導入事例紹介：コールマン ジャパン株式会社様 ｜ グループウェアを使った問題解決方法〜使いやすさを追求した究極のグループウェア desknet's

導入前の課題

e-メールでは難しいスケジュールの共有や設備予約の効率化にグループウェア導入を検討。

［導入のきっかけ］

１人１台のPC、ネットワーク環境などのインフラは早期より業務に不可欠のものとして整備されており、社員のITスキルも日常業務に支障のないレベルで確立されていた。 グループウェアに着目したのは、e-メールでは難しかったスケジュール共有や設備予約の効率化を手間をかけず実現することだった。

［導入前の状況］

以前、オフィスが2フロアに分割されており、スケジュールの確認やミーティング・ スペースの確保に手間取ることが多く、効率化する必要があった。また、スケジュールは紙ベースでしかオープンにされておらず、部署・プロジェクトごとや事業所間のスケジュール確認、予定変更などに柔軟に対応できるシステムが必要になっていた。

製品決定

余計な手間がかからず、導入してすぐ使えること。
将来的な発展性も視野に入れdesknet'sを採用。

［採用条件］

グループウェア選定の基準は、社員に“すぐ利用して”もらえること。導入・浸透にパワーをかけず、使って仕事がしやすくなるという本来の目的を最短で実現できることだった。さらに、管理運用面で担当者が負荷を感じなくてすむよう、複数の製品とともにASPの採用も検討。Web上のASPサービスへの評価で、desknet's＋J-MOTTOが高く評価されていることが目に留まり導入の契機となった。パッケージでの自社運用とも比較したが、コストや管理に必要な工数を査定し、ASPがよりコストメリットが高いと判断。

［desknet's採用の決め手］

1. 機能が豊富で、利用状況に応じ選択・追加できる
2. どこでもアクセスでき活用できる利便性
3. コストパフォーマンスが高く、運用しやすい
4. 導入後に余計な付加コストが発生しない

［ASP採用の決め手］

1. Web上でdesknet's＋J-MOTTOが高く評価されていた
2. 大規模ユーザーで活用する企業の導入実績が多かった
3. セキュリティも万全で、管理責任の所在も明確
4. 自社サーバで管理するよりコストメリットが高い

導入効果

まずは必要な機能をシンプルに使いこなすことから。
100ユーザーの利用でも、つねに高レスポンスを実現。

［導入浸透］

グループウェアはカスタマイズなどせず、あるものを使いこなせばそれでよい。そんな割り切った考えからスタート。当初は、機能を必要な物だけに絞り込んで、ログイン方法、ユーザーIDについてなど簡単なマニュアルと事例集を用意した。なかなかログインしないユーザーだけに個別のフォローを実施し、まずdesknet'sの便利さを実感してもらった。現在は、社内必須の機能のほか計14機能を公開。部署・プロジェクトごとに必要な機能をセレクトし、業務への活用も定着している。コミュニケーションの用途によってe-メールとdesknet'sを使い分けるようになり、メール総数を抑制する効果も生まれたためe-メールの閲覧や整理もしやすくなった。

［仕様機能］

設備予約

当初の目的通り、スケジュールと併用し会議室の予約管理などを効率化。

スケジュール

社長の行動予定もつねに公開されている。自分が今どのような仕事をしているかをアピールできるスペースでもあるので、細かく予定を記入するスタッフの利用法に触発され、社内の利用度が深まった。

インフォメーション

キャンペーンやマーケティング情報、新製品の雑誌紹介予定などの社内告知を公表。

その他［文書管理］［電子会議室］［ワークフロー］［回覧板］ほか14機能を公開

［今後の活用］

米国本社はもとより、輸入業務、海外生産拠点とのやり取りなど、日常業務では国際電話がひんぱんに使用されている。desknet'sのユーザー名簿と無料IP電話を連携させ業務に採用することで通信コストの削減も実現できるため、将来的な導入を検討中。

利用環境

ASPサービスによる運用

会社概要

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