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導入事例(安全輸送株式会社様)

ISO取得のため、紙ベースでの文書の管理を止めたかった

導入のきっかけ

安全輸送株式会社は、物流センターの運営から、輸配送、宅配を担いさまざまな事業や業務を支援する配送業。神奈川に本社を構え、東京、千葉、埼玉に拠点を持ち、拠点は本社を含め全部で19拠点。各拠点・従業員との情報共有の手段はすべてクライアントメールを使用。管理職、事務職メンバーの連絡手段としては特に不足なく行っていたが、社内文書の管理・共有の手法がいつまでも紙ベース主体であることに不便さを感じていた。文書の管理方法の見直しを考えていた最中、ISO取得の方針が社内で決定。ISO取得へ向けた準備の一環で文書を電子化して管理・共有ができる仕組みが必須だと考えたのが導入のきっかけであった。

導入前の状況

文書は基本的に紙ベースで管理をしており、基データは本社のみの所有となっていた。拠点と文書を共有をする際は拠点から本社に電話やメールで連絡。基のデータをメールで送り、紙で出力をして使用していた。ISO取得に向けた準備に伴い、紙ベースの管理ではなく常に最新の文書を共有できる仕組みとしてファイルサーバを立てての運用を考案。しかし、文書に限らず、日々の連絡業務やさまざまな情報共有をこの機に進めていきたいと考え、業務効率化のための豊富な機能を搭載しているグループウェアに注目した。

システムの専任担当者を用意せず、いかに楽に運用できるかに拘った

Applitus採用条件

利用形態は当初からASP・SaaS型で検討。これは社内にシステムの専任担当者がおらず、自社でサーバを構えた際にネットワークやセキュリティ面の設定、サーバのメンテナンスが非常に手間となると考えたためである。いくつかのグループウェアを比較検討したが、最も注視したのが価格面。これまで何もツールを導入したことがなく、導入後に果たして上手く機能するのか、社内で浸透するのかを懸念し、高価なものは導入したくないという考えが強かった。比較検討した中で価格が最も安く、PCに不慣れな従業員にとっても、使いやすそうなインターフェースであったのがdesknet'sであった。desknet'sにはASP・SaaS型サービスの種類が複数あったが、常に最新のバージョンで利用でき、サポート面もメーカーが直接対応してくれるという安心感から、Applitusを採用した。

ISO取得に大きく貢献。社内の管理業務も効率化した

導入浸透と効果

最も優先すべき事項がISOの取得であった。課題となっていた紙ベースの運用を廃止するために、まずはISOの文書を紙で所有せず、当初から「文書管理」機能を活用し、データ保有。desknet'sのログインからの手順をメールで各従業員に通達し、ISO取得に必要な文書はすべて文書管理機能内で共有した。PCに不慣れな従業員にとっては抵抗もあったが、一度利用することで操作を覚え、運用が少しずつ浸透。ISOに関する文書は紙で所有することなく、ペーパーレス化の実現に繋がった。これにより、導入からわずか半年後の2009年5月には「ISO 9001/14001」の取得を実現し、現在もISOの運用、内部監査の対応に大きく役立っている。

desknet'sは全事業部の管理職、事務職のメンバー内で利用。「文書管理」機能を中心に利用し、ISO文書の管理を皮切りにその他従来の業務で使われている元々紙ベースで運用していた文書も、徐々に電子化を進めている。現段階では業務日誌、申請書式、契約書を電子化し、文書管理のフォルダを事業部毎で分け、事業部長のみ管理の権限を与えて運用を任せている。拠点との文書共有の際にはわざわざ連絡を取る必要がなくなり、常に最新の状態で共有ができている。規定が変更され、文書を更新する際の差し替えも非常に効率化された。また、並行して「スケジュール」機能も利用が徐々に進んでおり、個人の予定や全社的な催しの日程管理に利用している。

今後の活用

元々の主目的が「文書管理」であったため、まだその他の機能の活用は大きく進んでいない。今後は「回覧・レポート」機能で社内伝達の確認の有無や、「アンケート」機能での日報などの報告書回収などを計りたいと考えている。

会社概要
会社名 安全輸送株式会社 (http://www.anzen-yuso.co.jp/
事業所 本社 神奈川県横浜市 / 計19拠点
設立 1972年12月
従業員数 750名
事業内容 一般貨物輸送、物流センター運営、他温度帯食品の輸配送、引越し、宅配、物流コンサルティングなど
Applitus利用環境
導入 2008年10月
ユーザー数 55ユーザー
利用アプリケーション desknet's
その他の導入事例(業種別)

製造業[][] | ホテル業小売・卸売業インテリア・家庭用品総合商社
建設業配送業印刷業広告制作・製版・印刷業総合電気設備工事業
ソフトウェア開発 | テレビ局 | 財団法人 | 監査法人

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「グループウェアを使ってみたい。でも他にもコストがかさんで導入するのは難しいなぁ…。」とお考えなら、是非クラウド・サービスのアプリタスをご検討ください。アプリケーションのインストールから保守、メンテナンスまでを一元化したクラウドなので、システム管理の手間とコスト低減のお役に立ちます。



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