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この度は、desknet'sをご導入いただき、誠にありがとうございます。
インストール後、desknet'sには、メンテナンス用のユーザーが登録されています。
このユーザーを使って、御社の環境、設定を登録し、運用上のメンテナンスを行ってください。
まずは、登録済みのユーザー（責任者等）を選択し、「ログイン」ボタンをクリックしてください。
（初期登録ユーザーには、パスワードは設定されていません。）
ログインすると、トップメニュー画面が表示されます。ここは、desknet'sがお客様に提供する各機能へのメニュー画面になります。
画面左側のメニューリストから「管理者設定」アイコンをクリックし、御社の環境を設定しましょう。 |
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１.会社情報の設定 |
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まずは、「会社情報設定」メニューをクリックしてください。
ここでは、御社の社名、URL、代表TELL等を入力し、「OK」ボタンをクリックしていただくことで、desknet'sに御社の会社情報が登録されます。
（ここで登録した「会社名」は、desknet'sのタイトルバーに表示されます。） |
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２.メールサーバの設定 |
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「ウェブメール」をお使いいただくために、メールサーバの設定を行います。
ここでは、POP3、および、SMTPサービスを提供するメールサーバがインストールされ、稼動しているマシンの「サーバ名（ホスト名）」、および、各サービスを提供しているポート番号を登録します。 |
| ●『POP3』の設定 |
社内または、インターネット上のメールを受信する際の設定です。
サーバ名（ホスト名）には、お使いのメールサーバのマシン名、もしくはＩＰアドレスを設定してください。
ポート番号にはデフォルトで「110」が設定されていますが、通常お使いいただく場合、このままでよろしいかと思います。
（メールの送信に失敗するような場合、御社のメールサーバ管理者の方にお尋ねください。） |
| ●『SMTP』の設定 |
社内または、インターネット上にメールを送信する際の設定です。
サーバ名（ホスト名）には、お使いのメールサーバのマシン名、もしくはＩＰアドレスを設定してください。
（メールの送信に失敗するような場合、御社のメールサーバ管理者の方にお尋ねください。） |
| ●『メール送信時の認証』の設定 |
受信メールサーバの認証「POP before SMTP」又は、「SMTP認証」のどちらかを選択して、ユーザーＩＤ、パスワード、認証方式を設定してください。
なお、ここでユーザーＩＤが設定された場合、「予定通知」「アラーム」「各機能での通知メール」のメール送信時に選択した認証を行います。 |
| ※desknet'sで「ウェブメール」をお使いにならない場合、各機能のメール送信機能の使用欄の「使用しない」 を選択してください。 スケジュールの登録画面やワークフローの申請経路の作成画面からメールの 送信設定が無くなります。 |
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３.グループの登録・編集・削除 |
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「管理者設定−グループ一覧」をクリックしてください。
御社内の部署、グループの情報を登録します。
ここでのグループ分けは「スケジュール」、「伝言･所在」、「タイムカード」等で画面の表示切り替えに必要となります。
また、ログイン方法の中に「グループ一覧からの氏名選択によるログイン」があります。
このログイン方法をお使いになる場合、グループのメンテナンスが必須となります。
たとえば、御社に下記の部署・グループがある場合
| ●営業部 |
●総務部 |
●開発部 |
営業第一グループ
営業第二グループ
営業第三グループ
営業企画グループ
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ネットワークグループ
アプリケーショングループ
グループマスタには、すべての名称を登録することをお勧めします。 |
例：グループ一覧
| ●営業部 |
●総務部 |
●開発部 |
営業部 営業第一グループ
営業部 営業第二グループ
営業部 営業第三グループ
営業部 営業企画グループ
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開発部 ネットワークグループ
開発部 アプリケーショングループ
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となります。
なぜこのような登録を行うかについては、次の｢ユーザーの登録・編集・削除｣をご参照ください。 |
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４. ユーザーの登録・編集・削除 |
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「管理者設定−ユーザー一覧」をクリックしてください。
