参加するメンバーが一斉に話し出してもうまくまとめることができません。会議を円滑に行うには、参加メンバーにそれぞれの役割をあらかじめ割り振っている方が円滑に進みます。

例えば、会議を進めるには司会進行役のほか時間を管理するためのタイムキーパーなどが必要です。また、自由な議論が求められるため、賛成派の意見、反対派の意見などを次々と出していきますが、それをまとめる役がいなければなりません。

中立的な立場で会議が脱線しないように管理しながらかじ取りを行う役などもあらかじめ決めておくと、スムーズに会議が進行しやすくなるでしょう。
 
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3.事前の情報共有・議事録の活用が重要

いざ会議を行おうとしても、会議室でいきなり話を聞くだけでは、賛成派の意見も反対派の意見もなかなか出てこない場合があります。それを解決するには、会議の情報をあらかじめ共有しておくことが重要です。

例えば、「〇日の会議では〇について議論するので内容をご確認ください」といったように、メールやチャットなど、情報共有・コミュニケーションを円滑にするツールを活用すれば、 当日活発な議論が期待できます。

また、単発の会議ではなく、継続して行われている会議の場合は、議事録を残しておくことが 重要です。電子議事録などにして社内共有することで、会議がスムーズに運用され、時間を短縮できます。効率良く会議を終わらせるという目標を達成するためにも、一丸となって取り組むようにしましょう。
 
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監修: 矢野翔一
宅地建物取引士、管理業務主任者、2級FP技能士（AFP）
関西学院大学法学部法律学科卒。
数々の保有資格を活かしながら、有限会社アローフィールド代表取締役社長として学習塾、不動産業務を行う。