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障害対策まで一元化されたクラウド・サービスです

導入事例(仰星監査法人様)

事務所の規模が大きくなり、メール・ファイルサーバでの情報共有が非効率に

導入のきっかけ

仰星監査法人は、監査においても各種コンサルティングにおいても、品質はもとより特に効率性に留意してクライアントに余計な負担をかけないことを特色とする中堅監査法人。東京・大阪・名古屋と3つの主要事務所を抱え、情報共有の手段はメールとファイルサーバを使用して対応してきた。しかし、事務所の規模が大きくなるにつれ、コミュニケーションツールの不足による弊害が大きくなった。特にメールの数が膨大になり、ファイルサーバでの共有にもミスが相次ぎ、情報共有の非効率が目立ち始めた。新たにコミュニケーションツールで解決が必要と感じ、メールの使用率削減や、ファイルの確実な共有から間接業務の効率を上げるために、グループウェアの導入を検討したのがきっかけであった。

導入前の状況

情報伝達は基本的にすべてメールで対応していた。全従業員に向けた案内、拠点間での話し合い、提出書類の確認など、さまざまなケースでメールは多用されていた。次第にメールの数が膨大になり、添付ファイルの蓄積も進むことから、メールサーバの容量が足りなくなってきてしまう事態となった。従業員のスケジュールや、最新の文書、監査マニュアル、申請書の雛形などはファイルサーバ上で共有。自由にファイルの更新ができてしまうため、スケジュールや文書の最新版が誤って上書きされてしまったり、データがなくなってしまったりと、共有の非効率が相次いでいた。

メーカー直販の安心感と、desknet'sの操作性・CSV入出力の充実が決め手

Applitus採用条件

グループウェアの選定は当初からASP・SaaS型で検討。社内にシステム専任の担当者がいないことや、運用を担当する者は外出が多くメンテナンスの対応ができないと考え、自社サーバでの運用は検討しなかった。いくつかのグループウェアを比較検討したが、トップ画面のわかりやすさ、目的の画面までの到達のし易さ、価格の安さ、そしてCSVによるデータの入出力の充実が決め手となり、desknet'sを採用した。desknet'sには他社ベンダーによるASP形態での提供があるが、メーカーが直接提供している環境であったほうが今後も安心して利用できると考え、SaaS型サービスのApplitus環境下での利用を採用した。

間接業務の効率化により、顧客対応への時間を長く取れるようになった

導入浸透と効果

まず5〜6名で3カ月利用を開始。今後、操作や使い方で不明点が出た時に教えられる立場として活躍できるよう、序盤は人数を絞って利用を開始した。その後、社内にて全従業員向けに研修を1度開催したのみで、従業員はほとんど操作を理解し、特に苦労することなく浸透した。膨大なメールを削減するため、メッセージングの役割を持つ機能を中心に利用をスタート。全社向けの情報を「インフォメーション」機能、相手が確認してくれたかどうかを把握したいときに「回覧・レポート」機能、拠点を跨いで話をする際に「電子会議室」機能など、用途によって各機能を使い分けることでメールの量が大幅に削減された。ファイルサーバで共有をしていた各文書も「文書管理」機能によって常に最新の状態で確実な共有を実現できた。また、desknet'sによってコミュニケーションの手段が増えたことで、拠点同士の情報共有も密になり、双方向で状況も把握できるようになった。

業種による特殊なケースでも機能が活躍している。スケジュールは先6カ月まで予定が見えていなければならず、主な調整は担当者が1名で行っている。desknet's導入前まではExcelベースで1つのファイルを共有していたが、同じようにExcel上で検討・作成したCSVファイルをそのまま「スケジュール機能」へインポートでき、各個人も「スケジュール」機能で自由に予定が入れられるため、スケジュール調整が非常に効率良く行えている。また、監査法人特有の頻繁に実施される独立性チェックやセキュリティの意識調査など、細かい調査が入るが、「アンケート」機能を活用することで集計が楽になり、監査法人の品質管理にも役立てられている。業務の効率化によって間接業務に費やす時間を削減できたことから、顧客対応の時間を長くとることができ、生産性の向上へと繋がっている。

今後の活用

今後は機能の拡張も視野に入れている。更なる業務の効率化を目指し、「議事録」機能の使用や、メールについてはセキュリティ面も考え、「ウェブメール」への移行も検討を始めている。

会社概要
会社名 仰星監査法人 (http://www.gyosei-grp.or.jp/
事業所 東京、大阪、名古屋、札幌、滋賀
設立 1990年
従業員数 150名
事業内容 監査全般、株式上場支援、IFRS導入支援、FAS業務
Applitus利用環境
導入 2009年3月
ユーザー数 140ユーザー
利用アプリケーション desknet's、プライベートCAサービス
その他の導入事例(業種別)

製造業[][] | ホテル業小売・卸売業インテリア・家庭用品総合商社
建設業配送業印刷業広告制作・製版・印刷業総合電気設備工事業
ソフトウェア開発 | テレビ局 | 財団法人 | 監査法人

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「グループウェアを使ってみたい。でも他にもコストがかさんで導入するのは難しいなぁ…。」とお考えなら、是非クラウド・サービスのアプリタスをご検討ください。アプリケーションのインストールから保守、メンテナンスまでを一元化したクラウドなので、システム管理の手間とコスト低減のお役に立ちます。



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