御社内にて、desknet'sをお使いいただくユーザーの情報を登録します。
ここで登録したユーザーが、各個人としてお使いいただくユーザーとなります。
登録したユーザーをグループに所属させましょう。
「ユーザー一覧」にてユーザー名リンクをクリックしてください。
ユーザーの編集画面が表示され、画面下部に、「選択グループ一覧」と「所属グループ」が表示されます。
この「選択グループ一覧」には、「グループ一覧」にて登録したグループ名が一覧表示されます。
グループ名を選択し「追加→」ボタンをクリックすると、ユーザーがグループに所属します。
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| また｢←削除」ボタンをクリックすると、ユーザーがグループから外れます。 |
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たとえば、｢部長｣などといった、グループに所属するユーザーでない場合、｢営業部｣に所属させることで、他の｢営業第一グループ｣や｢営業第二グループ｣といった、グループユーザーとは別の位置づけで登録することができます。
逆にグループ長、その他一般社員などのユーザーは｢営業第一グループ」、｢営業第二グループ｣等に所属させることで、｢部｣に所属する「部長」ユーザーと、｢課」、｢グループ｣に所属する｢グループ長／一般」ユーザーの位置づけがはっきりします。
ということで、desknet'sは｢移動｣、｢転勤｣等を配慮し、複雑な組織管理を行わず、1階層での組織管理を行っています。
｢ユーザー｣を登録する際、｢ユーザーレベル｣という属性があり、そのユーザーが｢一般｣であるか、｢管理者｣であるかの設定が行えます。
｢管理者｣レベルのユーザーであると、他のユーザーのデータをメンテナンスすることが可能となり、ユーザーが削除された、または、申請途中のワークフローが滞留している場合などにその力を発揮します。
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５.リンクの設定 |
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｢管理者設定−リンク設定｣をクリックしてください。
御社にて、よくお使いになるサイトを予め登録しておくことができます。
たとえば、｢株式会社ネオジャパン」へのリンクを登録するには・・・
｢リンク一覧｣にて｢新規リンク作成｣ボタンをクリックし、｢リンク作成｣画面を表示します。
リンク名：株式会社ネオジャパン
ＵＲＬ(サブウィンドウ) ：http://www.neo.co.jp/
ＵＲＬ(メインウィンドウ) ：http://www.neo.co.jp/
と入力し、｢OK｣ボタンをクリックします。
すると、ログイン画面の下部に｢株式会社ネオジャパン」が表示され、名称をクリックすることで株式会社ネオジャパンのＷｅｂサイトへジャンプすることができます。 |
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６.各機能の設定 |
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desknet'sの各機能は、全ユーザーで共通の項目が設定可能です。
スケジュール、ToDo、伝言・所在、タイムカード、設備予約、ワークフロー、回覧板、アドレス帳、電子会議室には、各々全ユーザー共通の設定がありますので､各機能を起動し､｢管理者設定｣ボタンをクリックし､１ページの表示件数､データ保有期間の設定などを行ってください｡
スケジュールや設備予約では､表示上の項目も設定できます｡ |
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７.管理者パスワードの設定 |
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全ての設定が終了したら､｢管理者設定−管理者パスワード設定｣をクリックし､各設定機能の使用を制限するためのパスワードを設定してください｡
(インストール直後は､『管理者パスワード』が設定されていないため､どのユーザーからも｢設定｣機能を使用することができます｡） |
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８．その他の設定 |
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desknet's「設備予約」、「電子会議室」では、グループでよく利用する設備や会議室の設定を行なうことが出来ます。
例えば”会議室”という設備があり、”営業部”というグループがよく利用する場合、「設備予約」−「管理者設定」−「設備情報設定」機能にて、該当する設備の「アクセス権設定」に”営業部”を追加しましょう。
同様に会議室でも、会議室に対してよく利用するグループを追加しておくことで、そのグループに所属するユーザーは便利に利用することが出来ます。 |
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以上で､desknet'sの基本的な設定は終了です｡
この後は、管理者の方が必要に応じたメンテナンスを行っていただくことで、グループ内の作業を効率的かつ合理的に行うことができます。
それでは、御社内のグループ活動の活発化、ならびに作業効率のアップに繋がることを願っております。 |
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